7 Questions sur les Heures de délégation CSE (Guide 2022)

Fonctionnement et nombre d'heures de délégation

La composition du CSE et les heures de délégation dont disposent ses membres ont été fixés par décret. Les modalités sont toutefois supplétives et ne s'appliquent donc qu'en l'absence d'un accord d'entreprise ou de branche.

Aussi le nombre d'élus et leurs heures de délégation peuvent ainsi être fixées au moment de la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Combien d'heures pour les élus du CSE ?

Le comité social et économique existe désormais dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés depuis le 1er janvier 2020. La mise en place de cette instance unique fait suite à la réforme pour le renforcement du dialogue social, appelée également ordonnances Macron. 

Elle regroupe les précédentes instances représentatives qu'étaient le comité d’entreprise (CE), le CHSCT et les délégués du personnel (DP). Les ordonnances Macron ont conservé le statut de délégué syndical au CSE.

Les membres élus titulaires du CSE disposent d'un crédit d'heures dites de délégation, leur permettant d'effectuer leur mission de représentants du personnel dans l'entreprise. Les crédits d’heures mensuels sont déterminés selon l’effectif de l’entreprise et le nombre de membres de la délégation.

Le volume des heures individuelles de délégation peut être modifié par le protocole d’accord préélectoral des élections du comité social et économique.

Seule condition requise, le volume global de ces heures, au sein de chaque collège, doit être au moins équivalent à celui résultant des dispositions légales au regard de l’effectif de la société. 

À défaut d'accord sur le sujet, le nombre d’heures mensuelles est fixé dans la limite du tableau ci-dessous :

Qui a le droit à des heures de délégation ?

Peuvent bénéficier d'un crédit d'heures, les membres titulaires constituant la délégation du personnel du CSE, les délégués syndicaux et les représentants syndicaux au CSE dans les entreprises de plus de 500 salariés. 

Les représentants syndicaux au CSE central des entreprises comptant plus de 500 salariés et dont aucun des établissements distincts n’atteint ce seuil peuvent également disposer d'heures de délégation. 

Qui ne bénéficient pas d'heures de délégation ?

Les représentants de proximité ne bénéficient d'aucune heure de délégation prévue dans le Code du Travail. Elles peuvent être prévues par un accord d'entreprise. Si les représentants de proximité sont également des élus du CSE, un crédit d'heures de délégation supplémentaires peut leur être éventuellement alloué, toujours par accord d'entreprise. 

Sauf accord d'entreprise et négociation du protocole d'accord préélectoral, les élus suppléants ne disposent pas d'heures de délégation. Ils peuvent toutefois se voir transférer des heures de délégation de la part des élus titulaires, comme nous le verrons ci-après.

Utilisation des heures de délégation par les élus

Les heures de délégation sont des heures accordées par l’employeur aux représentants du personnel pour exercer leur mandat pendant leur temps de travail.

Pour quelles missions utiliser ses heures ?

Les heures de délégations doivent donc être utilisées par les élus pour exercer leur mission de représentation du personnel, pendant leur temps de travail. Il peut s'agir ainsi de :

• la réception et l'analyse de plaintes ou de commentaires de la part des salariés ;
• la préparation et l'analyse de tous documents nécessaires à la préparation des réunions de consultation-information du CSE ;
• la préparation et la mise en place d'activités dans le cadre des activités sociales et culturelles du CSE ;
• la saisie des différentes instances chargées du respect de l'application du Code du Travail telles que l'inspection du travail ou la médecine du travail.

Ainsi les membres élus au CSE peuvent utiliser leurs heures pour saisir l’inspection du travail de toutes plaintes reçues des salariés. Ils peuvent également agir en amont en posant une question à l’inspecteur du travail sur l’application des dispositions légales.

Utilisation de ses heures auprès de l'employeur

Comme le précise l’article L.2315-10 du Code du travail, les heures de délégation sont rémunérées comme du temps de travail effectif, ainsi le temps passé en délégation est considéré comme du temps de travail payé à l’échéance normale. Si l’utilisation de ses heures en dehors du temps de travail conduit au dépassement de la durée légale de travail hebdomadaire, elles seront rémunérées en heures supplémentaires.

Aucune disposition du Code du travail ne prévoit un encadrement par l'employeur de la prise des heures de délégation. Il n'y a pas de contrôle préalable possible par l'employeur. Toutefois, en pratique, un encadrement, sans qu'il s'apparente à un contrôle préalable, est admis par l'administration et la jurisprudence.

Ainsi, l'employeur peut exiger une information préalable sur les heures de départ et de retour des représentants du personnel/syndicaux afin d'assurer la bonne gestion de l'entreprise. En pratique, l'usage des crédits d'heures est soumis à l'emploi de bons de délégations et précédé d'un délai de prévenance. Il peut également être admis par l'employeur qu'une information par courriel à son supérieur et à la DRH est suffisante 

L'utilisation du bon de délégation consiste à ce que le représentant du personnel, avant de quitter son poste de travail, remette à son supérieur hiérarchique un formulaire sur lequel il indique la nature de son mandat, l'heure de son départ et l'heure probable de son retour si l'intéressé revient dans l'entreprise.

L’employeur qui souhaite contester l’utilisation faite des heures de délégation peut saisir les prud'hommes. Attention toutefois, le représentant du personnel qui est soupçonné d’utiliser abusivement ses heures de délégation doit répondre aux demandes d’explications formulées par l’employeur. Mais c’est ensuite à l’employeur d’établir la non-conformité de l’utilisation de ce temps avec l’objet du mandat devant le juge.

Bon de délégation, un moyen d'information

Il faut savoir que l'utilisation des bons de délégation ne peut exister de plein droit, ils ne doivent être mis en place qu'à l'issue d'une procédure de concertation avec les représentants du personnel (Cass. crim. 12 avril 1988, n°87-84148).

Aussi, les bons de délégation sont licites tant qu'ils ne constituent qu'un moyen d'information de l'employeur sur les déplacements d'un représentant du personnel dans ou en dehors de l'entreprise (Cass. soc. 10 mai 2006, n°05-40802), et non un dispositif d'autorisation préalable (Cass. soc. 12 juin 2007, n°06-40957).

Tableau de suivi des heures de délégation CSE

Utiliser un tableau des heures de délégation CSE est un moyen efficace et simple pour gérer à la fois le pilotage des heures, l'information à l'employeur, mais aussi la mutualisation et le transfert d'heures d'élus titulaires vers des suppléants. 

Un tableau des heures de délégation sur Excel est un moyen efficace et fiable de pouvoir également reporter les crédits d'heures restants et transférables au mois suivant.  

Avec des calculs réalisés automatiquement dans chaque onglet et pour chacun des élus, un tableau de suivi des heures de délégation CSE Excel est l'outil idéal. 

Des modèles de tableau de suivi heures de délégation CSE Excel gratuit sont facilement trouvables sur Internet.

7 questions fréquentes sur l'utilisation des heures de délégation CSE

Les membres suppléants élus au CSE ne disposent pas d'heures de délégation. Pour qu'ils puissent malgré tout exercer leur rôle, en dehors de leur participation aux réunions du CSE en l'absence des titulaires, les élus suppléants peuvent se voir transférer une partie des crédits d'heures non utilisées par les élus titulaires. Ceux-ci peuvent en effet répartir les crédits d’heures dont ils disposent avec les membres suppléants. 

Comment transférer ses heures entre élus titulaires et suppléants ?

Les membres titulaires qui souhaitent mutualiser leurs heures doivent informer l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois, dans les 8 jours précédant la date prévue de leur utilisation. 

Celui-ci sera informé par un document écrit précisant l’identité des membres et le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’entre eux.

Exemple : un élu titulaire, dispose d'un crédit de 12 heures de délégation chaque mois. Ce mois-ci il est en vacances ou en arrêt de travail et n'utilise pas ses heures. Il peut transférer l'intégralité de ses 12H non utilisées à n'importe quel collègue élu du CSE suppléant pour qu'il réalise ses missions.

Il n'y a aucune obligation de transférer les heures entre élus d'un même collège, les collèges électoraux ne sont valables que pour les élections professionnelles, une fois désigné les élus du CSE ne sont distingués qu'entre titulaire et suppléant. 

Peut-on utiliser ses heures de délégation en suspension de travail ?

Lorsque le contrat de travail de l'élu est suspendu par un congé payé, un arrêt maladie, un congé maternité, un congé sabbatique, un congé de formation ou même une mise à pied disciplinaire, le mandat représentatif n'est pas suspendu pour autant.

Selon la situation l'élu met généralement son mandat en suspens et confie ses tâches à un suppléant, mais rien ne l'oblige dans la loi à ne pas poursuivre l'exercice de son mandat pendant ces périodes. 

Attention, en cas d'arrêt maladie, l'élu qui souhaite continuer d'exercer son mandat devra obtenir une autorisation de son médecin traitant. Dans ce cas il pourra cumuler les indemnités de la sécurité sociale et son salaire pour pouvoir utiliser certaines heures de délégation et participer à des réunions.

Peut-on fractionner les heures de délégation ?

Oui et cela a été réaffirmé par un arrêt de la cour de cassation. Les élus peuvent utiliser leurs heures à leur totale convenance. Ainsi, ils peuvent parfaitement fractionner leurs heures de délégation pour consommer leur crédit sur un laps de temps inférieur à 1h (45 min par exemple).

Élus au forfait jour, comment calculer les heures de délégation ?

Les élus soumis au forfait annuel en jours ont un rythme de travail particulier qui n'est pas compté en heures précises. Pour ces membres, le décret reprend la règle issue de la Loi travail de 2016 avec le principe du décompte en demi-journées. 

Ainsi, le crédit d’heures est regroupé en demi-journées déduites du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle du salarié. Si le crédit d’heures restant est inférieur à 4 heures, les représentants du personnel disposeront d’une demi-journée de délégation supplémentaire.

Comment reporter ses heures de délégation ? 

Normalement, le crédit d'heures alloué à chaque élu est supposé être utilisé au cours du mois. Il n'y a donc pas de report systématique prévu dans la loi pour les heures non consommées. 

Toutefois, pour pallier les variations possibles d'activités dans le cadre des missions du mandat d'élu (ou de délégué syndical), les heures de délégation peuvent être utilisées et reportées cumulativement sur 12 mois glissants. 

Ainsi, les heures du mois en cours non consommées peuvent être reportées sur le mois suivant (y compris le mois de décembre sur janvier puisque le calcul se fait sur 12 mois glissants) dans la limite de 1,5 fois le crédit d'heures de délégation initialement prévu. Par exemple, si vous disposez de 10h de délégation chaque mois, vous ne pouvez pas reporter plus de 15 heures sur le mois suivant.

Que se passe-t-il lorsqu'on dépasse ses heures de délégation ?

Selon l'article 2314-1 du Code du Travail, le temps accordé à l'exercice de son mandat peut être augmenté pour des circonstances exceptionnelles. En pratique, l'élu doit prendre tout le temps nécessaire à l'exercice de son mandat, puis justifier de ces circonstances exceptionnelles s'il dépasse son crédit d'heures de délégation pour pouvoir obtenir le paiement de ces heures supplémentaires comme du temps de travail. 

Attention, si les circonstances ne sont pas considérées comme justifiées, l'employeur ne doit pas le paiement des heures et une retenue sur salaire peut être effectuée !

L'employeur peut-il contrôler l'utilisation des heures de délégation ?

La réponse est non ! Un manager ne peut pas contrôler l'utilisation des heures de délégation d'un élu. 

Il existe des pratiques pour assurer la bonne gestion de l'entreprise : l'utilisation éventuelle de bons de délégation et surtout l'instauration d'un délai de prévenance. 

Concrètement l'élu qui souhaite prendre 1h de délégation doit avertir son manager et son employeur un certain délai à l'avance pour leur permettre de s'organiser. Mais en aucun cas le manager ne peut demander dans quel contexte et pour quelle mission cette heure de délégation sera utilisée !

Les heures de délégation CSSCT

Les heures de délégation des élus telles que présentées dans ce dossier jusqu'ici ne prennent pas en compte les missions éventuellement liées à l'appartenance à la CCSCT.

La commission de santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) doit ou peut être instaurée au sein du comité social et économique (CSE).

Elle est obligatoire dans toutes les entreprises et établissements distincts d’au moins 300 salariés et dans les établissements présentant certains risques particuliers (quel que soit leur effectif). 

Auparavant, lorsque les instances représentatives du personnel n'étaient pas toutes réunies sous le CSE, les élus du CHSCT disposaient d'heures de délégation spécifiques et distinctes de celles des élus du CE et des DP.

Aujourd'hui le système a changé. La CSSCT est une commission émanant du CSE, dans laquelle sont nommés des élus (titulaires ou suppléants).

Désormais, le cadre de la mise en place d'une CSSCT (nombre de membres, modalités de désignation parmi les élus du CSE, missions, règles de fonctionnement, y compris les heures de délégation) sont définis par un accord collectif d'entreprise ou à défaut d'accord, le règle intérieur du CSE.

Ainsi, l'article L.2315-41 du Code du Travail précise qu'un accord d'entreprise fixe les modalités de fonctionnement et le cadre de mise en place des CSSCT en définissant : 

• le nombre de membres de la ou des commissions ;
• les missions déléguées à la ou aux commissions par le CSE et leurs modalités d’exercice (il s’agira évidemment de missions dans les domaines de la santé, de la sécurité et des conditions de travail) ;
• leurs modalités de fonctionnement, notamment le nombre d’heures de délégation dont bénéficient les membres de la ou des commissions pour l’exercice de leurs missions ;
• les modalités de leur formation conformément aux articles L. 2315-16 à L. 2315-18 du code du travail (sur cette formation, voir précisions ci-dessous) ;
• le cas échéant, les moyens qui leur sont alloués ;
• le cas échéant, les conditions et modalités dans lesquelles une formation spécifique correspondant aux risques ou facteurs de risques particuliers, en rapport avec l’activité de l’entreprise, peut être dispensée aux membres de la CSSCT.

Ainsi, les membres de la CSSCT vont disposer d'heures de délégation supplémentaires de celles qui leur sont déjà accordées au titre d'élu du CSE, mais leur nombre cela dépend entièrement des modalités de l'accord d'entreprise.

Les heures de délégation du Délégué Syndical

Le délégué syndical (ou DS) assure la représentation du syndicat auquel il appartient et participe à la négociation des conventions ou des accords collectifs. Il bénéficie par ailleurs d’une protection particulière contre le licenciement.

Le délégué syndical représente son syndicat auprès de l’employeur et peut lui formuler des propositions, réclamations ou revendications. Il est également l’interface entre les salariés et l’organisation syndicale à laquelle il appartient.

Pour pouvoir exercer correctement ces différentes missions, les délégués syndicaux disposent par ailleurs d’un crédit d’heures de délégation spécifique.

Dans certaines entreprises, un conseil d’entreprise peut être mis en place par accord d’entreprise ou de branche à la place du CSE, selon la présence ou non d’un délégué syndical. Celui-ci dispose de la faculté de négocier les accords collectifs.

Le délégué syndical qui participe à la négociation d'une convention ou d'un accord collectif possède un crédit d'heures supplémentaires. Ces heures viennent donc en plus de celles détaillées précédemment. Elles sont définies à l'article L.2143-16 du Code du Travail et ne peuvent excéder :

• 12 heures pour une entreprise entre 50 et 150 salariés ;
• 18 heures pour une entreprise entre 151 et 499 salariés ;

Le Représentant Syndical au CSE, lorsqu'il ne s'agit pas du DS, va quant à lui bénéficier de 20 heures de délégation dans une entreprise de plus de 500 salariés. Enfin, le RSS (Représentant d’une Section Syndicale) dispose de 4 heures de délégation par mois.

L’utilisation des heures de délégation du délégué syndical

Chaque délégué syndical dispose d’un temps dédié à l’exercice de ses fonctions.  

L’utilisation des heures de délégation du délégué syndical ne doit pas être abusive car l’employeur a la possibilité de contrôler l’utilisation du crédit après avoir payé ces heures.

Une utilisation irrégulière du crédit d’heures peut contraindre celui-ci à demander leur remboursement.

Quand utiliser ses heures de délégué syndical ?

Le crédit d’heures de délégation est attribué au délégué syndical pour lui permettre de s’absenter de son poste de travail afin d'exercer ses missions sans pour autant subir une baisse de salaire. Généralement, ces heures sont donc utilisées sur le temps de travail de l’intéressé.

Néanmoins, les heures du délégué syndical peuvent être prises en dehors du temps de travail si un contexte particulier l’exige.

Les autres moyens des délégués syndicaux pour l’exercice de leurs missions

Mise à disposition de locaux pour le CSE

Outre les heures de délégation, les organisations syndicales peuvent demander à l'employeur la mise à disposition de locaux. 

Dans le cas de collectivités locales, ce sont le maire et le président du conseil départemental ou régional qui déterminent dans quelles conditions ces locaux peuvent être utilisés et si une contribution doit être versée.

Liberté de déplacements dans et hors de l'entreprise

Le délégué syndical dispose d'une liberté de déplacement dans l'entreprise, pour rencontrer les salariés sur leur poste de travail pendant ou en dehors de ses heures de délégation. Il peut par ailleurs se déplacer en dehors de l’entreprise, durant ses heures de délégation, pour exercer ses fonctions.

Sur le même thème :

• Le rôle du représentant du personnel au sein du CSE
• La protection du représentant du personnel