Budget ASC (Activités Sociales et Culturelles) | Guide 2022

Le budget ASC du CSE est bien connu des élus du CSE. Il permet de financer les activités sociales et culturelles (ASC) anciennement dévolues au Comité d’Entreprise (CE) et particulièrement appréciées par les salariés de l’entreprise. C’est à la fois un outil d’amélioration du pouvoir d’achat des salariés et de développement d’activités favorisant la convivialité et le lien social.

Si les documentations foisonnent sur le double budget du CSE entre budget des ASC et de fonctionnement, peu de matière existe sur la bonne utilisation du budget ASC en terme d’actions pour les élus.

Découvrez dans ce dossier, comment utiliser au mieux ce budget ASC du CSE, à la hauteur du rôle attendu d’un élu dans l’entreprise.

Budget ASC du CSE : de quoi s’agit-il ?

Héritées des règles budgétaires et de fonctionnement de l’ancien CE, les règles de gestion du CSE sont basées sur l’existence de 2 budgets bien distincts : un budget de fonctionnement du CSE et un budget des activités sociales et culturelles, ASC.

Le budget de fonctionnement est constitué par une subvention obligatoire, payée par l’employeur et calculée sur la base de la masse salariale de l’entreprise. Le CSE peut utiliser ce budget de fonctionnement pour financer des formations, avoir recours à des expertises, rembourser des frais de déplacement, couvrir des dépenses de communication ainsi que de fonctionnement courant du comité.

Le budget des ASC, quant à lui, n’est pas obligatoirement versé par l’employeur, puisqu’il est fixé par accord d’entreprise. Il n’y a pas d’obligation légale de le verser. Toutefois, en l’absence d’accord, la participation de l’employeur aux ASC ne peut être pas inférieure à celle de l’année précédente.

Les activités sociales et culturelles concernent des activités à destination des salariés, à caractère social ou culturel, non obligatoires, mais visant à améliorer les conditions de travail et éventuellement de vie des salariés.

Ainsi, le budget ASC du CSE peut permettre de financer l'achat de billetterie (chèques-vacances, tickets de cinéma, tarifs réduits pour des parcs d'attraction ou des spectacles), de proposer des voyages à tarifs attractifs ou des animations au sein de l'entreprise (arbre de noël, tombola, etc.)

Qu’est-ce qu’une ASC (Activité Sociale et Culturelle) ?

Historique des ASC

En 1945, les ouvriers sont dans une grande pauvreté, n’ayant même pas toujours de quoi se nourrir. Les comités d’entreprise voient le jour et œuvrent alors d’abord pour un meilleur accès aux aliments de première nécessité. Ainsi, les CE de l’époque sont à l’origine de la création de cantines et d’aides alimentaires, ancêtres de ce que l’on appelle désormais le domaine de la restauration collective. 

Toujours dans les années d’après-guerre, les CE sont à l’origine des colonies et villages vacances (comme le VVF), pour permettre aux familles les moins aisées de profiter, malgré tout, de l’avancée sociale que sont les congés payés. 

Puis, dans la continuité de cette idée d’améliorer les conditions de travail et la santé, assez malmenées à l’époque, les CE organisent des évènements sportifs. Progressivement, ce sont ainsi les CE qui permettent au plus grand nombre de découvrir les sports d’hiver, les vacances au bord de mer et d’autres activités.

Toutes ces actions, appelées “œuvres sociales” à l’époque, sont donc l’ancêtre des activités sociales et culturelles actuelles.

Définition des ASC et droit du travail

Il n’existe pas de définition légale de ce qu’est une activité sociale et culturelle. C’est l’expérience, la jurisprudence et certains exemples mentionnés dans le Code du Travail qui permettent d’en préciser les contours. Ainsi, il n'y a pas littéralement de définition des ASC en droit du travail.

Il s’agit ainsi d’activités non obligatoires, proposées sans discrimination aux salariés pour améliorer leurs conditions d’emploi, de travail et de vie au sein de l’entreprise.

Cela peut concerner la restauration, la petite enfance, le logement, la consommation, ainsi que des activités de loisirs et sportives.

On constate dans la pratique 2 grands buts des activités sociales et culturelles : 

  • améliorer les conditions de vie des salariés, par la distribution d’avantages et cadeaux ou l’accès a certains types d’activités (culture, voyages, loisirs) ;
  • améliorer la qualité de vie au travail, par l’organisation d’évènements au sein de l’entreprise favorisant la convivialité et l’échange entre collaborateurs.

Les ASC, entre pouvoir d’achat et activités conviviales

Il peut être tentant pour les élus de favoriser les ASC comme un levier d’amélioration du pouvoir d’achat plutôt que comme un moyen d’améliorer le lien social et la convivialité au sein de l’entreprise.

Parce qu’il est probablement plus simple de faire de l’achat de billetterie et de tarifs négociés, plutôt que d’organiser des évènements extra-professionnels au sein de l’entreprise ou à l’extérieur qui plaisent à un maximum de salariés.

Côté salariés, il y a aussi ceux qui préfèrent recevoir des bons d’achats ou cartes-cadeaux, et ceux qui préfèrent avoir des occasions de rencontrer leur collègue en dehors du cadre strict du travail.

Aussi, toute la difficulté pour les élus est de dimensionner l’offre des ASC pour répondre à ces deux objectifs : l’amélioration des conditions de vie et du pouvoir d’achat d’un côté, la création de moments conviviaux au sein de l’entreprise de l’autre. Tout cela avec la contrainte d’un budget ASC souvent limité.

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Comment utiliser les ASC ? 

Des ASC au service du pouvoir d’achat

Comment le CSE peut-il contribuer au pouvoir d’achat des collaborateurs ? Il ne s’agit évidemment pas d’utiliser les ASC comme un complément de salaire qui permet de financer les charges courantes : logement, énergie, santé, alimentation, déplacement.

Mais l’attribution de bons d'achats ou chèques-cadeaux peut permettre de financer des dépenses autres que celles de la vie courante, des dépenses de loisirs, de culture, de sport ou de services. Il peut s’agir de :

Attention

L’attribution de ce type de “complément” au pouvoir d’achat doit respecter des règles précises. C'est le cas notamment pour les chèques cadeaux, qui ne doivent pas dépasser les seuils prévus par la sécurité sociale, fixés en 2021 à 171€ au total, par an et par collaborateur.

Comme toutes ASC, l’attribution de bons d’achats ne doit répondre à aucun critère discriminatoire (comme l’ancienneté des salariés). Elle doit se faire dans le cadre d’évènements spécifiques comme Noël, la rentrée scolaire, la fête des mères et des pères, une naissance, etc. 

Ce type d’ASC présente l’avantage de laisser un choix très large au salarié sur l’utilisation de ce “coup de pouce”. Les élus sont très souvent tentés de limiter les ASC à l’octroi de bons d’achat.

En réalité, ils ont un coût très élevé pour le budget du CSE, devant être suffisamment conséquents en valeur pour avoir un intérêt pour les salariés et devant être attribués à tous les salariés sans discrimination au même montant !

Enfin, ce type d’activités ne permet pas de créer des moments de convivialité et de partage entre les salariés au sein de l’entreprise, qui est aussi un enjeu des ASC, ne l’oublions pas !

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En résumé, ASC et pouvoir d'achat  

  • Gardez le don de chèques-cadeaux et autres bons d’achats pour des opérations comme la naissance ou Noël, occasions adéquates pour offrir ce type de cadeaux aux salariés.
  • Utilisez les bons d’achats comme lot de récompense à l’occasion de tombola ou de jeux concours sur des thèmes en lien avec l’activité de l’entreprise ou l’actualité. Encouragez un classement des gagnants (et des lots à gagner) par direction ou branche, pour favoriser la cohésion d’équipe.
  • Préférez la subvention de sorties de loisirs idéalement locales, proches des implantations de l’entreprise grâce à des tarifs négociés/subventionnés avec les piscines, cinémas, parcs d’attractions ou activités culturelles alentours.
  • N'hésitez pas à utiliser le remboursement sur facture pour des activités culturelles et de loisirs (frais d'inscription à une activité sportive ou culturelle, prestation de vacances, etc).

Le calcul du budget ASC CSE

Le calcul du budget œuvres sociales CSE est une question récurrente pour les élus du CSE. Le budget des activités sociales et culturelles correspond à une subvention due dès lors que l’employeur ou son représentant dispose d’un CSE et qu’il a proposé des activités sociales et culturelles à ses salariés, ou alors si ces dernières sont imposées par la convention collective ou un usage.

Si rien n’est prévu par accord collectif ou usage, il faut se référer au Code du travail. Selon l’article L. 2312-78 du Code du travail, « le comité social et économique assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires, quel qu'en soit le mode de financement, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'État. »

La subvention aux activités sociales et culturelles se calcule sur la masse salariale brute. 

À ce titre, la loi vient définir la masse salariale brute au sens de la subvention de fonctionnement et de la contribution aux activités sociales et culturelles du nouveau comité social et économique comme (articles L. 2315-61 et L. 2312-83 du Code du travail) : "l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L. 242-1 du Code de la sécurité sociale (…), à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée"

EN PRATIQUE 

Le calcul relève d’un travail très pratique. Afin de comprendre la démarche, nous recommandons le dossier sur le comité social et économique dans le Bulletin Joly Travail chez l'éditeur juridique Lextenso en date de septembre 2018.

Dans ce dossier, il y a un article très pratique intitulé "Sur la contribution aux activités sociales et culturelles du comité social et économique" par Arnaud Martinon, Professeur de l'université Panthéon-Assas (paris 2) et codirecteur scientifique du Bulletin Joly Travail et l’avocat associé du Cabinet Capstan Avocat, Me Arnaud Teissier. Référence du dossier au Bulletin Joly Travail : BJT sept. 2018, n° 110b0, p. 70.

Des ASC au service de la qualité de vie au travail

La qualité de vie au travail désigne un ensemble d’actions permettant de concilier à la fois une amélioration des conditions de travail pour les salariés d’un côté et une garantie de productivité pour l’entreprise de l’autre. Non seulement il s’agit d’une mission du CSE, mais les ASC peuvent y contribuer. 

En effet, favoriser des évènements où les liens entre collègues de travail se renforcent, est un élément important de la qualité de vie au travail. Plus il y a d’échanges extra-professionnels entre les salariés, plus il y a de comportements de solidarité, de collaboration et de reconnaissance. Ainsi, les ASC peuvent jouer ce rôle en proposant des activités extra-professionnelles où les personnes apprennent à se connaitre, à socialiser et à partager des moments de convivialité au-delà de leurs obligations professionnelles.

Le rôle du CSE est avant tout de créer des occasions pour les salariés de se découvrir, de se rapprocher, de se fédérer et d’avoir un prétexte pour entretenir des liens extra-professionnels. Tout cela est indispensable pour créer un contexte de cohésion sociale nécessaire dans une démarche de qualité de vie au travail. 

La crise du COVID vécue en France depuis mars 2020, obligeant brutalement la majorité des entreprises à se mettre au télétravail à temps plein, a bien montré l’importance des échanges informels au travail. Les fameuses discussions autour de la machine à café ont manqué à beaucoup de salariés, y compris ceux qui se réjouissaient de télétravailler. Une partie de la vie sociale passe par les échanges que l’on noue dans son milieu professionnel.

Comment utiliser intelligemment son budget ASC ?

Le budget de fonctionnement est donc le seul budget légal et obligatoire pour tous les CSE. Il est indispensable à son fonctionnement, mais il agace aussi beaucoup les élus.

En effet, il est rarement dépensé intégralement chaque année, alors qu'il pourrait servir pour financer des activités, sorties, voyages, pour les collaborateurs qui attendent ce type d'avantages de la part du CSE. Pourtant, il est possible d'employer les 0,2% de budget intelligemment pour financer des ASC.

Utiliser correctement son budget de fonctionnement 

Le budget de fonctionnement peut être employé par le CSE pour disposer des moyens matériels d'assurer ses missions. 

Le local mis à disposition par l'employeur doit contenir le minimum nécessaire : téléphone, bureau, chaises, armoires sécurisées, ordinateur et imprimante. Un tableau d'affichage doit également être mis à disposition. 

Au-delà de cela, le CSE peut améliorer ses équipements : mobilier, informatique, coffre-fort, téléphones portables & abonnements téléphoniques associées, rétroprojecteurs, équipement de restauration rapide pour les réunions, outils de communication supplémentaire comme un site web, des supports de communication physique (kakémonos, flyer, dépliant), voitures de fonction si c'est nécessaire.

Le budget de fonctionnement va permettre aux élus de travailler dans les meilleures conditions matériels, mais chaque dépense doit se justifier par l'exercice de ses missions. Il peut aussi servir à financer des déplacements et frais associés en lien avec des visites de salons, des réunions, des formations, des rencontres avec des experts.

Le budget de fonctionnement est également utile pour permettre aux élus du CSE de se professionnaliser, en finançant de la documentation nécessaire aux missions du CSE (codes du travail, accès payant à des sites spécialisés, magazines spécialisés) des formations spécifiques aux élus, au-delà des formations obligatoires ainsi qu'en faisant appel à du conseil, des experts ou des avocats.

Reverser 10% de son budget de fonctionnement non utilisé

En fin d'exercice comptable si tout le budget de fonctionnement n'est pas utilisé, alors le CSE a le droit de décider de reverser 10% de l'excédent restant sur son budget des ASC. Par exemple, s'il reste 3 000€ non utilisé, le CSE peut alors décider de transférer 300 € sur son budget des ASC.

Offrir un cadeau floqué aux salariés

Il est possible d'employer son budget de fonctionnement pour offrir un cadeau aux salariés, qui rappelle par ailleurs l’existence du CSE aux salariés. 

Cela consiste à leur offrir un cadeau floqué, c'est-à-dire un objet du quotidien professionnel ou personnel peu onéreux (clé USB, tote-bag, parapluie, casque audio, thermos, enceinte Bluetooth, batterie nomade, serviette de plage, mug, etc.) marqué du nom du comité. Cette dépense est finançable avec le budget de fonctionnement, car ce cadeau floqué est considéré comme un outil de communication, entrant dans l'utilisation logique et courante du budget de fonctionnement du CSE.

Attention, budget de fonctionnement ou pas, le coût unitaire de ce cadeau de "communication" ne doit pas dépasser les plafonds considérés par l'URSSAF, qui ne regarde pas le budget qui a servi le financement, mais le montant par collaborateur.

En 2020 le montant maximum par collaborateur et par année civile était de 171 €. Si un cadeau de communication d'une valeur de 50 € est offert par le CSE à chaque salarié alors il faudra déduire ces 50 € d'éventuelles d'autres avantages et cadeaux pour ne pas dépasser au total 171 €.

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Prêter de l'argent du budget de fonctionnement au budget des ASC

Pour toutes les raisons évoquées auparavant, une majorité des CSE disposent d’un cumul de trésorerie issu du budget de fonctionnement non consommé et du solde non transférable sur le budget des ASC. En attendant d'avoir l'usage des sommes celles-ci sont généralement placées sur un compte épargne. Une opération comptable consiste à effectuer un prêt de ces sommes, avec un taux d'intérêt, au budget des ASC pour mettre en place des activités sans subventions et qui permettent de dégager un revenu ensuite pour pouvoir couvrir le remboursement du prêt. 

Cette opération qui peut paraitre complexe de prime abord est parfaitement légale et facile à mettre en œuvre, à condition de bien réaliser un prêt, qui doit donc être remboursé de bonne foi dans un délai réaliste. Autrement elle serait considérée comme un versement d'un budget à l'autre caché dans une ligne comptable intitulée de façon mensongère en « prêt ».

Il est possible de faire cette opération pour acheter un appartement en résidence de ski par exemple puis de proposer des contrats de location à tarifs avantageux aux salariés pour cet appartement. Les versements issus des locations des salariés serviront alors à rembourser le prêt au budget de fonctionnement qui a prêté l'argent au budget ASC.

Budget ASC et règles URSSAF, s'y retrouver

Les règles URSSAF concernant les prestations versées au titre des activités sociales et culturelles par le CSE doivent être connues des élus du CSE. 

Ainsi, certaines prestations versées dans le cadre du budget ASC sont considérées comme des avantages en nature et doivent donc respecter un certain nombre de règles pour pouvoir être exonérées de cotisations sociales. 

Car toute somme ou avantage en nature versé à un salarié par le CSE est soumis à cotisations et contributions sociales, excepté si : 

  • cette somme est versée à titre de secours ;
  • son exonération est prévue expressément par une loi ou un décret ;
  • elle entre dans le champ de la tolérance administrative.

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Par exemple, les bons d’achats, cadeaux et avantages en nature attribués lors d’évènements spécifiques, présents dans la liste définie par l'URSSAF, sont exonérés de cotisations sociales. Il s’agit de :

  • la naissance, l’adoption ;
  • le mariage, le pacs ;
  • le départ à la retraite ;
  • la fête des mères, des pères ;
  • la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas ;
  • Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile ;
  • la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat. 

Un seuil de 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (171€ au 1er janvier 2022) est appliqué par événement et par année civile. Les bons d’achat sont ainsi cumulables, par événement, s’ils respectent le seuil de 5% du plafond mensuel.

An dehors de cette liste, l'attribution de cartes-cadeaux ou bons d'achats ne doit pas dépasser sur une année civile ce seuil de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale (171€ en 2022). Au-delà de ce seuil, il y a cotisations sociales à déclarer et à payer.

D'autres prestations versées au titre des ASC enfin sont complètement exonérées de cotisations sociales : les chèques culture, les chèques vacances sous certaines conditions, les voyages organisés par le CSE et le remboursement ou la proposition d'activité sportive. N'hésitez pas à consulter notre guide spécial règles URSSAF pour le CSE à ce sujet.

Bien définir sa politique d'ASC

La politique d’activités sociales et culturelles des élus du CSE est aussi importante que leurs autres missions au sein de l’entreprise, en tant qu’instance représentative du personnel. C’est aussi cette mission qui est la plus visible auprès des salariés.

Il ne faut pas hésiter à mélanger les approches et les activités pour pouvoir remplir les 2 missions principales du budget ASC du CSE : apporter un coup de pouce aux salariés, mais aussi leur donner l’occasion de créer du lien, d’échanger, d’améliorer leurs conditions de travail et de vie ! 

Qui peut bénéficier des avantages du CSE ?

L'ensemble des salariés de l'entreprise qu'on appelle ouvrant-droit, ainsi que leur famille (conjoint et enfants seulement) qu'on appelle ayant-droit, peuvent bénéficier des avantages du CSE. Il ne peut y avoir aucun critère pour les ouvrants droits discriminants comme le genre, l'âge, la nationalité, l'ancienneté ou la présence sur le lieu de travail. Aucune distinction n'est faite s'il s'agit :

  • de salarié en CDD ou en CDI
  • de salariés à temps plein et à temps partiel
  • d'apprentis et d'alternants qui sont comptabilisés dans les effectifs salariés de l'entreprise
  • de salariés en congés, quelle que soit leur durée (cela inclue donc l'arrêt maladie, le congé parental ou le congé maternité)

Dans toutes ces situations, les salariés doivent bénéficier des avantages du CSE ! La seule raison qui permet de ne plus pouvoir en profiter est la rupture du contrat de travail. Et encore, car le code du travail prévoit que les anciens salariés, qui n'ont pas retrouvé d'emploi, peuvent aussi bénéficier des avantages CSE. Cela peu importe le motif de leur départ (retraite, démission, licenciement pour motif économique ou fin de CDD). Mais ils ne sont alors pas prioritaires par rapport aux salariés en poste. 

Précisions aussi que les stagiaires doivent disposer des mêmes avantages CSE que les salariés ! Longtemps, ils ont été oubliés et exclus par les CSE, mais une loi en 2011 a rappelé cette obligation et condamnée cette pratique qui visait à considérer que les stagiaires ne pouvaient bénéficier des avantages CSE. 

Les intérimaires sont rattachés à la fois à l'entreprise qui utilise leur service et leur employeur, la société d'intérim. Ils peuvent bénéficier de certaines ASC (comme la restauration d'entreprise), mais pas de toutes.

Les questions à se poser pour choisir ses activités sociales et culturelles

Pour cela, pas besoin d’être expert en évènementiel, mais il faut bien comprendre les attentes des salariés et le rôle de cohésion sociale que doit jouer le CSE. Pour vous aider dans cette mission, voici, en conclusion, quelques questions à se poser pour bien dimensionner le choix de ses ASC :

  • les activités proposées permettent-elles de fédérer les salariés ?
  • les activités proposées permettent-elles une amélioration des conditions de travail ?
  • quel est le taux d’adhésion aux différentes activités (nombre d’inscrits vs nombre total d’ayant droits) ?
  • quel est le niveau de satisfaction des salariés sur les différentes propositions de l’année ?
  • quel est le coût global de chaque activité ?
  • les activités les plus coûteuses ont-elles été les plus bénéfiques en termes de pouvoir d’achat et/ou de convivialité ?
  • et inversement les moins coûteuses ? 
  • comment est structuré le budget annuel global des ASC entre chaque type d’activités ?

En fonction des réponses à ces questions et en n’oubliant pas la double finalité pouvoir d’achat / qualité de vie au travail, vous aurez toutes les clés en main pour proposer des ASC qui plaisent aux salariés !

Le TOP 5 des avantages CSE qui plaisent aux salariés

Voici 5 activités que vous pouvez financer avec les ASC et qui font partie de celles que préfère les salariés :

1. Les chèques-cadeaux

Ils existent sous de nombreuses formes, dématérialisés, multi-enseigne, sous forme de carte, ou bien même chèque culture (qui a l'avantage d'être exonéré de charges sociales). Ils permettent aux salariés de s'acheter ce qu'il souhaite et sont particulièrement appréciés à la période de Noël. 

2. Les voyages

L'organisation de voyage par le CSE est une excellente offre d'activités sociales et culturelles. Différents formats sont possibles et les salariés sont libres une fois dans le voyage de ne pas toujours être avec le groupe. Weekend en capitale européenne, séjour en club vacances au bord de mer ou semaine de ski, circuit découverte au bout du monde... Beaucoup de français ne peuvent pas voyager et pouvoir leur offrir cette opportunité est un vrai plus. Par contre, l'organisation prend du temps et le mieux est de réaliser un appel d'offre pour choisir l'agence de voyage qui constituera l'ensemble des prestations. 

3. La billetterie en ligne

C'est une offre classique des ASC permettant d'avoir accès à des offres à prix réduits pour différentes activités ou achats : théâtres, cinéma, parc de loisirs, ventes privées. Il faut pour cela choisir le bon prestataire de billetterie en ligne, dont nous avons plusieurs comparatifs sur CSE Guide. 

4. Cours de yoga, fitness, méditation, massages

Les activités bien être avec l'augmentation du stress au travail et de la sédentarité ont particulièrement la côte auprès des salariés. Cela contribue aussi à améliorer la qualité de vie au travail, qui est aussi une mission du CSE. Il faut seulement avoir les locaux adaptés, mais de plus en plus d'offres en ligne se développent également avec la contrainte du télétravail depuis la crise sanitaire.  

5. Services de conciergerie ou de garde d'enfants

Ce type de services dans l'entreprise, lorsqu'il n'est pas offert par l'employeur, est très apprécié des collaborateurs. Cela leur fait gagner un temps précieux et tend à favoriser considérablement l'équilibre vie pro / vie perso.

En résumé : ASC et conditions de travail

Il n’y a pas besoin de prévoir des évènements très compliqués, des activités simples peuvent produire d’excellents résultats sur cet aspect “convivialité”. Cela peut être des : 

  • arbres de noël, lotos, tombolas ou jeux concours, idéalement en équipe (meilleur pull moche de Noël, pronostic pour une compétition sportive internationale, quizz à propos des origines d’une fête, etc.), 
  • courses sportives à réaliser en équipe (ou à encourager ensemble),
  • soirées afterwork ou goûters pour la chandeleur ou l’épiphanie.

De nombreux autres exemples sont possibles et l’organisation peut être très simple pour des résultats très bénéfiques pour la qualité de vie au travail des salariés. 

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