BDES : budget, comparatifs prestataires et logiciels

La base de données économiques et sociales (BDES) est une obligation légale pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés pour un dialogue social renforcéElle a été créée, puis rendue obligatoire progressivement dans les entreprises afin de renforcer la transparence. 

Cette fiche pratique a pour objectif d’expliquer de manière simple, claire et compréhensible ce que représente la BDES, les clés de sa bonne mise en place, les nouveautés apportées par la réforme du Code du travail et les impacts du RGPD en vigueur depuis le 25 mai 2018.

Un point sera apporté également sur la définition et le choix de la BDES avec les différents prestataires sur le marché.

Qu'est-ce que la BDES ?

La BDES, base de données économiques et sociales est un outil présentant toutes les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise, que l’employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour à destination des représentants du personnel.

Principes et évolutions de la BDES

Imaginée par les partenaires sociaux signataires de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 sous le terme de base de données unique, elle est inscrite dans la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 sous la dénomination de base de données économiques et sociales. Son entrée en vigueur va s’effectuer de manière échelonnée.

L’objectif, à l’origine, était de renforcer l’information des salariés sur les perspectives et les choix stratégiques de l’entreprise pour renforcer la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (article 14, ANI du 11 janvier 2013).

L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail vient apporter une grande nouveauté : désormais, il est possible de négocier le contenu et les modalités d’accès de la BDES. 

La base de données économiques et sociales est rendue obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés à compter du 14 juin 2014 et dans les entreprises ayant un effectif compris entre 50 et 300 salariés à compter du 14 juin 2015.

Le rôle des élus du personnel au comité social et économique, mais également des représentants syndicaux se trouve alors renforcé pour un meilleur dialogue social et une meilleure information.

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Base de données économiques et sociales

Définition de la base de données économiques et sociales

L’article L. 2312-18 du Code du travail définit la base de données économiques et sociales comme « l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique ».

L’objectif est de donner une vision claire, globale et transparente de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. C’est ce qu’il ressort de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 (4ème alinéa de l’annexe à l’article 12 de l’ANI) :

« La qualité de l’information économique et sociale partagée est l’une des conditions indispensables à l’effectivité d’un dialogue social de qualité notamment sur la répartition des richesses que produit l’entreprise. L’information économique et sociale des élus doit reposer sur une présentation claire et lisible de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Elle doit permettre aux représentants des salariés de disposer d’une vision claire et actualisée des options stratégiques impactant les conditions, la rémunération et la finalité du travail. »

Ce recueil d’informations au sein d’une base de données unique va permettre de servir de support à la préparation de la consultation annuelle du CSE (article L.2312-24 du Code du travail) :

  • sur les orientations stratégiques de l’entreprise, définies par l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ;
  • sur leurs conséquences sur l’activitél’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

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Revue de l'ensemble de la législation sur la BDES

Comme évoqué précédemment la mise en œuvre de la BDES s'est faite de manière progressive. Retrouvez ci-dessous tous les textes de lois et les références qui la régissent :

Comment mettre en place la BDES ?

La mise en œuvre de la base de données économiques et sociales impose d’identifier les entreprises concernées, les bénéficiaires, la personne en charge de la rédaction de la base, les seuils d’effectifs, le périmètre, l’accès et surtout le contenu.

1. Qui doit mettre en place la BDES ?

La mise en place de la base de données économiques et sociales est obligatoire dans les entreprises qui emploient au moins 50 salariés.

La base de données économiques et sociales n’est obligatoire qu’au niveau de l’entreprise. Si l’entreprise comprend plusieurs établissements, les effectifs sont calculés au niveau de l’entreprise, et non par établissement. Dès lors, les données de la base sont collectées au niveau de l’entreprise.

Dans le cadre d’appartenance à un groupe, il n’y a pas d’obligation de créer une base de données unique spécifique au groupe.

Néanmoins, si le groupe en crée une, cette base s’ajoute aux bases de données propres à chaque entreprise. Cette multiplicité de bases peut se révéler être un inconvénient en créant une surcharge de travail.

La mise en place du CSE obligatoire à partir d’au moins 11 salariés ne signifie pas pour autant la mise en place d’une BDES. Ainsi, les entreprises composées d’un effectif de 11 à 49 salariés doivent mettre en place un CSE mais pas la BDES.

Qui la met en place dans l'entreprise ?

C'est l'employeur qui a la responsabilité de la mettre en place, la remplir et la tenir à jour. Dans les faits la mise en place de la BDES est souvent une mission confiée aux services RH qui vont récolter, compiler et mettre à jour les documents constituant la base de données, ainsi que les éventuels rapports d'analyse associé pour permettre l'interprétation de certaines informations qu'elle contient. 

En l'absence de BDES, l'employeur risque une amende de 7 500€ pour délit d'entrave.

2. Que contient la BDES ?

Le contenu et l’architecture de la BDES font partie des éléments qui peuvent être négociés par accord. Toutefois, la base de données économiques et sociales doit comporter à minima les thèmes suivants définis par l’article L. 2312-36 du Code du travail :

  • les informations relatives aux investissements : investissement social (emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail), investissement matériel et immatériel et, pour certaines sociétés, les informations en matière environnementale ;
  • les informations relatives à l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise : diagnostic et analyse de la situation comparée des femmes et des hommes pour chacune des catégories professionnelles de l'entreprise en matière d'embauche, de formation, de promotion professionnelle, de qualification, de classification, de conditions de travail, de sécurité et de santé au travail, de rémunération effective et d'articulation entre l'activité professionnelle et la vie personnelle et familiale, analyse des écarts de salaires et de déroulement de carrière en fonction de l'âge, de la qualification et de l'ancienneté, évolution des taux de promotion respectifs des femmes et des hommes par métiers dans l'entreprise, part des femmes et des hommes dans le conseil d'administration ;
  • les informations relatives aux fonds propres et à l'endettement de l'entreprise ;
  • les informations relatives à la rémunération des salariés et des dirigeants à travers leur évolution ;
  • les informations relatives aux activités sociales et culturelles
  • les informations relatives à la rémunération des actionnaires
  • les informations relatives aux flux financiers à destination de l'entreprise, notamment les aides publiques et les crédits d'impôts ;
  • les informations relatives à la sous-traitance et aux transferts commerciaux et financiers entre les entités d'une même groupe.

La base de données économiques et sociales doit contenir toutes ces informations pour l’année en cours, les deux années précédentes et les trois années suivantes. Le contenu peut également être complété par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe.

Selon l'effectif de l'entreprise les informations devant être présentées dans la BDES ne seront pas au même niveau de détail. La BDES ne contiendra donc pas les mêmes éléments pour une entreprise de moins de 300 salariés ou pour une entreprise de plus de 300 salariés.

Le tableau de synthèse ci-dessous détaille précisément tous les éléments à documenter dans la BDES pour chaque thème imposé par le code du Travail :

Types d’information

Entreprises < 300 salariés

Entreprises > 300 salariés

1° Investissements

  • Investissement social
  • Investissement matériel et immatériel
  • Investissement social
  • Investissement matériel et immatériel
  • Informations environnementales

2° Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise

  • Analyse des données chiffrées
  • Stratégie d’action
  • Indicateurs sur la situation comparée des femmes et des hommes
  • Indicateurs relatifs à l’articulation entre l’activité professionnelle et l’exercice de la responsabilité familiale
  • Stratégie d’action

3° Fonds propres, endettement et impôts

  • Capitaux propres de l’entreprise
  • Emprunts et dettes financières
  • Impôts et taxes
  • Capitaux propres de l’entreprise
  • Emprunts et dettes financières
  • Impôts et taxes

4° Rémunération des salariés et dirigeants

  • Évolution des rémunérations salariales
  • Évolution des rémunérations salariales
  • Épargne salariale
  • Rémunérations accessoires
  • Rémunérations des dirigeants mandataires sociaux

5° Activités sociales et culturelles

  • Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat
  • Représentation du personnel
  • Activités sociales et culturelles

6° Rémunération des financeurs

  • Rémunération des actionnaires
  • Rémunération de l’actionnariat salarial
  • Rémunération des actionnaires
  • Rémunération de l’actionnariat salarial

7° Flux financier à destination de l’entreprise

  • Aides publiques
  • Réduction d’impôts
  • Exonérations et réductions de cotisations sociales
  • Crédits d’impôts
  • Mécénat
  • Résultats financiers
  • Aides publiques
  • Réduction d’impôts
  • Exonérations et réductions de cotisations sociales
  • Crédits d’impôts
  • Mécénat
  • Résultats financiers

8° Partenariats

  • Partenariats conclus pour produire des services/produits pour une autre entreprise
  • Partenariats conclus pour bénéficier des services/produits d’une autre entreprise
  • Partenariats conclus pour produire des services/produits pour une autre entreprise
  • Partenariats conclus pour bénéficier des services/produits d’une autre entreprise

9° Transferts commerciaux et financiers pour les entreprises appartenant à un groupe

  • Transferts de capitaux
  • Cessions, fusions et acquisitions réalisées
  • Transferts de capitaux
  • Cessions, fusions et acquisitions réalisées

Il est important de savoir que les deux dernières rubriques du tableau peuvent être écartées par la conclusion d’un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord avec les élus titulaires du comité social et économique.

Le contenu de ces informations ainsi que les modalités de fonctionnement de la base sont donc déterminées en fonction de l’effectif de l’entreprise inférieur ou au moins égal à 300 salariés :

3. Qui peut consulter la BDES ?

La BDES est un outil qui doit être accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du CSE ainsi qu'aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d'entreprise, et aux délégués syndicaux.

L’accès et la confidentialité sont deux sujets importants à prendre en compte. C’est le rôle de l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation. Il est possible qu’elles fassent l’objet d’un accord collectif.

La base de données économiques et sociales est tenue à la disposition des représentants du personnel, élus et suppléants, pour la consulter sur support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail).

Les personnes habilitées à avoir accès en permanence à la BDES sont les suivantes :

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Les informations doivent être déposées selon les différents thèmes légaux, mais s’il y a des informations précises à faire ressortir, les membres doivent y avoir accès aisément. Par exemple, la mise en évidence des résultats de l’entreprise, ou encore l’effectif à une période donnée.

Les utilisateurs de la base de données économiques et sociales doivent respecter une obligation de discrétion (article L. 2312-36 du Code du travail). Il n’y a pas d’obligation de confidentialité sur toute la BDES.

Si des informations, figurant dans la base de données ont un caractère confidentiel, l’employeur doit les présenter comme telles et indiquer la durée du caractère confidentiel.

L'accès à la BDES par l'inspection du travail et le médecin du travail

L’inspecteur du travail doit avoir accès aux documents de l’entreprise (article L. 8113-4 du Code du travail). Il s’agit des rapports et d’informations récurrentes. L’inspecteur du travail doit, en conséquence, avoir un accès à la BDES. Si la base est au format papier, il faut les lui montrer et si elle est au format informatique, il faut lui donner un accès.

Quant au médecin du travail, le Code du travail ne prévoit pas spécifiquement un accès, mais en tant que garant de la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés, il doit pouvoir disposer d'un accès aux informations contenues dans la BDES.

4. Comment bien mettre en place la BDES ?

Définir sa base de données économiques et sociales, c’est définir son support et sa présentation. Le Code du travail prévoit que la BDES peut être sur un support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail).

Néanmoins, tant pour une meilleure gestion que pour des raisons de sécurité et de discrétion, il est préférable d’opter pour une BDES numérique.

Une BDES papier n’offre pas de garanties de sécurité, ni même de discrétion si elle est rangée dans un placard ou dans le fond d’un tiroir, à moins d’être gardée dans un coffre-fort, mais cela n’offrira pas une bonne gestion des documents répertoriés selon les thématiques du Code du travail.

Le non-respect des dispositions relatives à la BDES fait risquer des sanctions civiles et pénales à l’encontre de l’employeur, responsable de la mise en place du dispositif.

Les sanctions civiles ou pénales encourues sont une conséquence des situations suivantes :

  • la BDES n’est pas mise en place ;
  • l’information n’est pas accessible, soit par l’absence de mise à disposition dans la base, soit les membres autorisés n’ont pas accès à la totalité des informations correspondants à leurs prérogatives ;
  • l’information est insuffisante, soit une mise à disposition qui ne correspond pas aux catégories ou aux exigences légales, soit l’information n’est pas mise à jour ou actualisée.  

Le CSE, dispose de la possibilité d’une action civile devant le président du tribunal de grande instance en la forme des référés afin d’ordonner la communication des documents manquants à l’employeur.


Par ailleurs, l’article L. 2262-9 du Code du travail donne la possibilité aux syndicats d’agir en justice pour non-respect de l’accord collectif qui fixe les modalités d’accès à la BDES.


Enfin, sur le plan pénal, l’employeur peut s’exposer à un délit d’entrave à l’exercice des fonctions des représentants du personnel (article L. 2146-1 du Code du travail).

5. Quand doit être mise à jour la BDES ?

Puisque la BDES contient les informations de l'année en cours, des 2 ans précédents et la prévision des 3 ans à venir, elle doit être actualisée au minimum une fois par an. Il est impératif de la mettre à jour avant les 3 consultations obligatoires annuelles du CSE. 

En cas de BDES incomplète ou non mise à jour, les représentants du personnel, élus au CSE, peuvent saisir le tribunal. Celui-ci ordonnera à l'employeur la communication des éléments manquants

6. Exemple de modèle de BDES à télécharger

Vous avez la possibilité de télécharger un modèle de BDES sous format Excel gratuitement sur le bouton ci-dessous. 

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Les dernières mises à jour Code du travail sur la BDES

De nouvelles informations dans la BDES

De nouvelles informations régissent la BDES depuis l'année 2019. Il s'agit des informations relatives aux entretiens professionnels et à l'égalité de rémunération femmes-hommes.

Ainsi, doivent figurer dans la base de données économiques et sociales :

  • le nombre de salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel,
  • les indicateurs relatifs à l'égalité de rémunération femmes-hommes, notamment sur les écarts de rémunération. 

La réforme du code du travail issue des ordonnances Macron a vu la mise en place du comité social et économique. Cela induit automatiquement un changement d’interlocuteur pour la base de données économiques et sociales. D’autres nouveautés sont importantes : le contenu et l’architecture de la BDES peut être négociée.

L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail définit les dispositions qui sont d’ordre public, du domaine de la négociation d’entreprise et supplétives.

1. Les dispositions d’ordre public de la BDES

La base de données économiques et sociales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux trois consultations et informations récurrentes du CSE (article L. 2312-18 du Code du travail). Ses informations doivent comporter en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, notamment sur les écarts de rémunération. 

2. Les dispositions du champ de la négociation d’entreprise pour la BDES

Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité, peut définir (article L. 2312-21 du Code du travail) :

  • l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES ;
  • les modalités de fonctionnement de la BDES, notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation.

Toutefois, la base de données économiques et sociales doit comprendre au moins les neuf thèmes précédemment cités et figurant à l’article L. 2312-36 du Code du travail.

Il convient de veiller à ce que le CSE et, le cas échéant, les délégués syndicaux exercent utilement leurs compétences dans la définition de l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données économiques et sociales. Il s’agit d’éviter la conclusion d’accords trop imprécis pouvant risquer une information incomplète à destination des représentants du personnel.

L’accord peut ne pas reprendre deux rubriques de la BDES : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers des entités du groupe.

Mais, l’accord peut prévoir d’intégrer dans la BDES les informations nécessaires :

  • à certaines négociations obligatoires : la négociation sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée, sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (article L. 2242-1,1° ; L. 2242-11 et L. 2242-13 du Code du travail) ;
  • aux consultations ponctuelles du CSE (articles L. 2312-8 et L. 2312-37 du Code du travail).

3. Les dispositions supplétives de la BDES

En l’absence d’accord, les règles actuelles subsistent. Les dispositions supplétives des articles L. 2312-22, L. 2312-23 et L. 2312-36 du Code du travail s’appliquent.

La BDES rassemble toutes les informations que l’employeur met à la disposition du CSE en reprenant les règles habituelles. Ainsi, elle doit être mise à jour régulièrement, être accessible en permanence aux membres du CSE, CSE central d’entreprise, CSE d’établissement et aux délégués syndicaux, qui doivent faire preuve d’une obligation de discrétion, voire de confidentialité sur demande de l’employeur.

Le contenu des thèmes obligatoires n’est pas modifié.

Lorsqu’un accord prévoit l’intégration des informations nécessaires aux consultations ponctuelles dans la BDES, alors l’employeur est dispensé d’envoyer un rapport écrit aux élus.


À défaut d’accord d’entreprise majoritaire ou d’accord avec le CSE, un accord de branche peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES, mais uniquement dans les entreprises de moins de 300 salariés.

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Les impacts du RGPD sur la BDES

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Cette nouvelle législation qui encadre le traitement des données impacte directement le contenu de la base de données économiques et sociales.

La BDES, obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés sous peine de sanction, centralise les informations à communiquer aux représentants du personnel. Dans ce cadre, il est fort probable que des données personnelles soient mentionnées dans le contenu de la BDES par l’identification directe ou indirecte des personnes.

Dès lors, il incombe à l’employeur de se mettre en conformité avec le RGPD, qui impose une responsabilité renforcée des organismes traitant des données avec la tenue d’un registre de traitement établi à chaque collecte de données.

Pour cela, la CNIL prévoit quatre actions principales à mener pour une mise en conformité aux règles de protection des données :

  • Constituer un registre de traitement de données
  • Faire le tri des données
  • Sécuriser les données
  • Respecter le droit des personnes

Outre les obligations relatives au RGPD, la BDES est impacté sur sa forme. 

En effet, le RGPD impose de s’interroger sur la sécurité de la BDES. Il est opportun de trouver une sécurité adéquate en veillant à ce que la BDES ne soit pas trop accessible, ni inaccessible.

Une BDES numérique est préférable pour assurer un niveau de sécurité élevé, mais il sera nécessaire ne pas oublier la prise en compte des accès particuliers de chaque personne et les noter dans le registre.

FAQ BDES : les questions fréquentes remontées par nos lecteurs

À partir de quel seuil la BDES est-elle obligatoire ?

La base de données économiques et sociales ou BDES est obligatoire dès que le seuil de 50 salariés est atteint.

Existe-t-il une trame officielle pour mettre en place la BDES ?

Non ! Il existe seulement un contenu minimum commun à l’ensemble des bases de données économiques et sociales variant selon l’effectif de l’entreprise et pouvant être adapté par un accord collectif.

La BDES s’effectue-t-elle en ligne ou sur papier ? 

Les deux sont possibles ! Toutefois, l’article R. 2312-12 du Code du travail impose un support informatique pour la base de données économiques et sociales pour les entreprises d’au moins 300 salariés.

Si un accord prévoit la mise en place de la BDES au niveau d'un établissement, ce format doit-il être le même que le format de la BDES entreprise ?

Pas forcément ! Il est possible de négocier un format différent pour chaque établissement.

La BDES doit-elle être transmise à l’inspecteur du travail ?

Oui ! Tous les rapports et informations récurrents doivent être transmis à l’inspecteur du travail. La mise à disposition actualisée signifie transmission.

Autrement dit, l’inspecteur du travail doit avoir accès à la base de données économiques et sociales, tout comme le médecin du travail pour les informations relatives à l’hygiène, la santé et la sécurité des salariés.

Les suppléants CSE ont-ils un accès à la BDES ?

En tant de représentants du personnel, il est important d’ouvrir un accès aux suppléants à la base de données économiques et sociales afin qu’ils puissent préparer le remplacement d’un titulaire.

Les élus peuvent-ils être consultés sans une BDES ?

Non ! Pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés, la base de données économiques et sociales est obligatoire. Elle a pour rôle de servir de supports aux consultations récurrentes obligatoires du CSE. C’est par l’intermédiaire de ce support qu’ils rendent leurs avis.

Le bilan social doit-il toujours être réalisé en parallèle à la BDES regroupant pas mal de données du bilan ?

Le bilan social est obligatoire dans toutes les entreprises d’au moins 300 salariés même s’il doit aussi alimenter la base de données économiques et sociales. En effet, tout salarié qui le demande peut obtenir les informations du bilan social (article L. 2312-31 du code du travail). Il est donc important de continuer de l’établir. L’employeur doit en conséquence mettre à jour la BDES des documents, et, notamment y déposer le bilan social rédigé.

La loi Avenir professionnel a-t-elle un impact sur la BDES ?

Oui ! Cette loi va toucher au contenu de la base de données économiques et sociales avec d’une part, l’égalité professionnelle et, d’autre part, la formation professionnelle.

Ainsi, vous devez insérer les informations sur la méthodologie et le contenu des nouveaux indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes. Quant à la formation, il sera nécessaire de mettre à disposition des élus la mise en œuvre des entretiens professionnels et l’état des lieux récapitulatif au bout de 6 ans.

Des négociations doivent-elles être ouvertes sur le fonctionnement de la BDES si celle-ci est déjà en place ?

Non ! La négociation d’un accord collectif sur le fonctionnement de la base de données économiques et sociales est une faculté. Il n’y a pas d’obligation.

Par quel moyen être informé de la mise à jour de la BDES ?

Le code du travail prévoit que l’employeur doit informer les représentants du personnel de l’actualisation de la base de données économiques et sociales selon ses modalités (article R. 2312-12 du code du travail).

Autrement dit, chaque mise à jour est notifiée aux représentants du personnel. Il n’y a pas de date limite pour communiquer sur les mises à jour. La communication doit seulement avoir lieu suffisamment tôt afin de vous permettre de préparer la consultation et avant que le délai de consultation ne démarre.

Qu’en est-il de la protection des données ?

Vous êtes soumis à une obligation de confidentialité et de discrétion (article L. 2312-36 du code du travail). Vous pouvez être sanctionné en cas de manquement. L’employeur peut vous obliger à signer une charte de confidentialité.

Partagez l'article si cela vous a aidé. Si vous avez d'autres questions, vous pouvez utiliser notre forum CSE.

Bien choisir un prestataire pour sa BDES

Les éléments à prendre en compte

Choisir un prestataire ou fournisseur de BDES peut être difficile, car les offres peuvent être plus ou moins similaires. Néanmoins, certaines garanties doivent retenir l'attention.  Ainsi, il serait dangereux de se focaliser uniquement sur le meilleur tarif offert.

Nous vous conseillons de bien regarder les garanties proposées pour mettre en place la BDES : 

  • la sécurité des données : la prise en compte de la sécurité est essentielle, tant dans l'hébergement que dans la prise en compte du RGPD ;
  • l'organisation de la gestion : la facilité pour gérer l'ensemble des documents ;
  • la qualité du prestataire : l'expérience dans l'offre de solutions logicielles dans le domaine juridique et des ressources humaines est une mesure de garantie de la fiabilité dans le choix du dispositif. 

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Comparatifs de BDES : analyses de 9 prestataires

Le choix de la BDES est important. Il existe de nombreux prestataires sur le marché qui offre des services pour mettre en place le dispositif.  

En fonction de la qualité des différentes prestations fournies, nous avons analyser l'offre et la qualité de 9 prestataires sur le marché.

Afin d’offrir une aide dans votre choix de BDES, nous vous avons résumé au mieux

les caractéristiques des différents fournisseurs ci-dessous :

1. QuickMS (+)

Avec QuickMS, automatisez votre Base de Données Économiques et Sociales (BDES), obtenez automatiquement votre note de l'index d'égalité salariale Femmes Hommes et pilotez vos ressources grâce à des tableaux de bord personnalisables.

quick ms logo

Caractéristiques et points forts

  • QuickMS possède plus de 800 indicateurs
  •  RH normalisés issus de vos fichiers 
  • Déjà 700 sociétés qui utilisent la solution QuickMS
  • 3000 indicateurs calculés par jour
  • 3 000 000 bulletins analysés depuis sa création
  • 1 000 utilisateurs créés et paramétrés

2. BDES online - Editions Tissot

Les Editions Tissot, fort de 40 ans d'expériences, regroupent des experts en droit du travail, paie, santé-sécurité, comptabilité, fiscalité et management. L'objectif est de faciliter l'application en entreprise en offrant une accessibilité aux non-experts. 


Créée en 2014, la BDES online vient offrir une solution simple, rapide et sécurisée afin de mettre à disposition des représentants du personnel les informations prévues par le Code du travail.

BDES ONLINE

Caractéristiques et points forts

  • Une solution simple  : BDES online, simple d'utilisation, ne nécessite aucune formation dans ses modalités de gestion.
  • Une solution rapide : BDES online est mise en place en 2 minutes en laissant toute l'autonomie à l'utilisateur dans son utilisation et en offrant un gain de temps par la création des thématiques obligatoires du Code du travail. Par ailleurs, ses fonctionnalités permettent notamment d'insérer tous types de fichiers (Word, Excel, PowerPoint...), ou encore de gérer différents utilisateurs.
  • Une solution sécurisée : BDES online offre une sécurité maximale à toutes les données par des échanges et des données chiffrées, ainsi que d'un hébergement sécurisé. Il est possible de créer autant d'accès sécurisés que nécessaire, quel que soit le nombre d'utilisateurs, mais également d'attribuer le caractère confidentiel à une donnée.
  •  Une solution mono ou multi : BDES online s'adapte à chaque entreprise selon ses besoins. Ainsi, elle offre soit, la création d'une seule BDES avec un accès unique pour une entreprise, soit la création d'une BDES par entité (entreprise, établissement) avec un accès unique pour une gestion centralisée.
  •  Un tarif attractif fonction des besoins : BDES online offre 4 solutions en fonction des besoins de l'organisation, à savoir "Gratuit", "Standard", "Premium" et "Premium+" allant de 0€ à 91€ .

3. ALCUIN

Alcuin, éditeur de logiciels pour le développement des talents, apporte une offre de solutions dédiées au RH, HCM, BDES et à la formation initiale, professionnelle et continue.


En mars 2014, Alcuin introduit la première offre de gestion du dialogue social avec la BDES.

ALCUIN

Caractéristiques et points forts

  • Une BDES personnalisable, adaptée à la structure et sécurisée : la BDES Alcuin permet de gérer plusieurs établissements, d'offrir un accès à une BDES "groupe" qui consolide toutes les données. Adaptée à chaque structure, simple d'utilisation et sécurisée, la BDES Alcuin anticipe les évolutions légales grâce à un partenariat avec Vaughan Avocats et offre une solution leader dans la gestion de la formation et du dialogue social.
  • Une mise en service rapide et une importation rapide des documents : la mise en service se fait en quelques jours, sans compétences techniques, y compris dans les entreprises multi-établissements, contraintes de déployer plusieurs bases. Outil simple, évolutif et interactif, la BDES Alcuin permet d'importer facilement des informations pour une vision globale et instantanée de l'entreprise.
  • Facile à gérer sans besoin d'hébergement, ni de maintenance technique : la BDES Alcuin est une application en ligne (SaaS), qui permet une connexion à tout moment et n'importe où. Les mises à jour et les sauvegardes sont automatiques et transparentes.

4. ALTAYS

Editeur de logiciel depuis plus de 18 ans, Altays offre des solutions dans trois domaines des ressources humaines : le recrutement et la mobilité, les compétences et la performance et les relations sociales et le réglementaire. 

altays

Caractéristiques et points forts

  • Des rubriques adaptées à l'organisation : le logiciel ALTAYS BDES s'adapte à chaque organisation par un ajustement des rubriques afin d'harmoniser la BDES avec les pratiques et habitudes de communication.
  • Des droits de consultation gérés par mandat : le logiciel ALTAYS BDES permet de préciser de manière simple les mandats des représentants du personnel et leur durée. Les droits de consultation leur sont attribués automatiquement jusqu'aux dates de fin de chacun des mandats.
  • Une mise en service rapide et des coûts optimisés : le logiciel ALTAYS BDES offre une interface souple, facile et rapide à paramétrer. Quelques clics permettent de créer la BDES et de déposer les documents.
  • Un accès facile aux informations : le logiciel ALTAYS BDES permet une organisation des documents selon les rubriques légales et celles définies par l'utilisateur selon ses besoins. Les documents sont triés par date et accessibles dans le calendrier des séances. Un moteur de recherche offre la possibilité de faire des recherches par mots clés, y compris dans les documents scannés.

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4. BDES PLUS

BDES PLUS est une start-up IT rattachée au secteur de l'économie sociale et solidaire et adhérente à plusieurs chambres professionnelles (Syntec, Cinov).

Caractéristiques et points forts

  • Un achat économique et socialement responsable : BDES PLUS offre une tarification simple, flexible et compétitive avec une mise en service rapide (48 h après commande) avec des mises à jour faciles et une maintenance corrective à vie.
  • Une solution web dédiée et sécurisée : Fonctionnement Internalisé (Intranet) ou Externalisé (SaaS privé) avec Infogérance totale du serveur, BDES PLUS offre une personnalisation et une simplification tarifaire. Elle déploie également une solution mixte Base de Données (tableaux de données commentées) + Base Documentaire (GED) tout en assurant un haut niveau de sécurité et de protection (cryptage du code et des données, surveillance 24/24 h des serveurs externalisés, authentification renforcée). 
  • Une solution conforme aux réglementations : BDES PLUS offre des services conformes aux dernières règlementations (ordonnances Macron et RGPD, notamment), aux normes d'accessibilité web RGAA et WCAG, une gestion des périmètres d'accès et de la confidentialité. 

6. BDUExpert - IRP LINK SAS

IRP LINK est une SAS qui développe des solutions pour les directions financières et directions des ressources humaines grâce à ses expertises en contrôle de gestion sociale, prévisions financières et ses compétences en traitement algorithmique des flux de données. BDUExpert est entré sur le marché depuis avril 2015.

Caractéristiques et points forts

  • Une formule unique sur le marché : BDUExpert offre une solution unique sur le marché pour sa rapidité, son autonomie, son rapport qualité/prix et sa confidentialité. 
  • Une formule conforme à la réglementation : La BDES Pilote @uto est à partir de 2 600 € HT à jour du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique (pour une entité comprenant 50 à 100 salariés, le droit d'entrée est de 2 600 € HT + 500 € de redevance annuelle).

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7. MON PORTAIL RH

Première plateforme collaborative de services RH dédié aux start-ups et PME. Mon Portail RH est en pleine croissance grâce à la qualité de ses services, le prix décerné en 2016 à NeoSpheres Groupe, lauréat du Fast 50 Deloitte technology pour devenir la référence en matière de services et logiciels RH.

Mon Portail RH est reconnu par de nombreux partenaires (Editions Législatives, Cegos...) et est soutenu par la région Ile-de-France, BPI France et la French Tech.

mon portail rh

Caractéristiques et points forts

  • Gain de temps : module prérempli à 60% des données, calcul automatique des principaux indicateurs légaux (âge, ancienneté, effectif) avec la possibilité de générer des graphiques.
  • Sécurité et confidentialité des données : les données sont préservées par un protocole de sécurité, une authentification systématique et sécurisée, ainsi que la possibilité d'être paramétrées de manière confidentielle. 
  • Simplicité d’utilisation dans une seule base : module de gestion simple permettant une amélioration de la gestion RH dans l’établissement de rapports économiques et sociaux.

8. CROSSTALENT

Crosstalent est une SAS fondée en 2013 par des professionnels des ressources humaines dont l’objectif est de développer et mettre en place des solutions innovantes pour la transformation digitale de l’entreprise, notamment la BDES.

crosstalent

Caractéristiques et points forts

  • Deux modules, la BDES Standard et la BDES Premium.
  • Une gestion simple commune aux deux BDES : une interface pour gérer les indicateurs et document sociaux, un portail pour consulter les indicateurs et rapports sociaux, une gestion de la confidentialité, la notification des mises à jour, la gestion des alertes et des approbations.
  • Supplément pour la BDES premium : calculs automatiques des indicateurs sociaux, gestion des droits d’accès, génération des documents sociaux tels le bilan social ou le rapport égalité professionnelle ou e bilan de formation.

9. WINCHAPPS

Winch Consulting, SARL créée en 2004, est un éditeur de logiciel dédié aux ressources humaines qui trouve sa force dans la connaissance des enjeux RH et des systèmes d’informations. Elle conçoit différents produits, dont la base de données économiques et sociales.

winch bdes

Caractéristiques et points forts

  • Sécurité des données : gestion des droits et des accès, échanges chiffrées.
  • Utilisation, simple, claire et intuitive : une interface et des fonctionnalités qui ne demandent pas de phase d’apprentissage.
  • Préconfiguration des indicateurs à jour des dernières lois.
  • Multitude de fonctionnalités : portail disponible en permanence et multi-supports (PC, Mac, tablette...), d’autres fonctionnalités permettant une véritable interface de collecte des données.
  • Outil de communication : un portail interactif avec des tableaux de bord, des analyse et des rapports permet une meilleure communication.

CONCLUSION

La base de données économiques et sociales représente un outil obligatoire dans les entreprises ayant au moins 50 salariés afin de veiller à la bonne information des élus du CSE pour un meilleur dialogue social.


Cette fiche pratique s'inscrit dans un objectif de faciliter la mise en œuvre du dispositif en conformité à la réglementation, notamment la réforme du Code du travail et l'entrée en vigueur du RGPD, tout en offrant une visibilité des différentes offres du marché.

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