Aujourd'hui, avoir un site internet CSE est indispensable pour exercer au mieux son rôle de représentant du personnel. Cela permet de disposer d’une solution de communication digitale auprès de tous les salariés. En effet, le numérique touche tous les aspects de la vie personnelle et professionnelle. La communication digitale est devenue incontournable dans tous les domaines.
Réaliser son site web CSE permet de disposer d'une plateforme de communication digitale . Elle permet de diffuser auprès de tous les salariés les offres et actions du CSE, d'apporter des réponses à leurs questions et de les orienter plus facilement vers les bons interlocuteurs.
Un site internet CSE, c’est également un moyen pour les élus de rester à l’écoute des besoins des employés qu’ils représentent et de présenter des informations importantes sur la vie de l’entreprise.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur son site web CSE dans cette fiche pratique.
Pourquoi avoir un site internet du CSE ?
Le CSE est l’instance unique représentative du personnel dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés.
À ce titre, il s’agit d’une personne morale, comme une entreprise ou une association. Aussi, disposer d’un site web en tant que CSE apporte les mêmes avantages qu’à une entreprise ou une association : c’est un outil de communication quasi incontournable à l'ère du numérique.
Un site internet du CSE permet tout simplement de communiquer rapidement et efficacement vers le plus grand nombre des salariés de l’entreprise. Il est possible d’y présenter un grand nombre d’informations cruciales qui constituent généralement toutes les questions que se posent les collaborateurs dans l’entreprise.
Il peut s’agir de : la composition du CSE, la liste des membres élus et leurs coordonnées ;
- les horaires des permanences du CSE pour l’achat de prestations relevant des ASC ;
- les dates des réunions de CSE passées et à venir ;
- les offres des activités sociales et culturelles proposées par le CSE ;
- tout ou partie du règlement intérieur du CSE pour préciser le fonctionnement ainsi que les règles d’éligibilité aux ASC.
Le site web du CSE est en quelque sorte un panneau d’affichage en version digitale ! Il touche ainsi beaucoup plus de monde et informe l’ensemble des salariés qui y ont accès sur le fonctionnement quotidien du CSE.
Mais le site internet du CSE peut également être un outil d’information un peu plus pédagogique. Il peut permettre de mieux informer les salariés sur le rôle et les missions du CSE et recueillir les avis et retours des salariés pour mieux exercer son rôle d’élu.
Il s’agit par exemple d’informer les salariés sur :
- les missions du CSE ;
- les prochaines réunions à venir et le procédé pour faire remonter des points à mettre à l’ordre du jour ;
- les prochaines négociations annuelles obligatoires et les différentes thématiques qui y seront abordées ;
- la validation des PV des réunions de CSE qui peuvent être également mis à disposition des salariés sur le site.
Enfin le site web du CSE peut également être le support pour vendre certaines prestations relevant des ASC : billetterie, évènements, chèques vacances, achats groupés à prix réduits, etc.
Selon l’utilisation qui est faite du site, ce n’est pas le même budget du CSE qui doit être utilisé pour le financer ! Attention aux arnaques sur ce point de la part des prestataires.
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Les questions à se poser pour créer son site internet CSE
Un bon site web doit répondre à des enjeux d’information, d’accessibilité, de facilité de navigation et d’aspects visuels. Tous ces éléments sont appelés également expérience utilisateur. Certains choix technologiques doivent également être fait : nom de domaine, choix de l’hébergement, structure du site, etc.
Comment bien choisir son site internet ?
Il faut donc d’abord bien déterminer ce que vous souhaitez faire avec le site du CSE : communiquer, informer, dialoguer, vendre … En fonction de la définition des besoins, vous pourrez définir les solutions techniques et fonctionnelles adaptées.
En tout état de cause le site internet du CSE doit avoir une structure claire et complète, grâce à laquelle les salariés disposent rapidement des premières informations principales : composition et fonctionnement du CSE d’un côté et offres et conditions des ASC de l’autre par exemple.
Le site web du CSE doit donc être :
- clair et bien structuré : il doit être conçu de manière professionnelle, car il sera la vitrine de l’instance ;
- sécurisé : les personnes non-salariées de l'entreprise ne doivent pas pouvoir avoir accès au contenu du site, grâce à une page d’identification ;
- mobile : un site web responsive (c’est-à-dire qui s’adapte à la taille de l’écran sur lequel il est consulté) est désormais une norme indispensable dans la communication digitale, une part de plus en plus importante du trafic sur les sites se faisant depuis un smartphone ;
- facilement interfaçable avec d’autres outils, notamment les logiciels de gestion : particulièrement si des prestations d’ASC y sont vendues directement.
Disposer d’un site internet ne dispense pas de continuer à proposer également un affichage papier pour les salariés qui ne disposeraient pas forcément des outils nécessaires pour se connecter au site internet.
Quel est le coût d’un site internet ?
Selon la solution choisie et toutes les personnalisations nécessaires, un site web peut donc couter entre 500 €/1 000 € l’année et aller jusqu’à 10 000 € à l’année.
Il existe plusieurs approches pour la conception d’un site web selon la complexité du type de site réalisé. Il existe également plusieurs solutions techniques proposées par les différents prestataires sur le marché.
Différentes solutions “clés en mains” sont proposées par les différents prestataires fournissant la conception, création et maintenance de site web.
Le système modulaire est une solution où l’on choisit parmi plusieurs modèles de conception de site déjà préétablis en adaptant le contenu dans chaque page et créer une partie de son contenu “fixe”. C’est une solution assez simple, peu coûteuse, sans besoin de faire intervenir des développeurs web, mais elle a l’inconvénient d’offrir de très faible possibilité de personnalisation. Dans ce système les solutions sont proposées en intégrant également la gestion du nom de domaine et l’hébergement annuel du site.
Il peut également y avoir des solutions via des CMS (content management system) tels que WordPress, Joomla, Shopify ou encore Wix, qui proposent de plus en plus de solutions très complètes, mais demandent un peu de connaissance pour bien s’assurer de la couverture de tous ces besoins.
Enfin une autre solution est de faire appel à des agences de webdesign spécialisées qui vont construire une solution intégralement sur mesure, idéale lorsque son site CSE sert également à commercialiser ses offres d’ASC et présente une structure complexe avec beaucoup d’informations ou plusieurs catégories.
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Est-ce utile de choisir un logiciel de gestion qui fait également site internet ?
Il peut être utile d’avoir un logiciel de gestion qui s’intègre facilement avec votre site internet du CSE si vous souhaitez y vendre vos prestations au titre des ASC. Si votre éditeur de logiciel de gestion propose donc de réaliser votre site internet, l’intégration entre les solutions du site et les obligations comptables sera plus simple.
Toutefois, il convient d’être prudent, il est parfois préférable de bien sélectionner son site web pour qu’il s’intègre avec votre logiciel de gestion, mais de garder deux prestataires distincts, car il s'agit de 2 métiers bien différents.
Quel budget CSE utiliser ?
C’est la grande question que les élus du CSE, particulièrement le trésorier peuvent se poser. Il faut comme pour tout ce qui concerne le budget du CSE déterminer à quoi sert principalement le site internet du CSE :
- Si vous souhaitez créer un site vitrine, vous devez le financer par le budget de fonctionnement. En effet, si le site web du CSE est plus fait pour communiquer sur ses missions, actions, programme, donner de l’information, il s’agit d’un site vitrine et se finance donc sur le budget de fonctionnement.
- Si vous souhaitez créer un site e-commerce il faudra utiliser un budget ASC. S’il est fait majoritairement pour vendre des ASC alors il s’agit d’un site e-commerce et c’est le budget des ASC qui devra être utilisé.
Soyez vigilants aux prestataires qui vous disent que vous pouvez intégralement financer votre site par le budget de fonctionnement : cela dépend de l’usage que vous en faites !
Comment améliorer son site internet CSE ?
La communication du CSE est, avant tout, à destination des salariés. Lorsqu’on veut améliorer sa communication il faut travailler à la fois sur le fond, c’est-à-dire sur quoi on communique et sur la forme, à savoir comment on le fait.
Comment améliorer sa communication CSE grâce à son site web ?
Sur le fond il faut penser aux questions que pourraient vous poser les salariés et y répondre :
- Qu’est-ce que le CSE ?
- À quoi sert-il ?
- Qui contacter pour un sujet spécifique ?
- Quand ont lieu les réunions ?
La communication du CSE vers les salariés
Ce sont les premières informations essentielles à donner aux salariés. Ensuite la communication du CSE doit porter sur son rôle et ses actions. Les différents PV de réunion du CSE doivent également être communiquer.
Enfin tout ce qui est organisé par le CSE sur la qualité de vie au travail, des évènements ou des offres liées aux ASC doivent être communiqués pour être utilisés, connus et valorisés auprès des salariés.
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Ensuite quand il s’agit de communiquer, la question de la forme et des outils utilisés est essentielle.
Le site web CSE est une excellente solution qui permet de communiquer rapidement et efficacement. N'oublions pas de continuer à utiliser le panneau d’affichage, même s'il a l’inconvénient de ne pas garantir d’être vu par le plus grand nombre.
La création d’un site web CSE a pour premier avantage de centraliser tout ce qu'on a défini comme essentiel à communiquer dans une seule plateforme, facilement accessible de partout, toutes les informations nécessaires. Il s'agit donc un puissant outil de communication digitale du CSE vers les salariés.
Le site web du CSE permet aussi de pouvoir rendre plus facilement accessible des documents essentiels à l'exercice des droits des salariés, ainsi que des documents pour mieux présenter le rôle et l'identité des élus du CSE.
Les documents pourront être des PV de réunion, le règlement intérieur, les règles d'attribution des ASC (comme les voyages) ou encore l'organigramme de l'ensemble des élus
Les informations présentes sur le site internet du CSE peuvent s'accompagner d'une newsletter (en s'assurant de choisir un prestataire qui permet de la réaliser directement depuis le back office du site lui-même).
Elle va permettre de rappeler les nouveautés et actualités importantes tout en invitant les salariés à régulièrement consulter les différentes rubriques du site web du CSE (PV de réunion, nouvelles offres ASC, prochaines dates à connaitre, actions récentes du CSE en faveur des salariés).
A cela peut s'ajouter également de nouveaux modes de communication digitale comme les réseaux sociaux, qui vont permettre d'amener une autre forme de prise de parole, moins institutionnelle que sur le site du CSE, mais complémentaire.
Enfin les réseaux sociaux mais aussi le site internet du CSE permettent d'animer et de fédérer les salariés autour de moments conviviaux et de partage. En présentant des photos et vidéos de moments passés entre collègue, on renforce les liens et de faire du CSE le garant de la culture d'entreprise.
Un compte par salarié ?
Le plus simple pour communiquer avec ses salariés reste de mettre à disposition un compte CSE par salarié. Vous pouvez par exemple l'appeler "mon compte CSE" , afin que chaque salarié est un endroit sécurisé, nominatif et personnel.
De nombreux services logiciel de gestion et site internet vous proposeront un espace dédié par salarié.
La communication du CSE entre élus
Le premier objectif du site web du CSE est de mettre à disposions des salariés toutes les informations les plus claires et précises dont il a besoin. Mais il permet aussi de faciliter la communication entre élus, puisqu'il rend beaucoup plus fluide et aisée l'échange de documents et d'information (comptes-rendus, dates importantes, règles de gestion, PV de réunion etc.)
Avoir un site internet du CSE reliés à des outils de gestion permet aussi d'automatiser un certain nombre de tâche très fastidieuse pour les élus notamment liées à la gestion des ASC. Cela évite les erreurs, améliore la transparence et facilite la tâche pour les élus qui peuvent se libérer des actions chronophages et se concentrer sur d'autres missions.
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Comment améliorer la charge graphique de son site web CSE ?
Une charte graphique efficace permet aux salariés d'identifier rapidement le contenu de votre site internet CSE : visuels percutants, police, agencement et logo identifiables.
On pense souvent à tord que la charge graphique n'est consisté que du logo qui apparait à gauche du menu dans la majorité des pages. Mais il s'agit aussi du design global du site web, des couleurs utilisées (incluant les photos, les illustrations, les pictogrammes ou les icônes) ainsi que de la police et l'agencement des rubriques.
Ainsi la charte graphique d'un site web CSE doit être adaptée au message que l'on veut faire passer en tant qu'élu, elle peut avoir un lien avec celle de l'entreprise tout en gardant une identifié propre.
On peut définir sa charte graphique en commençant par imaginer les 5 mots ou valeurs qui définissent le mieux le CSE et l'ensemble des élus qui le composent, la mission la plus importante ou encore les changements que l'on aimerait apporté lors de sa mandature.
Comment bien concevoir les rubriques de son site internet CSE ?
L'efficacité de l'information contenu dans un site web passe obligatoirement par un design et une organisation des rubriques, clairs, lisibles, compréhensibles. Voici quelques rubriques indispensables pour un site internet de CSE :
- une page d’accueil : présente succinctement l’entreprise, le CSE et les différentes catégories et types d'information qui seront accessibles pour le salarié via le site.
- les activités (ASC) du CSE : présente toutes les activités proposées par le CSE au titre des ASC ou de l'animation de l'entreprise, on peut les classer par thèmes (vacances, sport, culture, convivialité). Attention cette rubrique présente les activités, comment on peut y accéder (où les acheter, etc.) mais est à différencier de la billetterie en ligne s'il y en a une. On peut aussi présenter ici les différentes règles d'attribution
- les actualités : il s'agit ici de présenter les évènements importants à venir (réunion CSE, temps fort de l'activité de l'entreprise, négociations annuelles, etc.) elles doivent refléter les moments forts de l'action des élus du CSE et des évènements qui ont un impact important pour la vie quotidienne des salariés.
- les comptes-rendus et les PV de réunion du CSE : même s'ils peuvent être accessibles en accès restreint (seulement aux salariés de l'entreprise), ces documents doivent être mis à disposition de manière identifiée et spécifique sur le site internet du CSE.
- la billetterie en ligne : il n'y en pas toujours sur un site internet CSE, mais c'est un gros plus si c'est le cas car cela permet d'acheter directement en ligne les différentes offres proposées par le CSE : voyages, cinéma, concerts, événement sportifs ou culturels mais aussi cartes cadeaux, promotions ou réductions
- la présentation des membres du CSE : elle peut se présentée sous la forme d'un organigramme (pour identifier également les membres du bureau, ainsi que de différentes commissions) associées aux coordonnées auxquelles chaque élu peut être joint.
Dans les paramétrages, à bien réfléchir aux contenus que l'on souhaite rendre publics ou privés sur son site internet CSE !
Exemple de site internet CSE
Les plus gros CSE de France sont un excellent exemple de site internet CSE. On trouve par exemple :
Des prestataires spécialisés dans la réalisation de site spécifiquement pour les CSE disposent également de plusieurs exemples de site internet de CSE et ils pourront vous aiguiller dans vos choix.