La base de données économiques et sociales est une obligation légale pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés pour un dialogue social renforcé. La base de données économiques et sociales (BDES) a été créée, puis rendue obligatoire de manière échelonnée, dans les entreprises afin de renforcer la transparence.
Dès lors, cette fiche pratique à pour objectif d’expliquer de manière simple, claire et compréhensible ce que représente la BDES, les clés de sa bonne mise en place, les nouveautés apportées par la réforme du Code du travail et les impacts du RGPD en vigueur depuis le 25 mai 2018. Un point sera apporté sur la définition et le choix de la BDES avec les différents prestataires sur le marché.
L’objectif, à l’origine, était de renforcer l’information des salariés sur les perspectives et les choix stratégiques de l’entreprise pour renforcer la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (article 14, ANI du 11 janvier 2013). L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail vient apporter une grande nouveauté : désormais, il est possible de négocier le contenu et les modalités d’accès de la BDES.
La BDES est rendue obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés à compter du 14 juin 2014 et dans les entreprises ayant un effectif compris entre 50 et 300 salariés à compter du 14 juin 2015.
Imaginée par les partenaires sociaux signataires de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 11 janvier 2013 sous le terme de base de données unique, elle est inscrite dans la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 sous la dénomination de BDES. Son entrée en vigueur va s’effectuer de manière échelonnée.
Le rôle des élus du personnel au comité social et économique (à défaut, les ancienne instances représentatives du personnel, les délégués du personnel, le comité d’entreprise et le comité d’hygiène de santé et des conditions de travail), mais également des représentants syndicaux se trouve alors renforcé pour un meilleur dialogue social pour une meilleure information.
Définition
L’article L. 2312-18 du Code du travail définit la base de données économiques et sociales comme « l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du comité social et économique ».
La BDES est un outil que l’employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour à destination des représentants du personnel toutes les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales.
L’objectif est de donner une vision claire, globale et transparente de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. C’est ce qu’il ressort de l’accord national interprofessionnel du 11 janvier 2013 (4ème alinéa de l’annexe à l’article 12 de l’ANI) :
« La qualité de l’information économique et sociale partagée est l’une des conditions indispensables à l’effectivité d’un dialogue social de qualité notamment sur la répartition des richesses que produit l’entreprise. L’information économique et sociale des élus doit reposer sur une présentation claire et lisible de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise. Elle doit permettre aux représentants des salariés de disposer d’une vision claire et actualisée des options stratégiques impactant les conditions, la rémunération et la finalité du travail. »
Ce recueil d’informations au sein d’une base unique va permettre de servir de support à la préparation de la consultation annuelle du CSE (article L.2312-24 du Code du travail) :
- sur les orientations stratégiques de l’entreprise, définies par l’organe chargé de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ;
- sur leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers et des compétences, l’organisation du travail à l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.
Quelles clés d’une bonne mise en place de la BDES ?
La mise en œuvre de la BDES impose d’identifier les entreprises concernées, les bénéficiaires, la personne en charge de la rédaction de la base, les seuils d’effectifs, le périmètre, l’accès et surtout le contenu.
1. Les conditions de mise en place
La mise en place de la BDES est obligatoire dans les entreprises qui emploient au moins 50 salariés.
La BDES n’est obligatoire qu’au niveau de l’entreprise. Si l’entreprise comprend plusieurs établissements, les effectifs sont calculés au niveau de l’entreprise, et non par établissement. Dès lors, les données de la base sont collectées au niveau de l’entreprise.
Dans le cadre d’appartenance à un groupe, il n’y a pas d’obligation de créer une base de données unique spécifique au groupe. Néanmoins, si le groupe en crée une, cette base s’ajoute aux bases de données propres à chaque entreprise. Cette multiplicité de bases peut se révéler être un inconvénient en créant une surcharge de travail.
Bon à savoir
La mise en place du CSE obligatoire à partir d’au moins 11 salariés ne signifie pas pour autant la mise en place d’une BDES. Ainsi, les entreprises composées d’un effectif de 11 à 49 salariés doivent mettre en place un CSE mais pas la BDES.
2. Le contenu
Ce contenu et l’architecture de la BDES font partis des éléments qui peuvent être négociés par accord. Toutefois, un socle n’est pas négociable.
Ainsi, la base de données économiques et sociales doit comporter à minima les thèmes suivants définis par l’article L. 2312-36 du Code du travail :
- Investissements ;
- Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise ;
- Fonds propres et endettement ;
- Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
- Activités sociales et culturelles ;
- Rémunération des financeurs ;
- Flux financiers à destination de l’entreprise, notamment les aides publiques et crédits d’impôts ;
- Sous-traitance ;
- Le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Le contenu de ces informations ainsi que les modalités de fonctionnement de la base sont déterminées en fonction de l’effectif de l’entreprise inférieur ou au moins égal à 300 salariés :
- l’article R. 2312-8 du Code du travail prévoit les informations requises dans la BDES pour les entreprises de moins de 300 salariés ;
- l’article R. 2312-9 du Code du travail prévoit les informations requises dans la BDES pour les entreprises d’au moins 300 salariés.
En l’absence d’accord, les informations portent sur l’année en cours, les deux années précédentes et les perspectives des trois années suivantes. La mise à disposition des informations dans la BDES vaut communication des différents documents ou rapports aux CSE, comme le bilan social, le bilan financier.
3. L’accès et la confidentialité
L’accès et la confidentialité sont deux sujets importants à prendre en compte. C’est le rôle de l’employeur de définir les modalités d’accès, de consultation, d’utilisation et d’actualisation. Il est possible qu’elles fassent l’objet d’un accord collectif.
La BDES est tenue à la disposition des représentants du personnels, élus et suppléants, pour la consulter sur support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail).
Les personnes habilitées à avoir accès en permanence à la BDES sont les suivantes :
- les membres du CSE (ou le CE, les DP, le CHSCT ou les membres de la DUP si elle existe) ;
- les membres CSE central (ou les membres du comité central d’entreprise) ;
- les délégués syndicaux ;
- les membres du CSE d’établissement (ou comité d’établissement) dans une entreprise à établissement multiples.
Les informations doivent être déposées selon les différents thèmes légaux, mais s’il y a des informations précises à faire ressortir, les membres doivent y avoir accès aisément. Par exemple, la mise en évidence des résultats de l’entreprise, ou encore l’effectif à une période donnée.
Les utilisateurs de la BDES doivent respecter une obligation de discrétion (article L. 2312-36 du Code du travail). Il n’y a pas d’obligation de confidentialité sur toute la BDES. Si des informations, figurant dans la base de données ont un caractère confidentiel, l’employeur doit les présenter comme telles et indiquer la durée du caractère confidentiel.
Bon à savoir
Quid de l'accès à l'inspection du travail et au médecin du travail ?
L’article L. 2312-18 du Code du travail dispose : « une base de données économiques et sociales rassemble l'ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l'employeur met à disposition du comité social et économique ».
Or, l’inspecteur du travail doit avoir accès aux documents de l’entreprise (article L. 8113-4 du Code du travail). Il s’agit de rapports, d’informations récurrentes. L’inspecteur du travail doit, en conséquence, avoir un accès à la BDES. Si la base est au format papier, il faut les lui montrer et si elle est au format informatique, il faut lui donner un accès.
Quant au médecin du travail, le Code du travail ne prévoir pas un tel accès. Néanmoins, étant membre de droit du CHSCT, il peut accéder aux informations de la BDES relatives à l’hygiène, la santé et les conditions de travail. Avec la fusion des instances représentatives du personnel, le CHSCT devient la commission santé sécurité et des conditions de travail (CSSCT) obligatoire dans les entreprises d’au moins 300 salariés, aux établissements distincts employant au moins 300 salariés et aux établissements SEVESO quels que soient leurs effectifs.
Quelles nouveautés apportées par la réforme du Code du travail à la BDES ?
La réforme du code du travail provoque la mise en place d’un comité social et économique. Cela induit automatiquement un changement d’interlocuteur pour la BDES. D’autres nouveautés sont importantes : le contenu et l’architecture de la BDES peut être négociée.
L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail définit les dispositions qui sont d’ordre public, du domaine de la négociation d’entreprise et supplétives.
1. Les dispositions d’ordre public
La BDES rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux trois consultations et informations récurrentes du CSE (article L. 2312-18 du Code du travail). Ses informations doivent comporter en particulier des indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, notamment sur les écarts de rémunération.
2. Les dispositions du champ de la négociation d’entreprise
Un accord d’entreprise majoritaire ou, en l’absence de délégué syndical, un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires de la délégation du personnel du comité, peut définir (article L. 2312-21 du Code du travail) :
- l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDES ;
- les modalités de fonctionnement de la BDES, notamment les droits d’accès et le niveau de mise en place de la base dans les entreprises comportant des établissements distincts, son support, ses modalités de consultation et d’utilisation.
Toutefois, la BDES doit comprendre au moins les neuf thèmes précédemment cités et figurant à l’article L. 2312-36 du Code du travail.
Il convient de veiller à ce que le CSE et, le cas échéant, les délégués syndicaux exercent utilement leurs compétences dans la définition de l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES. Il s’agit d’éviter la conclusion d’accords trop imprécis pouvant risquer une information incomplète à destination des représentants du personnel.
A noter
L’accord peut ne pas reprendre deux rubriques de la BDES : la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers des entités du groupe.
Mais, l’accord peut prévoir d’intégrer dans la BDES les informations nécessaires :
- à certaines négociations obligatoires : la négociation sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée, sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, sur la gestion des emplois et des parcours professionnels (article L. 2242-1,1° ; L. 2242-11 et L. 2242-13 du Code du travail) ;
- aux consultations ponctuelles du CSE (articles L. 2312-8 et L. 2312-37 du Code du travail).
3. Les dispositions supplétives
En l’absence d’accord, les règles actuelles subsistent. Les dispositions supplétives des articles L. 2312-22, L. 2312-23 et L. 2312-36 du Code du travail s’appliquent.
La BDES rassemble toutes les informations que l’employeur met à la disposition du CSE en reprenant les règles habituelles. Ainsi, elle doit être mise à jour régulièrement, être accessible en permanence aux membres du CSE, CSE central d’entreprise, CSE d’établissement et aux délégués syndicaux, qui doivent faire preuve d’une obligation de discrétion, voire de confidentialité sur demande de l’employeur. Le contenu des thèmes obligatoires n’est pas modifié.
Bon à savoir
Lorsqu’un accord prévoit l’intégration des informations nécessaires aux consultations ponctuelles dans la BDES, alors l’employeur est dispensé d’envoyer un rapport écrit aux élus.
A défaut d’accord d’entreprise majoritaire ou d’accord avec le CSE, un accord de branche peut définir l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES mais uniquement dans les entreprises de moins de 300 salariés.
Quels impacts du RGPD sur la BDES ?
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Cette nouvelle législation qui encadre le traitement des données impacte directement le contenu de la BDES.
La BDES, obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés sous peine de sanction, centralise les informations à communiquer aux représentants du personnel. Dans ce cadre, il est fort probable que des données personnelles soient mentionnées dans le contenu de la BDES par l’identification directe ou indirecte des personnes.
Dès lors, il incombe à l’employeur de se mettre en conformité avec le RGPD, qui impose une responsabilité renforcée des organismes traitant des données avec la tenue d’un registre de traitement établi à chaque collecte de données.
Pour se faire, la CNIL prévoit quatre actions principales à mener pour une mise en conformité aux règles de protection des données :
- Constituer un registre de traitement de données
- Faire le tri des données
- Respecter le droit des personnes
- Sécuriser les données
Outre les obligations relatives au RGPD, la BDES est impacté sur sa forme. En effet, le RGPD impose de s’interroger sur la sécurité de la BDES. Il est opportun de trouver une sécurité adéquate en veillant à ce que la BDES ne soit pas trop accessible, ni inaccessible. Une BDES numérique est préférable pour assurer un niveau de sécurité élevé, mais il sera nécessaire ne pas oublier la prise en compte des accès particuliers de chaque personne et les noter dans le registre.
Comment bien définir sa BDES ?
Définir sa BDES, c’est définir son support et sa présentation. Le Code du travail prévoit que la BDES peut être sur un support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés (article R. 2312-12 du Code du travail).
Néanmoins, tant pour une meilleure gestion que pour des raisons de sécurité et de discrétion, il est préférable d’opter pour une BDES numérique. Une BDES papier n’offre pas de garanties de sécurité, ni même de discrétion si elle est rangée dans un placard ou dans le fond d’un tiroir, à moins d’être gardée dans un coffre fort, mais cela n’offrira pas une bonne gestion des documents répertoriés selon les thématiques du Code du travail.
Le non-respect des dispositions relatives à la BDES fait naître des sanctions civiles et pénales à l’encontre de l’employeur, responsable de la mise en place du dispositif.
Les sanctions civiles ou pénales encourues sont dans les hypothèses suivantes :
- la BDES n’est pas mise en place ;
- l’information n’est pas accessible, soit par l’absence de mise à disposition dans la base, soit les membres autorisés n’ont pas accès à la totalité des informations correspondants à leurs prérogatives ;
- l’information est insuffisante, soit une mise à disposition qui ne correspond pas aux catégories ou aux exigences légales, soit l’information n’est pas mise à jour ou actualisée.
Le CE, aujourd’hui le CSE, dispose d’une action civile devant le président du tribunal de grande instance en la forme des référés afin d’ordonner la communication des documents manquants à l’employeur.
Par ailleurs, l’article L. 2262-9 du Code du travail donne la possibilité aux syndicats d’agir en justice pour non-respect de l’accord collectif qui fixe les modalités d’accès à la BDES.
Enfin, sur le plan pénal, l’employeur peut s’exposer à un délit d’entrave à l’exercice des fonctions des représentants du personnel (article L. 2146-1 du Code du travail).
BDES, comment faire son choix ? Quels éléments à prendre en compte ?
Choisir un prestataire ou fournisseur de BDES peut être difficile car les offres peuvent être plus ou moins similaires. Néanmoins, certaines garanties doivent retenir l'attention. Ainsi, il serait dangereux de se focaliser sur le meilleur tarif offert.
Nous vous conseillons de bien regarder les garanties proposées pour mettre en place la BDES :
- la sécurité des données : la prise en compte de la sécurité est essentielle, tant dans l'hébergement que dans la prise en compte du RGPD ;
- l'organisation de la gestion : la facilité pour gérer l'ensemble des documents ;
- la qualité du prestataire : l'expérience dans l'offre de solutions logicielles dans le domaine juridique et des ressources humaines est une mesure de garantie de la fiabilité dans le choix du dispositif.
Détails des prestataires de BDES du marché
Le choix de la BDES est important. Il existe de nombreux prestataires sur le marché qui offre des services pour mettre en place le dispositif. En fonction de la qualité des différentes prestations fournies, 8 prestataires retiennent l’attention :
Afin d’offrir une aide dans votre choix de Base de données, nous avons résumé au mieux
les caractéristiques des différents fournisseurs ci-dessous :
1. BDES online - Editions Tissot
Les Editions Tissot, fort de 40 ans d'expériences, regroupent des experts en droit du travail, paie, santé-sécurité, comptabilité, fiscalité et management. L'objectif est de faciliter l'application en entreprise en offrant une accessibilité aux non-experts.
Créée en 2014, la BDES online vient offrir une solution simple, rapide et sécurisée afin de mettre à disposition des représentants du personnel les informations prévues par le Code du travail.
Caractéristiques et points forts
2. ALCUIN
Alcuin, éditeur de logiciels pour le développement des talents, apporte une offre de solutions dédiées au RH, HCM, BDES et à la formation initiale, professionnelle et continue.
En mars 2014, Alcuin introduit la première offre de gestion du dialogue social avec la BDES.
Caractéristiques et points forts
3. ALTAYS
Editeur de logiciel depuis plus de 18 ans, Altays offre des solutions dans trois domaines des ressources humaines : le recrutement et la mobilité, les compétences et la performance et les relations sociales et le réglementaire.
Caractéristiques et points forts
4. BDES PLUS
BDES PLUS est une start-up IT rattachée au secteur de l'économie sociale et solidaire et adhérente à plusieurs chambres professionnelles (Syntec, Cinov).
Caractéristiques et points forts
5. BDUExpert - IRP LINK SAS
IRP LINK est une SAS qui développe des solutions pour les directions financières et directions des ressources humaines grâce à ses expertises en contrôle de gestion sociale, prévisions financières et ses compétences en traitement algorithmique des flux de données. BDUExpert est entré sur le marché depuis avril 2015.
Caractéristiques et points forts
6. MON PORTAIL RH
Première plateforme collaborative de services RH dédié aux start-ups et PME . Mon Portail RH est en pleine croissance grâce à la qualité de ses services, le prix décerné en 2016 à NeoSpheres Groupe, lauréat du Fast 50 Deloitte technology pour devenir la référence en matière de services et logiciels RH.
Mon Portail RH est reconnu par de nombreux partenaire partenaires (Editions Législatives, Cegos...) et est soutenu par la région Ile-de-France, BPI France et la French Tech.
Caractéristiques et points forts
7. CROSSTALENT
Crosstalent est une SAS fondée en 2013 par des professionnels des ressources humaines dans l’objectif est de développer et mettre en place des solutions innovantes pour la transformation digitale de l’entreprise, notamment la BDES.
Caractéristiques et points forts
8. WINCHAPPS
Winch Consulting, SARL créée en 2004, est un éditeur de logiciel dédié aux ressources humaines qui trouve sa force dans la connaissance des enjeux RH et des systèmes d’informations. Elle conçoit différents produits, dont la base de données économiques et sociales.
Caractéristiques et points forts
Ainsi, la base de données économiques et sociales représente un outil obligatoire dans les entreprises ayant au moins 50 salariés afin de veiller à la bonne information auprès des représentants du personnel pour un meilleur dialogue social.
Cette fiche pratique s'inscrit dans un objectif pour faciliter la mise en oeuvre du dispositif en conformité à la réglementation, notamment la réforme du Code du travail et l'entrée en vigueur du RGPD, tout en offrant une visibilité des différents prestataires.