Le compte rendu et le procès verbal sont deux outils importants au sein des organisations car leur point commun est de restituer la teneur des informations d'une réunion, mode d'échange très répandu en entreprise. Néanmoins, ils sont différents tant par leur vocation que par leur valeur juridique. Découvrez ce qu'il faut savoir.

Tous les acteurs de l'entreprise sont concernés par la rédaction d'un compte rendu ou pour des documents officiels, la rédaction d'un procès verbal. Elus du CSE (voire les DP, CE, CHSCT ou la DUP), une fois vos réunions passées, vous êtes tenus de retranscrire les propos tenus, soit dans le cadre d'un compte rendu, soit dans le cadre d'un procès verbal. 

Compte rendu et procès verbal, quelle différence ?

Souvent confondus l'un comme l'autre, même s'ils ont la même et unique finalité de retranscrire fidèlement la teneur des propos, ils sont différents. 

Le compte rendu est une synthèse de la réunion avec la date, le nom des participants, l'objet, le résumé du contenu, les différentes questions/réponses qui ont eu lieu. Autrement dit, il s'agit d'un bilan général du déroulement de la réunion. 

Le compte rendu peut s'établir à l'issue de toutes les réunions afin d'obtenir une preuve écrite ou encore de se rappeler des propos qui ont été tenus. En matière de représentation du personnel, il est couramment utilisé concernant les réunions DP, remplacés par le CSE dans les entreprises d'au moins 11 salariés et de moins de 50 salariés.

Sur le terrain du contentieux, il n'a aucune force probante. Il n'a que le caractère d'une attestation devant les juridictions.  

Quelles étapes pour bien savoir rédiger un compte-rendu ?


Quant au procès verbal, il s'agit d'un document officiel qui vient retranscrire des échanges verbaux ou dresser un constat. L'objectif est de consigner officiellement les décisions prises lors de la réunion, puis il est soumis à l'approbation de l'ensemble des participants ou de leurs représentants suppléants et signé par le secrétaire de séance.

Le procès verbal (PV) peut s'effectuer dans plusieurs cadres : le PV de réunion CE ou du CHSCT, maintenant PV de réunion CSE au sein de la représentation du personnel dans l'entreprise. Mais, le PV peut également concerner les statuts lors d'une assemblée générale d'une société, ou encore le PV de l'inspection du travail constatant une infraction au Code du travail, le PV d'une assemblée générale, le PV d'une renonciation à une succession, le PV pour infraction au Code de la route, le PV de dépôt de plainte, le PV d'audition d'un témoin dans une enquête judiciaire. Leurs points communs ? Les caractères officiels et obligatoires.

Sur le terrain du contentieux, le PV du CE / CHSCT ou du CSE n'a qu'une valeur de renseignement devant les juridictions pénales. A contrario, devant les juridictions civiles, il a une valeur juridique et une force probante, c'est-à-dire que le juge ne pourra l'écarter comme une simple attestation. Il revêt alors une utilité particulière pour démontrer que l'employeur a ou n'a pas respecté ses obligations en matière d'information-consultation du CE / CHSCT ou du CSE.

Quelles étapes pour bien savoir rédiger un compte rendu ?

Toute personne peut rédiger un compte rendu car le mode de rédaction est relativement simple. Une bonne retranscription c'est être à l'écoute, prendre les bonnes notes papier ou numérique lors de la réunion et avoir un ordinateur avec un logiciel type Word pour une meilleure visibilité et une meilleure organisation qu'au format papier.

Toutefois, à travers cette fiche pratique, nous tenons à donner les clés pour savoir rédiger un bon compte rendu. Découvrez-les !

Dès que la réunion est terminée, rédigez le compte rendu dans les heures qui suivent pendant que c'est encore frais en tête. Accordez-vous une pause après la réunion et commencez le compte rendu sans pause, jusqu'à la fin, en évitant de le remettre au lendemain afin de ne pas perdre le fil de la réunion à retranscrire.

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La rédaction d'un compte rendu se fait de manière structurée, comme une sorte de mini rédaction. Il est impératif qu'il y est une en-tête, une introduction, un développement et une conclusion.

Connaissez-vous les étapes pour retranscrire un compte rendu ? 

  1. Faire une en-tête, qui doit contenir l'identité et la fonction du rédacteur, la date et l'heure de fin de la réunion, le les nom(s) du des destinataire(s) du compte rendu, les noms des participants ainsi que leurs fonctions et, enfin, l'essentiel le titre, le sujet de la réunion.
  2. Rappeler le contexte de la réunion, c'est-à-dire pourquoi le choix du sujet (actualités récentes, précédents et/ou dans l'organisation), quel sujet est abordé, mais également rappeler qui est concerné et répondre aux questions suivantes : quand ? Où ?
  3. Trouver un développement pertinent, compréhensible et facile à lire en utilisant un plan afin de structurer le sujet en reprenant le plan de la réunion par exemple. Il est nécessaire d'avoir un esprit de synthèse et d'être très rigoureux en synthétisant ce qui a été dit avec les différents arguments et exemples de manière chronologique de façon à ce que les interlocuteurs se remémore la réunion à la lecture du compte rendu.
  4. Faire une conclusion, qui vient donner l'heure de fin de la réunion, le résultat finale de la réunion ou les réunions suivantes si le sujet n'est pas clos.

Toutefois, il est possible de faire un compte rendu de la réunion avec un développement beaucoup moins détaillé, mais l'en-tête, le contexte et la conclusion sont des points essentiels !

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Bon à savoir : qu'en est-il des réunions DP ?

Les réunions DP sont souvent des questions / réponses entre les DP et le ou la DRH accompagné(e) de le ou la Juriste Droit Social. Dès lors, le compte rendu de la réunion n'a pas à être assorti d'un développement comme conseillé ci-dessus. Une en-tête, une phrase introductive, la liste des questions posées avec leurs réponses et une phrase conclusive avec la date de fin sont suffisants.

Ce compte rendu est à transcrire dans le registre des DP (ou le coller dans ledit registre s'il est réalisé sur support informatique pour plus de lisibilité).

Avec la mise en place d'une nouvelle représentation du personnel, le CSE vient exercer les attributions des DP dans les entreprises d'au moins 11 salariés et de moins de 50 salariés. Mais, cela n'exonère pas pour autant la rédaction d'un compte rendu !

Utilisez un modèle ?  

De nombreux modèles sont disponibles sur Internet par différents sites. Même, s'il est toujours intéressant de s'appuyer sur un modèle, il faut garder en tête de faire son propre compte rendu par rapport à la réunion passée, en fonction de l'entreprise, de la forme que l'on veut mettre en avant et surtout les 3 informations essentielles ci-dessus que sont l'en-tête, le contexte et la conclusion finale. 

Vous pouvez télécharger gratuitement des modèles de compte rendu de réunion en version Word et PDF: Compte rendu Indirect non nominatif ou compte rendu Direct Nominatif;  sur ce site Codexa.

Comment bien rédiger un procès verbal ?

La rédaction du procès verbal est simple à partir du moment où l'on connaît quelles sont les informations obligatoires de la réunion à retranscrire obligatoirement. Il est soumis à la compétence du secrétaire de séance concernant la réunion passé. Le rédacteur est seul mais, à la fin il lui incombe de le soumettre à l'approbation des membres et de l'employeur afin de le valider ou d'opérer des modifications avant qu'il le signe et procède à son adoption par l'ensemble des membres à la réunion suivante, qui est le premier point à l'ordre du jour.

Au sein de l'entreprise, il s'emploie pour servir de preuve et faire valoir que tous les engagements pris par l'employeur au cours d'une réunion valent engagement unilatéral produisant des droits pour les salariés. Il est utilisé par les représentants du personnel, à savoir le CE et le CHSCT ou le CSE en obéissant à une procédure et une forme particulière. 

Mode d'emploi : la rédaction du PV du CE / CHSCT ou du CSE

Chaque réunion du CE et CHSCT ou du CSE doit doit donner lieu à la rédaction d'un procès verbal afin de donner une force juridique aux échanges et aux engagements pris par l'employeur.

  • Procès verbal comité d'entreprise Code du travail : une obligation légale !

L'article R. 2325-3 du Code du travail vient mettre en avant le caractère obligatoire de la rédaction du procès verbal du comité d'entreprise qui incombe au secrétaire du comité. Cette obligation de change par avec la création du CSE.

  • Connaître le rédacteur : secrétaire de CE / CHSCT : la rédaction du procès verbal vous incombe !

Il s'agit d'une compétence exclusive du secrétaire de CE / CHSCT, qui est le seul responsable de la rédaction ou de son contrôle s'il délègue à un tiers. Il ne peut se soustraire à cette obligation, mais il n'est pas impossible qu'il reçoive de multiples pressions. Il est recommandé au secrétaire CE / CHSCT de ne pas y céder et de retranscrire les échanges de la réunion en toute impartialité ! Même s'il s'agit du CSE aujourd'hui, la règle est la même : la rédaction du PV de réunion appartient au secrétaire du CSE !

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PV de CE / CHSCT : pourquoi la direction ne peut pas le rédiger ?

La Direction, c'est l'employeur ou son représentant. En conséquence, si elle rédige le PV de CE / CHSCT ou du CSE, elle sera partiale. Il y a alors un risque de fausser la rédaction des échanges en sa faveur et non pour l'ensemble des membres de la réunion. C'est pourquoi, la mission revient au secrétaire de l'instance, gardien des échanges et du procès-verbal.

S'il s'avère qu'un ou des membre(s) de la Direction rédige ou contrôle le PV de réunion CE / CHSCT ou CSE, alors l'employeur se rend coupable de délit d'entrave !

  • Respecter le délai d'établissement du PV CE / CHSCT ou CSE.

Le PV CE ou CSE doit être établi dans un délai minimum déterminé par accord d'entreprise. A défaut d'accord ce délai est fixé à 15 jours après la réunion (articles L. 2325-20 et D. 2325-3-1 du Code du travail). Quant au CHSCT, le Code du travail ne prévoit pas de délai, mais le règlement intérieur du CHSCT peut en fixer un, à défaut, il est tenu compte d'un délai raisonnable. 

Toutefois, des délais raccourcis sont prévus en raison de circonstances particulières : 3 jours en cas de projet de licenciement collectif pour motif économique et 1 jour en cas de redressement ou liquidation judiciaire.

Dès lors que la rédaction du PV du CE / CHSCT ou CSE est réalisée, le secrétaire doit obligatoirement le transmettre à tous les membres pour validation et à l'employeur. Si des observations ont lieu, elle devront être consignées dans le PV, qui sera adopté lors de la réunion suivante par tous les membres.

  • Connaître les particularités de la rédaction des procès-verbaux de CE / CHSCT ou du CSE.

L'accord d'entreprise peut définir les mentions qui doivent figurer dans le PV de réunion du CE / CHSCT ou CSE. A défaut d'un tel accord, certaines mentions sont obligatoires et sont celles de toutes les assemblées délibérantes :

  • la date, le lieu et l'heure de la réunion ;
  • la liste des participants avec leur qualité et la liste des invités absents éventuellement remplacés par leurs suppléants ;
  • les différents points inscrits à l'ordre du jour de la réunion ;
  • la retranscription des échanges et débats ;
  • les propositions formulées par les différents membres ;
  • les informations formulées par l'employeur ;
  • le résultat des votes pour l'adoption des résolutions ;
  • les décisions adoptées par les membres.

Afin d'aider le secrétaire du CE / CHSCT ou CSE à procéder à une retranscription la plus conforme dans un procès verbal, la loi n°2015-994 du 17 août 2015, dite loi "Rebsamen" prévoit la possibilité de recourir à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du comité. Le décret n°2016-453 du 14 avril 2016 vient définir les modalités du recours à la visioconférence pour le CE et le CHSCT (article L. 2325-5-1 du Code du travail).

  • Diffusion procès verbal comité d'entreprise / CHSCT ou CSE.

Une fois le procès verbal rédigé dans le délais prévu par l'accord d'entreprise ou par le Code du travail, le secrétaire doit obligatoirement le transmettre à l'employeur, ainsi qu'à tous les membres du comité.

Le PV fait alors l'objet d'une adoption généralement à la majorité des présents lors de la réunion suivante lors du premier point de l'ordre du jour. S'il y a des observations à faire sur le PV, elles doivent être ajoutées avant son adoption. Toutefois, un accord d'entreprise peut prévoir des modalités d'adoption différentes ou encore une transmission du PV à la DIRECCTE. 

Une fois adopté, le procès verbal CE / CHSCT ou CSE fait l'objet d'une diffusion. Il est diffusé ou affiché dans l'entreprise par le secrétaire du comité selon les modalités du règlement intérieur (article L. 2325-21 du Code du travail).

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Bon à savoir :  Quels sont les PV à transmettre à l'inspecteur du travail ?

Certains PV doivent obligatoirement être transmis à l'inspection du travail, à savoir :

  • les PV de réunions sur le projet d'un licenciement pour motif économique d'un salarié protégé ou de plus de 10 salariés ;
  • les PV de réunions relatifs à l'examen du bilan social dans les entreprise de plus de 300 salariés ;
  • la consultation sur la politique sociale de l'entreprise. 
  • Gérer la confidentialité des PV de réunions.

La confidentialité tient au respect de l'obligation de discrétion des membres et surtout du secrétaire de séance qui a la charge de rédiger les PV de réunions. Dans ce cadre, il doit veiller à ne pas divulguer des informations confidentielles, privées ou mensongères tant dans la rédaction que dans la diffusion ou l'affichage.    

  • Regarder un extrait de PV comité d'entreprise.

Comme expliqué pour le compte-rendu, un modèle est utile pour se faire une idée du document, mais il est important de faire son propre document. 

Détails des prestataires de la rédaction de compte rendu et de procès verbal sur le marché 

Déléguer la rédaction d'un compte rendu ou d'un procès verbal peut être avantageux en terme de temps.  

Il existe de nombreux prestataires sur le marché dans la rédaction de compte rendu et de procès verbal. Parmi eux, nous avons sélectionné 10 prestataires pour leurs qualités professionnelles.

Toutefois, nous vous conseillons de bien regarder les garanties proposées des prestataires en demandant un devis en tenant compte notamment de ces trois critères :

  • la sécurité et la confidentialité des données ;
  • la qualité du prestataire au travers son expérience ;
  • le besoin réel de votre organisation pour faire appel à un prestataire dans la rédaction de compte rendu, voire de procès verbal.

CODEXA

Codexa est une société créée en 2007 dont l'ambition est de devenir la référence sur le marché de la rédaction de comptes rendus de réunions professionnelles.


A l'écoute de ses clients, pour leur offrir un service de qualité, Codexa assure un fort développement depuis sa création :

  • 100 clients en février 2013 ;
  • SFR lui fait confiance en avril 2015 ;
  • plus de 2 millions de clients en novembre 2015 !

Caractéristiques et points forts

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    Rigueur rédactionnelle : capacité de savoir faire le tri entre les informations essentielles et accessoires tout en reformulant dans un langage professionnel sans jargon.
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    Qualité : mettre en oeuvre ses services par des rédacteurs issus des grandes écoles.
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    Adaptation au client : offrir un service adapté au client, en veillant à la confidentialité, par une écoute active et des délais de livraisons en fonction du besoin.
  • Compétence linguiste : réalisation de comptes rendus de réunions multilingues.
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    Rédacteurs polyvalents : capacité de mobiliser plusieurs rédacteurs pour couvrir des réunions simultanées lors d'un même évènement. 
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    Rédaction diversifiée : capacité de rédiger sur tous les sujets (IRP, RH, instances dirigeantes, instances publiques, communication lors des colloque ou séminaire, direction de projets).

Site : codexa.fr

UBIQUS

Ubiqus a créé le métier de rédacteur en 1991, et est leader sur les réunions de relations sociales, grâce à ses 120 rédacteurs salariés, présents à Paris comme en régions pour couvrir plus de 2100 instances clientes. Ubiqus est également un prestataire de services linguistiques présent dans la traduction, l'interprétariat et la rédaction multilingue.

Caractéristiques et points forts

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    Une certification : certification ISO 9001.
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    Une clientèle importante : plus de 23 000 clients dans le monde. 
  • Un spécialiste de l'international : l'objectif est d'accompagner le client à l'international.
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    Une série de mots guidant la réalisation des prestations : curiosité, excellence, dynamisme, créativité.

Site : ubiqus.fr

AB REPORT

AB Report, société créée en 2004, est leader sur le marché de la rédaction de compte rendu, synthèse, traduction, interprétation à destinations de tous types de clients, dont les IRP pour les comptes rendus et procès verbaux CE / CHSCT / CCE maintenant le CSE.  

ab report

Caractéristiques et points forts

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    Des prestations diversifiées et multilingues : de la rédaction de compte rendu à la traduction et l'interprétation sous différentes langues. 
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    Des prestations réalisées selon 3 valeurs : qualité, réactivité et confidentialité.
  • Des chiffres qu prouvent le savoir-faire : 4,2 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2017 et 380 clients réguliers.
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     De nombreux grands clients : EDF, Areva, BNP Paribas, Axa, SNCF, Schneider Electric. 

REDAC CE (RESUMEMO)

Rédac CE regroupe des experts en rédaction de PV de CE à partir d'enregistrements. 


Leader sur le marché, Rédac CE offre une rédaction de qualité animée par 3 mots : écoute, comprend, rédige.

REDAC CE

Caractéristiques et points forts

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    Ecoute du client : temps d'écoute et de conseil du client pour un procès verbal de réunion CE sur mesure.
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    Experts de la rédaction de PV : 20 ans d'expertise dans la rédaction de procès verbaux sous tous styles (révisé, intégral, synthétique...) par une équipe à taille humaine capable de comprendre les problématiques sociales.
  • Confidentialité et neutralité : soucis de l'assurance d'une rédaction de qualité dans la rédaction de PV en toute confidentialité et neutralité.

COMPTE-RENDU.FR

Compte-rendu.fr est, depuis 2005, la référence dans la rédaction de PV de CE et de CHSCT, qui deviennent le CSE.

Forte de son expertise dans en rédaction de PV, Compte-rendu.fr s'appuie sur une équipe de rédacteurs spécialisés de haut niveau. La société peut prendre en charge toute réunion en dépêchant un rédacteur sur place dans toute la France, ou bien rédiger les PV des réunions à partir des enregistrements.

Caractéristiques et points forts

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    Atout : la rédaction de PV de réunions CE, CHSCT ou CSE.
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    Haute satisfaction client : assurer un service de haut niveau avec la visée de l'excellence.
  • Confidentialité garantie : l'ensemble du personnel est soumis à une clause de confidentialité.
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     Service client irréprochable : une écoute active et un service rendu adapté au client, personnalisé et réactif.
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    Rapport qualité/prix imbattable : un prix fonction du client et basé sur l'excellence à prix raisonnable.

TRANSCRIPTUS

Transcriptus, société par actions simplifiée à associé unique, rédige depuis 2011 procès verbal, compte rendu et différents actes pour des évènements (actes de colloque, synthèse) pour différentes acteurs, comme les entreprises, collectivités, associations.

Caractéristiques et points forts

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    Services de qualité : une offre à la carte, à l'écoute du client, notamment par l'octroi de tarifs préférentiels pour les associations et ONG.
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    Confidentialité et neutralité absolue garanties essentielles dans la rédaction des comptes rendus et procès verbaux.
  • Satisfaction client : la réactivité et le respect des délais.

MOT-TECH

Mot-tech, créé depuis 2003, est leader français certifié ISO 9001 dans la rédaction de compte rendu sur mesure à destination des IRP.

Forte d'une rédaction de plus de 7000 procès verbaux rédigés à son actif (CE, CCE, CHSCT, comités de groupe, DUP), Mot-tech est spécialisé dans la rédaction de PV d'IRP tout en offrant d'autres services, tels des comptes rendus sur mesure ou encore des guides juridiques pour les IRP. 

mot tech rédacteurs du dialogue social

Caractéristiques et points forts

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    Une certification de qualité  : la certification ISO 9001 avec une vision d'une rédaction d'excellence.
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    Une rédaction importante : la rédaction de plus de 7000 PV.
  • Une diversification à destination des IRP : une offre de services diversifiés pour les IRP avec des guides juridiques et des fiches pratiques.
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    Confidentialité assurée : la garantie de la confidentialité dans la rédaction de compte rendu et procès verbal à chaque client.

LA COMPAGNIE DES RÉDACTEURS

La compagnie des rédacteurs est une association créée en 2015 spécialisée dans la transcription en français ou en anglais d’entretiens, réunions professionnelles et événements comme des conférences.


Cette association est le résultat d'une alliance entre un professeur de français certifié et une rédactrice américaine pour offrir une offre rédactionnelle d'excellence à différents acteurs pour leurs enregistrements.

Caractéristiques et points forts

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    Des professionnels compétents et certifiés : un professeur de français certifié et une rédactrice américaine.
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    Des exemples de transcriptions sur le site : des modèles de réalisation pour permettre de visualiser la méthode pour chaque interlocuteur, notamment les IRP.
  • Délai de livraison rapide : 1h d'enregistrement pour 1 journée de rédaction avec plus de temps nécessaire en cas de transcription anglaise , mais dans le respect des délais souhaités par le client.

[ME]MO & CO

[Me]mo & Co, entreprise girondine née en 2001, est l'association de plusieurs professionnels pour répondre aux besoins des entreprises dans la rédaction de comptes rendus de réunions.

memo co

Caractéristiques et points forts

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    Une expérience des besoins de l'entreprise : des rédacteurs professionnels qui travaillent aux côtés des grandes entreprises et des collectivités territoriales.
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    Une expertise diversifiée : une expertise dans la rédaction de comptes rendus, mais également des offres de services complémentaires, comme la transcription expresse, la location ou la vente de matériel d'enregistrement, l'interprétariat en langue des signes française (LSF) et la capacité de réaliser des comptes rendus en langues étrangères.
  • Un ensemble de services réalisés par des professionnels confirmés : association avec des rédacteurs professionnels sur tous le territoire français.
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    Un travail de qualité : confiance, sérieux et qualité du travail réalisé.
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    Une satisfaction client : témoignages clients accessibles sur le site.

AMK FRANCE

AMK France, société créée en 2012, est leader spécialiste dans la transcription audio professionnelle. 

Caractéristiques et points forts

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    Un service de qualité : écoute active du client, selon ses besoins, par une offre de transcription précise (transcription intégrale ou mot à mot, transcription intégrale épurée, transcription révisée, transcription révisée épurée, transcription synthétique, note de synthèse).
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    Une dizaine de transcripteurs à travers le monde : transcriptions possibles en toutes langues, notamment français, anglais, allemand, espagnol, italien, portugais.
  • Une satisfaction client : témoignages sur le site de nombreux clients dans tous les secteurs publics et privés (SNCF, Publicis, Leroy Merlin, Aéroport de Paris, Ministère de la Justice, Mairie de Paris, Université Paris Descartes...).
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    Analyse rapide de la demande client : devis rapide en 60 minutes.

CONCLUSION, QUE RETENIR ?


L'élaboration d'un compte rendu et d'un procès verbal est simple dès que les clés d'une bonne rédaction sont assimilés. Retenez-les à travers cette fiche et soyez rigoureux et organisé !

Si, pour des raisons de temps, vous décidez de choisir un prestataire, étudiez bien les besoins de votre organisation, les différents prestataires recommandés dans cette fiche et demandez des devis.