Site voyage : fonctionnement, comparatifs prix et offres

Les sites de voyage sont très nombreux sur le marché pour aider les élus du CSE à proposer des voyages aux salariés de l'entreprise. Ils représentent un des avantages les plus appréciés par les collaborateurs.

Cette fiche pratique a pour objectif de mettre en évidence les agences de voyage CSE les plus reconnues tout en donnant des astuces aux élus pour bien organiser un voyage à destination des salariés. En effet, les voyages sont les activités sociales et culturelles du CSE les plus appréciées par les salariés. 

Leur proposer des voyages à des tarifs attractifs est un atout considérable pour les motiver, les enthousiasmer et les rendre heureux professionnellement. Élus, découvrez nos conseils dans l’organisation d’un voyage CSE et l'étendue des différents prestataires de sites de voyage existants.

Proposer des voyages aux salariés, une bonne idée ?

La réponse est oui ! En effet, selon une étude de la DREETS Rhône-Alpes (ex DIRECCTE)  intitulée "Bien-être au travail, un gage de performance", le bien-être est un élément qui va permettre à l’entreprise de fonctionner de façon efficace et durable. Il contribue directement et indirectement à la performance de l'entreprise. Source : aractidf.org

De ce fait, un voyage proposé par le CSE dans le cadre de ses activités sociales et culturelles va renforcer le bien-être des salariés et leur faire plaisir. C’est une prestation qui va leur apporter détente et bien-être, tout en contribuant à la performance de l'entreprise et à leur satisfaction vis-à-vis de leur employeur.

Un voyage CSE est aussi l'occasion pour certains salariés de découvrir des destinations auxquelles ils n'auraient pas eu accès sans la contribution du budget des ASC. 

Enfin, un voyage CSE permet de renforcer également les liens entre les salariés qui participent ensemble au voyage (tout en gardant la possibilité de faire leurs découvertes en autonomie). 

Comment choisir la destination et le format d'un voyage CSE ?

Choisir la destination d'un voyage CSE ne revient pas seulement à s’interroger sur les critères de choix de voyage des salariés. Il s'agit aussi de comprendre à quel supplément de prestation vous leur permettez d'accéder.

Certains salariés aiment partir en voyage CSE, car ils aiment les circuits organisés et les activités multiples entre collègues, d'autres au contraire préfèrent simplement profiter des tarifs négociés avantageux des vols, hôtels et activités, mais pouvoir se balader en toute autonomie. Certains peuvent découvrir des destinations auxquelles ils n'auraient jamais eu accès financièrement sans la contribution du CSE. 

Ainsi, il est indispensable lorsque vous souhaitez organiser un voyage CSE de comprendre que la destination et le format du voyage n'est pas anodine :

• Quelle organisation mettre en place ? S'agit-il d'un voyage organisé en petit groupe ? 
• Comment organiser un voyage de groupe ? 
• Comment proposer assez d'activités, mais aussi de temps libre pour un groupe CSE ? 
• Comment négocier les prix des destinations à la mode ? 
• Devez-vous passer par une agence de voyage CSE ?

Élus, nous vous proposons 10 étapes pour mener la réflexion sur comment organiser un voyage de groupe CSE :

1. définissez précisément le budget des activités sociales et culturelles du CSE et la part disponible et possible pour l'organisation d'un ou plusieurs voyages, en intégrant bien les 3 éléments importants : budget total, nombre de participants et coût par participant.
2. intégrez la proposition d'organisation d'un voyage CSE dans l’ordre du jour de la réunion du CSE
   
3. délibérez sur la proposition de voyage et parlez-en autour de vous pour recueillir le degré de satisfaction du projet de voyage
   
4. établissez un sondage, auprès des salariés, afin de comprendre les envies d'une majorité de salariés pour les satisfaire (voir ci-après pour la réalisation du sondage)
5.  faites le bilan et l'analyse du sondage grâce aux réponses obtenues
6. déterminez 3 choix de destinations, ainsi que le budget alloué au voyage lors de la réunion du CSE
7. demandez des devis à au moins 5 des prestataires présentées dans cette fiche et allez vers la meilleure offre vis-à-vis du rapport prix / contenu des prestations, tout en utilisant les résultats du sondage et les échanges de la réunion du CSE pour guider le choix.
8. si au cours de vos analyses des offres plus intéressantes que d'autres se distinguent, vous pouvez échanger sous forme de sondage avec les salariés pour affiner votre choix entre les différentes offres
9.  faites un dernier tour de négociation avec l'offre finaliste en n'oubliant pas de définir le nombre maximum de participants vis-à-vis du budget total disponible pour le voyage pour vous assurer que le prix par participant (incluant la participation CSE) est à un niveau de prix intéressant pour les salariés. 
10. validez le devis avec l’agence de voyage pour CSE retenue et suivez ensuite toutes les instructions en terme d'inscription des participants, formalités administratives de voyage et paiement de la prestation fournie par l'agence.

Comment choisir une bonne destination pour ses salariés ?

Afin de trouver la bonne destination et de satisfaire une majorité de salariés, il est également possible de faire, préalablement, un petit sondage.

Quelles typologies de voyage offrir à ses salariés ?

La typologie de voyages appréciés par vos collaborateurs va dépendre de leurs habitudes (ou justement de ce qu'ils n'ont pas l'habitude de faire). En fonction du budget d'ASC dont le CSE dispose, l'idéal est de proposer différentes catégories de voyage comme :

• un format weekend (ou weekend prolongé) dans une capitale européenne (ou internationale), incluant seulement vols et hôtels avec le reste du programme libre ;
• un format circuit organisé (changement de villes régulier, tours en bus et activités planifiées) pour réaliser la visite d'un pays sur 1 semaine à 10 jours ;
• un format club de vacances sur 1 semaine à 10 jours dans un pays connu pour sa nature accueillante (plage, montagne, forêt, etc.).

Comment fonctionne un opérateur ou site de voyage ?

Il existe plusieurs façons de réserver son voyage : en passant par une agence ou en faisant soi-même la construction des différentes prestations du voyage CSE grâce à internet (vols, hôtels, transferts, activités, formalités administratives). 

Passer par une agence de voyage, c'est un gage de sécurité. C'est une solution logique et naturelle pour réaliser son voyage CSE. Les voyages sont généralement bien organisés, conçus et produits par des professionnels expérimentés et qui vous protègent contre les aléas courants d'un voyage (annulation, crise, problèmes de santé, etc.).

Avec l'arrivée d'internet, il est plus facile de réserver son voyage derrière son écran. Liberté, attractivité des tarifs, possibilité de faire un voyage à la carte, sont les avantages de construire  son voyage sur mesure via Internet.

Un opérateur ou un site de voyage fonctionne différemment selon que le voyage est individuel ou groupé. Généralement, plus le groupe est important, plus il y aura un tarif préférentiel de groupe, ce qui n'est pas le cas pour un voyage individuel. 

Ainsi, une fois que vous avez défini le nombre de participants pour la destination de voyage pour le devis choisi, nous vous recommandons de valider le devis. L’agence de voyage ou l’opérateur vous indiquera la procédure à suivre.

Désormais, la majorité des grandes agences disposent de site de voyage, plutôt à destination des particuliers. Pour les voyages de groupe ou CSE, il est préférable de s'adresser aux cellules commerciales de ces opérateurs de voyage qui peuvent ainsi faire des offres plus personnalisées, prenant en compte les envies et les contraintes exprimées par les salariés et recueillies par les élus du CSE.

Quel budget pour votre voyage CSE en groupe ?

Définir le budget des ASC

Le budget alloué par salarié est très variable selon le type de destination : en France ou à l’étranger, à la mer, à la campagne ou à la montagne les tarifs ne seront pas les mêmes.

Afin de veiller à l’équilibre du budget du CSE, il convient de déterminer le budget des activités sociales et culturelles dès le départ, puis le budget que les salariés souhaitent mettre pour le voyage lors du sondage. 

Attention: souvent les salariés veulent voyager en couple. Décidez si vous financez le salarié seul ou également l'autre membre du couple.

Que faire s'il y a "trop" de salariés intéressés ?

"Trop" s'entend par rapport au budget du CSE, mais c'est le signe que votre voyage a du succès!

Quelques pistes pour réduire les demandes :

• Indiquer dès l'annonce du voyage les modalités de choix (par ordre d'arrivée, par tirage au sort, en mettant en liste d'attente ceux qui ont déjà bénéficié d'un voyage les 2 ou 3 années précédentes,...)
• Bien vérifier si le salarié voyage seul ou en couple
• Proposer le même voyage l'année suivante en négociant tout de suite les tarifs

Comment avoir les meilleurs voyages le moins cher ?

Élus, sachez que pour organiser un voyage de groupe, il y a toujours des tarifs préférentiels.

Il est souvent nécessaire d'utiliser des techniques de négociation pour obtenir le meilleur prix.

Il est important de savoir écouter, d'être patient, persistant et de dire les choses de façon claire et concise afin d'être bien compris.

N'oubliez pas non plus que négocier n'est pas seulement agir sur le prix : il est aussi possible de négocier les conditions de paiement, le contenu ou la souplesse de certaines prestations, les conditions d'annulation ou de modifications. 

Ainsi, vous êtes armé pour faire un travail comparatif des différents prestataires ci-dessous en demandant des devis qui vous permettront ensuite de négocier les tarifs et les prestations.

Les prestataires de voyages CSE

Choisir un prestataire n'est pas évident, surtout en matière de voyage, car ils sont très nombreux.

Nous avons recensé 14 prestatairesre connus pour leurs offres spécifiques aux CSE.

Toutefois, nous vous recommandons d'effectuer votre choix de manière minutieuse en regardant bien les prestations proposées, les prix associées et toutes les conditions importantes (paiement, annulation, modification.)

Aller vers le prix le plus bas n'est pas toujours la bonne solution, car la qualité de la prestation est aussi importante. Cherchez plutôt un bon rapport prix / prestations globales qu'un prix le plus bas (c'est à dire une offre mieux-disante plutôt qu'offre moins-disante).

NB : les informations sont tirées des sites des prestataires, sous leur responsabilité

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