La base de données Economiques, Sociales et Environnementale (BDESE) est une obligation légale depuis août 2021 pour les entreprises d’au moins 50 salariés. La BDESE vise à renforcer la transparence et le dialogue social.
Cette fiche pratique a pour objectif d’expliquer de manière simple, claire et compréhensible ce que représente la BDESE. Y sont détaillés également les clés de sa bonne mise en place, les nouveautés apportées par la réforme du Code du travail, les impacts du RGPD en vigueur depuis le 25 mai 2018 et les futures modalités du passage de la BDES à la BDESE, imposée par la loi d'août 2021.
Un point est apporté également sur la définition et le choix de la BDESE avec les différents prestataires sur le marché.
Qu'est-ce que la BDESE ?
Intérêt de la BDESE
La BDESE, base de données économiques et sociales est un outil présentant toutes les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise, que l’employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour à destination des représentants du personnel.
Principes et évolutions
Imaginée par les partenaires sociaux signataires de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 sous le terme de Base de Données Unique (BDU), elle est inscrite dans la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 sous la dénomination de base de données économiques et sociales. Son entrée en vigueur va s’effectuer de manière échelonnée.
L’objectif, à l’origine, était de renforcer l’information des salariés sur les perspectives et les choix stratégiques de l’entreprise pour renforcer la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (article 14, ANI du 11 janvier 2013).
L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail vient apporter une grande nouveauté : désormais, il est possible de négocier le contenu et les modalités d’accès de la BDES.
La BDESE est rendue obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés à compter du 14 juin 2014 et dans les entreprises ayant un effectif compris entre 50 et 300 salariés à compter du 14 juin 2015.
Le rôle des élus du personnel au comité social et économique, mais également des représentants syndicaux se trouve alors renforcé pour un meilleur dialogue social et une meilleure information.
En août 2021 la loi climat et résilience transforme la BDES en BDESE en ajoutant les conséquences environnementales des activités de l'entreprise dans les informations obligatoires à y consigner.
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Définition de la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)
L’article L. 2312-18 du Code du travail définit la base de données économiques et sociales comme « l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique ».
L’objectif est de donner une vision claire, globale et transparente de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. C’est ce qu’il ressort de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 (4ème alinéa de l’annexe à l’article 12 de l’ANI) :
« La qualité de l’information économique et sociale partagée est l’une des conditions indispensables à l’effectivité d’un dialogue social de qualité notamment sur la répartition des richesses que produit l’entreprise. L’information économique et sociale des élus doit reposer sur une présentation claire et lisible de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Elle doit permettre aux représentants des salariés de disposer d’une vision claire et actualisée des options stratégiques impactant les conditions, la rémunération et la finalité du travail. »
Ce recueil d’informations au sein d’une base de données unique va permettre de servir de support à la préparation de la consultation annuelle du CSE (article L.2312-24 du Code du travail) :
- sur les orientations stratégiques de l’entreprise, définies par l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ;
- sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.
Revue de l'ensemble de la législation
Comme évoqué précédemment la mise en œuvre de la BDESE s'est faite de manière progressive. Retrouvez ci-dessous tous les textes de lois et les références qui la régissent :
- Décret du 27 décembre 2013 relatif à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d’entreprise et d’expertise
- Circulaire DGT 2014/1 du 18 mars 2014 relative à la base de données économiques et sociales et aux délais de consultation du comité d’entreprise et d’expertise
- Décret n° 2016-345 du 23 mars 2016 relatif à la composition et au fonctionnement de la délégation unique du personnel
- Ordonnance n° 2017-1718 du 20 décembre 2017 visant à compléter et mettre en cohérence les dispositions prises en application de la loi n° 2017-1340 du 15 septembre 2017 d'habilitation à prendre par ordonnances les mesures pour le renforcement du dialogue social
- Décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique
- Loi n° 2021-1104 du 22 août 2021 « portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets », qui fait passer la BDES à la BDESE dont le décret d'application est encore en attente.
Comment mettre en place la BDESE ?
La mise en œuvre de la base de données économiques et sociales impose d’identifier les entreprises concernées, les bénéficiaires, la personne en charge de la rédaction de la base, les seuils d’effectifs, le périmètre, l’accès et surtout le contenu.
Qui doit mettre en place la BDESE ?
La mise en place de la base de données économiques et sociales est obligatoire dans les entreprises qui emploient au moins 50 salariés.
La base de données économiques, sociales et environnementales n’est obligatoire qu’au niveau de l’entreprise. Si l’entreprise comprend plusieurs établissements, les effectifs sont calculés au niveau de l’entreprise, et non par établissement. Dès lors, les données de la base sont collectées au niveau de l’entreprise.
Dans le cadre d’appartenance à un groupe, il n’y a pas d’obligation de créer une base de données unique spécifique au groupe.
Néanmoins, si le groupe en crée une, cette base s’ajoute aux bases de données propres à chaque entreprise. Cette multiplicité de bases peut se révéler être un inconvénient en créant une surcharge de travail.
La mise en place du CSE obligatoire à partir d’au moins 11 salariés ne signifie pas pour autant la mise en place d’une BDESE. Ainsi, les entreprises composées d’un effectif de 11 à 49 salariés doivent mettre en place un CSE mais pas la BDESE.
Qui la met en place dans l'entreprise ?
C'est l'employeur qui a la responsabilité de la mettre en place, la remplir et la tenir à jour. Dans les faits la mise en place de la BDESE est souvent une mission confiée aux services RH qui vont récolter, compiler et mettre à jour les documents constituant la base de données, ainsi que les éventuels rapports d'analyse associé pour permettre l'interprétation de certaines informations qu'elle contient.
En l'absence de BDESE, l'employeur risque une amende de 7 500€ pour délit d'entrave.
Comment bien mettre en place la BDESE ?
Définir sa base de données économiques et sociales, c’est définir son support et sa présentation. Le Code du travail prévoit que la BDESE peut être sur un support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail).
Néanmoins, tant pour une meilleure gestion que pour des raisons de sécurité et de discrétion, il est préférable d’opter pour une BDESE numérique.
Une BDESE papier n’offre pas de garanties de sécurité, ni même de discrétion si elle est rangée dans un placard ou dans le fond d’un tiroir, à moins d’être gardée dans un coffre-fort, mais cela n’offrira pas une bonne gestion des documents répertoriés selon les thématiques du Code du travail.
Le non-respect des dispositions relatives à la BDESE fait risquer des sanctions civiles et pénales à l’encontre de l’employeur, responsable de la mise en place du dispositif.
Les sanctions civiles ou pénales encourues sont une conséquence des situations suivantes :
- la BDESE n’est pas mise en place ;
- l’information n’est pas accessible, soit par l’absence de mise à disposition dans la base, soit les membres autorisés n’ont pas accès à la totalité des informations correspondants à leurs prérogatives ;
- l’information est insuffisante, soit une mise à disposition qui ne correspond pas aux catégories ou aux exigences légales, soit l’information n’est pas mise à jour ou actualisée.
Le CSE, dispose de la possibilité d’une action civile devant le président du tribunal de grande instance en la forme des référés afin d’ordonner la communication des documents manquants à l’employeur.
Par ailleurs, l’article L. 2262-9 du Code du travail donne la possibilité aux syndicats d’agir en justice pour non-respect de l’accord collectif qui fixe les modalités d’accès à la BDESE.
Enfin, sur le plan pénal, l’employeur peut s’exposer à un délit d’entrave à l’exercice des fonctions des représentants du personnel (article L. 2146-1 du Code du travail).
Que contient la BDESE ?
Le contenu et l’architecture de la BDESE font partie des éléments qui peuvent être négociés par accord. Toutefois, la base de données économiques et sociales doit comporter a minima les thèmes suivants définis par l’article L. 2312-36 du Code du travail :
La base de données économiques, sociales et environnementales doit contenir toutes ces informations pour l’année en cours, les deux années précédentes et les trois années suivantes. Le contenu peut également être complété par un accord d’entreprise, de branche ou de groupe.
Selon l'effectif de l'entreprise les informations devant être présentées dans la BDESE ne seront pas au même niveau de détail. La BDESE ne contiendra donc pas les mêmes éléments pour une entreprise de moins de 300 salariés ou pour une entreprise de plus de 300 salariés.
Le tableau de synthèse ci-dessous détaille précisément tous les éléments à documenter dans la BDESE pour chaque thème imposé par le code du Travail :
Types d’information | Entreprises < 300 salariés | Entreprises > 300 salariés |
|---|---|---|
1° Investissements |
|
|
2° Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise |
|
|
3° Fonds propres, endettement et impôts |
|
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4° Rémunération des salariés et dirigeants |
|
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5° Activités sociales et culturelles |
|
|
6° Rémunération des financeurs |
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|
7° Flux financier à destination de l’entreprise |
|
|
8° Partenariats |
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|
9° Transferts commerciaux et financiers pour les entreprises appartenant à un groupe |
|
|
10° Conséquences environnementales des activités de l'entreprise | En attente du décret d'application de la loi climat et résilience d'août 2021 | En attente du décret d'application de la loi climat et résilience d'août 2021 |
Il est important de savoir que les rubriques 8 et 9 du tableau peuvent être écartées par la conclusion d’un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord avec les élus titulaires du comité social et économique.
Le contenu de ces informations ainsi que les modalités de fonctionnement de la base sont donc déterminées en fonction de l’effectif de l’entreprise inférieur ou au moins égal à 300 salariés :
- l’article R. 2312-8 du Code du travail prévoit les informations requises dans la BDES pour les entreprises de moins de 300 salariés ;
- l’article R. 2312-9 du Code du travail prévoit les informations requises dans la BDES pour les entreprises d’au moins 300 salariés.
Qui peut consulter la BDESE ?
La BDESE est un outil qui doit être accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du CSE ainsi qu'aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d'entreprise, et aux délégués syndicaux.
L’accès et la confidentialité sont deux sujets importants à prendre en compte. C’est le rôle de l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation. Il est possible qu’elles fassent l’objet d’un accord collectif.
La base de données économiques, sociales et environnementales est tenue à la disposition des représentants du personnel, élus et suppléants, pour la consulter sur support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail).
Les personnes habilitées à avoir accès en permanence à la BDESE sont les suivantes :
- les membres du CSE ;
- les membres du CSE central et du CSE d'établissement dans une entreprise à établissements multiples ;
- les délégués syndicaux.
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Les informations doivent être déposées selon les différents thèmes légaux, mais s’il y a des informations précises à faire ressortir, les membres doivent y avoir accès aisément. Par exemple, la mise en évidence des résultats de l’entreprise, ou encore l’effectif à une période donnée.
Les utilisateurs de la base de données économiques, sociales et environnementales doivent respecter une obligation de discrétion (article L. 2312-36 du Code du travail). Il n’y a pas d’obligation de confidentialité sur toute la BDESE.
Si des informations, figurant dans la base de données ont un caractère confidentiel, l’employeur doit les présenter comme telles et indiquer la durée du caractère confidentiel.
L'accès à la BDESE par l'inspection du travail et le médecin du travail
L’inspecteur du travail doit avoir accès aux documents de l’entreprise (article L. 8113-4 du Code du travail). Il s’agit des rapports et d’informations récurrentes. L’inspecteur du travail doit, en conséquence, avoir un accès à la BDESE. Si la base est au format papier, il faut les lui montrer et si elle est au format informatique, il faut lui donner un accès.
Quant au médecin du travail, le Code du travail ne prévoit pas spécifiquement un accès, mais en tant que garant de la santé, la sécurité et les conditions de travail des salariés, il doit pouvoir disposer d'un accès aux informations contenues dans la BDESE.
Quand doit être mise à jour la BDESE ?
Puisque la BDESE contient les informations de l'année en cours, des 2 ans précédents et la prévision des 3 ans à venir, elle doit être actualisée au minimum une fois par an. Il est impératif de la mettre à jour avant les 3 consultations obligatoires annuelles du CSE.
En cas de BDESE incomplète ou non mise à jour, les représentants du personnel, élus au CSE, peuvent saisir le tribunal. Celui-ci ordonnera à l'employeur la communication des éléments manquants.
Exemple de modèle de BDESE à télécharger
Vous avez la possibilité de télécharger un modèle de BDESE sous format Excel gratuitement sur le bouton ci-dessous. Source QUICKMS
Les mises à jour du Code du travail sur la BDESE
De nouvelles informations dans la BDESE
De nouvelles informations régissent la BDESE depuis l'année 2019. Il s'agit des informations relatives aux entretiens professionnels et à l'égalité de rémunération femmes-hommes.
Ainsi, doivent figurer dans la base de données économiques et sociales :
- le nombre de salariés bénéficiaires de l'entretien professionnel,
- les indicateurs relatifs à l'égalité de rémunération femmes-hommes, notamment sur les écarts de rémunération.
Le passage de la BDES à la BDESE en août 2021, quels impacts ?
La loi n° 2021-1104 du 22 août 2021 « portant lutte contre le dérèglement climatique et renforcement de la résilience face à ses effets », appelée aussi loi climat et résilience est entrée en vigueur le 25 août 2021. Cette loi impacte le contenu de la BDES qui devra intégrer les conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise. Elle change également le nom de la BDES pour celui de BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales). Ces changements s'appliquent à toutes les entreprises, même si le décret d'application qui en précisera les modalités n'est pas encore publié.
Aucune consultation ou information préalable du CSE n'est requise pour opérer ces changements. Comme pour la BDES, les élus du CSE n'interviennent pas sur sa constitution, son format, les éventuels changements et choix effectués pour l'alimentation de la base. Ils doivent pouvoir accéder à son contenu et celui-ci doit être conforme à la loi. Toutefois, si un accord a été signé à propos de la BDES, le passage à la BDESE devra également faire l'objet d'une négociation de l'accord pour mentionner les nouveaux contenus obligatoires sur les impacts environnementaux. Comme pour sa mise en place, il est donc conseillé d'associer les représentants du personnel dans une réflexion autour de son évolution pour être en conformité avec la loi.
Désormais les conséquences environnementales des activités de l'entreprise devront donc également être consignées dans la BDESE. Plus d'indications à ce sujet devraient être présentées dans le décret d'application de la loi climat et résilience, dont nous analyserons ici le contenu et son impact pour la BDESE, les entreprises et les élus du CSE.
L'évolution de l'index égalité professionnelle
L’index égalité professionnelle est étoffé à partir du 1er janvier 2022. Au-delà de la note globale de l'index à publier, déjà obligatoire, l’ensemble des indicateurs du score final doit être publiés sur le site du ministère du Travail. En cas de résultats inférieurs aux seuils définis par décret, l’employeur a l’obligation de fixer et publier ses objectifs de progression pour chaque indicateur.
Toutes les composantes de l’index doivent être communiquées au CSE et les indicateurs intégrés à la BDESE.
La négociation du contenu de la BDESE
La réforme du code du travail issue des ordonnances Macron a vu la mise en place du comité social et économique. Cela induit automatiquement un changement d’interlocuteur pour la base de données économiques, sociales et environnementales. D’autres nouveautés sont importantes : le contenu et l’architecture de la BDESE peut être négociée.
L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail définit les dispositions qui sont d’ordre public, du domaine de la négociation d’entreprise et supplétives.
Les dispositions d’ordre public de la BDESE
La base de données économiques, sociales et environnementales rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux trois consultations et informations récurrentes du CSE (article L. 2312-18 du Code du travail). Ses informations doivent comporter en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, notamment sur les écarts de rémunération.
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Les dispositions du champ de la négociation d’entreprise pour la BDESE
Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité, peut définir (article L. 2312-21 du Code du travail) :
- l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE ;
- les modalités de fonctionnement de la BDESE, notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation.
Toutefois, la base de données économiques, sociales et environnementales doit comprendre au moins les neuf thèmes précédemment cités et figurant à l’article L. 2312-36 du Code du travail.
Il convient de veiller à ce que le CSE et, le cas échéant, les délégués syndicaux exercent utilement leurs compétences dans la définition de l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la base de données économiques, sociales et environnementales. Il s’agit d’éviter la conclusion d’accords trop imprécis pouvant risquer une information incomplète à destination des représentants du personnel.
L’accord peut ne pas reprendre deux rubriques de la BDESE : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers des entités du groupe.
Mais, l’accord peut prévoir d’intégrer dans la BDESE les informations nécessaires :
- à certaines négociations obligatoires : la négociation sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée, sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (article L. 2242-1,1° ; L. 2242-11 et L. 2242-13 du Code du travail) ;
- aux consultations ponctuelles du CSE (articles L. 2312-8 et L. 2312-37 du Code du travail).
Les dispositions supplétives de la BDESE
En l’absence d’accord, les règles actuelles subsistent. Les dispositions supplétives des articles L. 2312-22, L. 2312-23 et L. 2312-36 du Code du travail s’appliquent.
La BDESE rassemble toutes les informations que l’employeur met à la disposition du CSE en reprenant les règles habituelles. Ainsi, elle doit être mise à jour régulièrement, être accessible en permanence aux membres du CSE, CSE central d’entreprise, CSE d’établissement et aux délégués syndicaux, qui doivent faire preuve d’une obligation de discrétion, voire de confidentialité sur demande de l’employeur.
Le contenu des thèmes obligatoires n’est pas modifié.
Lorsqu’un accord prévoit l’intégration des informations nécessaires aux consultations ponctuelles dans la BDESE, alors l’employeur est dispensé d’envoyer un rapport écrit aux élus.
À défaut d’accord d’entreprise majoritaire ou d’accord avec le CSE, un accord de branche peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDESE, mais uniquement dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Les impacts du RGPD sur la BDESE
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Cette nouvelle législation qui encadre le traitement des données impacte directement le contenu de la base de données économiques et sociales.
La BDESE, obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés sous peine de sanction, centralise les informations à communiquer aux représentants du personnel. Dans ce cadre, il est fort probable que des données personnelles soient mentionnées dans le contenu de la BDESE par l’identification directe ou indirecte des personnes.
Dès lors, il incombe à l’employeur de se mettre en conformité avec le RGPD, qui impose une responsabilité renforcée des organismes traitant des données avec la tenue d’un registre de traitement établi à chaque collecte de données.
Pour cela, la CNIL prévoit quatre actions principales à mener pour une mise en conformité aux règles de protection des données :
- Constituer un registre de traitement de données
- Faire le tri des données
- Sécuriser les données
- Respecter le droit des personnes
Outre les obligations relatives au RGPD, la BDESE est impacté sur sa forme.
En effet, le RGPD impose de s’interroger sur la sécurité de la BDESE. Il est opportun de trouver une sécurité adéquate en veillant à ce que la BDESE ne soit pas trop accessible, ni inaccessible.
Une BDESE numérique est préférable pour assurer un niveau de sécurité élevé, mais il sera nécessaire ne pas oublier la prise en compte des accès particuliers de chaque personne et les noter dans le registre.
FAQ : les questions remontées par nos lecteurs
À partir de quel seuil la BDESE est-elle obligatoire ?
La base de données économiques, sociales et environnementales ou BDESE est obligatoire dès que le seuil de 50 salariés est atteint.
Existe-t-il une trame officielle pour la mettre en place ?
Non ! Il existe seulement un contenu minimum commun à l’ensemble des bases de données économiques et sociales variant selon l’effectif de l’entreprise et pouvant être adapté par un accord collectif.
La BDESE s’effectue-t-elle en ligne ou sur papier ?
Les deux sont possibles ! Toutefois, l’article R. 2312-12 du Code du travail impose un support informatique pour la base de données pour les entreprises d’au moins 300 salariés.
Si un accord prévoit la mise en place de la BDESE au niveau d'un établissement, ce format doit-il être le même que le format de la BDESE entreprise ?
Pas forcément ! Il est possible de négocier un format différent pour chaque établissement.
La BDESE doit-elle être transmise à l’inspecteur du travail ?
Oui ! Tous les rapports et informations récurrents doivent être transmis à l’inspecteur du travail. La mise à disposition actualisée signifie transmission.
Autrement dit, l’inspecteur du travail doit avoir accès à la base de données, tout comme le médecin du travail pour les informations relatives à l’hygiène, la santé et la sécurité des salariés.
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Les suppléants CSE ont-ils un accès à la BDESE ?
Oui en tant de représentants du personnel, il est important d’ouvrir un accès aux suppléants à la BDESE afin qu’ils puissent préparer le remplacement d’un titulaire.
Les élus peuvent ils être consultés sans une BDESE ?
Non ! Pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés, la base de données économiques et sociales est obligatoire. Elle a pour rôle de servir de supports aux consultations récurrentes obligatoires du CSE. C’est par l’intermédiaire de ce support qu’ils rendent leurs avis.
Le bilan social doit-il toujours être réalisé en parallèle à la BDESE regroupant pas mal de données du bilan ?
Le bilan social est obligatoire dans toutes les entreprises d’au moins 300 salariés même s’il doit aussi alimenter la base de données. En effet, tout salarié qui le demande peut obtenir les informations du bilan social (article L. 2312-31 du code du travail). Il est donc important de continuer de l’établir. L’employeur doit en conséquence mettre à jour la BDESE des documents, et, notamment y déposer le bilan social rédigé.
La loi Avenir professionnel a-t-elle un impact sur la BDESE ?
Oui ! Cette loi a eu un impact sur le contenu avec d’une part, l’égalité professionnelle et, d’autre part, la formation professionnelle.
Ainsi, vous devez insérer les informations sur la méthodologie et le contenu des nouveaux indicateurs relatifs aux écarts de rémunération entre les femmes et les hommes. Quant à la formation, il sera nécessaire de mettre à disposition des élus la mise en œuvre des entretiens professionnels et l’état des lieux récapitulatif au bout de 6 ans.
Des négociations doivent-elles être ouvertes sur le fonctionnement de la BDESE si celle-ci est déjà en place ?
Non ! La négociation d’un accord collectif sur le fonctionnement de la base de données est une possibilité. Il n’y a pas d’obligation.
Par quel moyen être informé de la mise à jour ?
Le code du travail prévoit que l’employeur doit informer les représentants du personnel de l’actualisation de la base de données selon ses modalités (article R. 2312-12 du code du travail).
Autrement dit, chaque mise à jour est notifiée aux représentants du personnel. Il n’y a pas de date limite pour communiquer sur les mises à jour. La communication doit seulement avoir lieu suffisamment tôt afin de vous permettre de préparer la consultation et avant que le délai de consultation ne démarre.
Qu’en est-il de la protection des données ?
Vous êtes soumis à une obligation de confidentialité et de discrétion (article L. 2312-36 du code du travail). Vous pouvez être sanctionné en cas de manquement. L’employeur peut vous obliger à signer une charte de confidentialité.
Partagez l'article si cela vous a aidé. Si vous avez d'autres questions, vous pouvez utiliser notre forum CSE.
Bien choisir un prestataire pour sa BDESE
Les éléments à prendre en compte
Choisir un prestataire ou fournisseur de BDESE peut être difficile, car les offres peuvent être plus ou moins similaires. Néanmoins, certaines garanties doivent retenir l'attention. Ainsi, il serait dangereux de se focaliser uniquement sur le meilleur tarif offert.
Nous vous conseillons de bien regarder les garanties proposées pour mettre en place la BDESE :
- la sécurité des données : la prise en compte de la sécurité est essentielle, tant dans l'hébergement que dans la prise en compte du RGPD ;
- l'organisation de la gestion : la facilité pour gérer l'ensemble des documents ;
- la qualité du prestataire : l'expérience dans l'offre de solutions logicielles dans le domaine juridique et des ressources humaines est une mesure de garantie de la fiabilité dans le choix du dispositif.
Zoom sur l'outil gratuit Cotra BDES
Cotra BDES c'est la possibilité d'obtenir une BDES gratuite et sécurisée, 100% en ligne et instantanée. Elle permet aux entreprises la mise en place simple et rapide de la BDESE. L'offre Cotra BDES est proposée par le site COTRANET. Elle permet de générer automatiquement, sans téléchargement préalable et accessible instantanément, une BDES qui permet de se mettre en conformité. L'offre est gratuite jusqu'à 5 utilisateurs et 1 Go de données stockées dans le BDES. Cotra BDES est donc une solution très intéressante et économique pour les petites entreprises.
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Comparatifs de BDESE : analyses de 9 prestataires
Le choix de la BDESE est important. Il existe de nombreux prestataires sur le marché qui offrent des services pour mettre en place le dispositif.
En fonction de la qualité des différentes prestations fournies, nous avons analyser l'offre et la qualité de 9 prestataires sur le marché.
BDES ONLINE - E.Tissot | ALCUIN | Altays |
|---|---|---|
BDU EXPERT - IRP LINK | MON PORTAIL RH | WINCHAPPS |
QUICKMS | CROSSTALENT | BDES PLUS |
Afin d’offrir une aide dans votre choix de BDES, nous vous avons résumé au mieux
les caractéristiques des différents fournisseurs ci-dessous :
1. QuickMS (+)
Avec QuickMS, automatisez votre Base de Données Économiques et Sociales, Environnementale (BDESE), obtenez automatiquement votre note de l'index d'égalité salariale Femmes Hommes et pilotez vos ressources grâce à des tableaux de bord personnalisables.
Caractéristiques et points forts
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2. BDES online - Editions Tissot
Les Editions Tissot, fort de 40 ans d'expériences, regroupent des experts en droit du travail, paie, santé-sécurité, comptabilité, fiscalité et management. L'objectif est de faciliter l'application en entreprise en offrant une accessibilité aux non-experts.
Créée en 2014, la BDES online vient offrir une solution simple, rapide et sécurisée afin de mettre à disposition des représentants du personnel les informations prévues par le Code du travail.
Caractéristiques et points forts
3. ALCUIN
Alcuin, éditeur de logiciels pour le développement des talents, apporte une offre de solutions dédiées au RH, HCM, BDES et à la formation initiale, professionnelle et continue.
En mars 2014, Alcuin introduit la première offre de gestion du dialogue social avec la BDES.
Caractéristiques et points forts
4. ALTAYS
Editeur de logiciel depuis plus de 18 ans, Altays offre des solutions dans trois domaines des ressources humaines : le recrutement et la mobilité, les compétences et la performance et les relations sociales et le réglementaire.
Caractéristiques et points forts
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4. BDES PLUS
BDES PLUS est une start-up IT rattachée au secteur de l'économie sociale et solidaire et adhérente à plusieurs chambres professionnelles (Syntec, Cinov).
Caractéristiques et points forts
6. BDUExpert - IRP LINK SAS
IRP LINK est une SAS qui développe des solutions pour les directions financières et directions des ressources humaines grâce à ses expertises en contrôle de gestion sociale, prévisions financières et ses compétences en traitement algorithmique des flux de données. BDUExpert est entré sur le marché depuis avril 2015.
Caractéristiques et points forts
7. MON PORTAIL RH
Première plateforme collaborative de services RH dédié aux start-ups et PME. Mon Portail RH est en pleine croissance grâce à la qualité de ses services, le prix décerné en 2016 à NeoSpheres Groupe, lauréat du Fast 50 Deloitte technology pour devenir la référence en matière de services et logiciels RH.
Mon Portail RH est reconnu par de nombreux partenaires (Editions Législatives, Cegos...) et est soutenu par la région Ile-de-France, BPI France et la French Tech.
Caractéristiques et points forts
8. CROSSTALENT
Crosstalent est une SAS fondée en 2013 par des professionnels des ressources humaines dont l’objectif est de développer et mettre en place des solutions innovantes pour la transformation digitale de l’entreprise, notamment la BDES.
Caractéristiques et points forts
9. WINCHAPPS
Winch Consulting, SARL créée en 2004, est un éditeur de logiciel dédié aux ressources humaines qui trouve sa force dans la connaissance des enjeux RH et des systèmes d’informations. Elle conçoit différents produits, dont la base de données économiques et sociales.
Caractéristiques et points forts
En conclusion, la base de données économiques et sociales est obligatoire dans les entreprises ayant au moins 50 salariés. Elle a pour but de veiller à la bonne information des élus du CSE pour un meilleur dialogue social.
Cette fiche pratique a pour objectif de vous aider à mettre en œuvre de la BDES conformément à la réglementation, notamment la réforme du Code du travail et l'entrée en vigueur du RGPD, et vous présenter différentes offres du marché.