Guide URSSAF 2023 | Règle, Contrôle, Budget & Plafond

Les règles de l'URSSAF applicables aux CSE sont importantes à connaitre. C’est particulièrement le cas lorsque le CSE propose des activités sociales et culturelles aux salariés qui peuvent, pour un grand nombre d’entre elles, être soumises aux cotisations sociales collectées par l’URSSAF.

Les élus doivent connaitre ces obligations CSE envers l’URSSAF afin d’anticiper des dépenses, mais surtout éviter d’éventuels redressements lors de contrôle.

Pour vous aider à tout savoir sur les règles applicables en matière de cotisations sociales pour les différentes prestations financées par le CSE, nous avons analysé pour vous le guide URSSAF CSE 2023.

Qu'est-ce que l'URSSAF ? Définition et missions

Définition de l'URSSAF

L’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales ou URSSAF est un organisme gouvernemental en charge de collecter les cotisations et contributions sociales dans les entreprises afin d’assurer la gestion de la trésorerie de la Sécurité Sociale.

Missions de l'URSSAF

L'URSSAF a plusieurs missions :

• Collecter les cotisations et contributions sociales des entreprises.
• Gérer la trésorerie de la Sécurité Sociale.
• Contrôler l’application de la réglementation en luttant notamment contre le travail dissimulé.
• Favoriser et faciliter l’embauche en impliquant la mise en œuvre de services de simplification administrative, ainsi que la sécurité juridique des employeurs.
• Gérer les allègements et exonérations de cotisations.
• Collecter les ressources de la Sécurité Sociale et gérer leur attribution entre les différentes branches.
• Analyser les évolutions économiques.

Qu’est-ce qu’une cotisation sociale ?

C’est un des piliers du principe de solidarité qui soutient le système du droit du travail en France.

Il s’agit de versements, calculés en % du salaire, qui donnent droit en contrepartie pour le salarié à des prestations sociales, comme les indemnités en cas d’arrêt maladie, l’allocation de retour à l’emploi (ARE) lors de périodes de chômage ou les droits à la retraite.

Les cotisations sociales sont à la charge de l’employeur (cotisations patronales) et du salarié (cotisations salariales) par prélèvement sur le salaire brut. Elles sont prélevées à la source. L’employeur verse les deux parts de cotisation à l’Urssaf.

Simulation de cotisations URSSAF

Les cotisations sont calculées à partir de la rémunération des salariés, y compris comme toutes les sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l’occasion du travail. Il s’agit donc tout autant des salaires, que des indemnités, des primes, mais aussi des pourboires et de ce qu’on appelle les "avantages en nature". Car il ne faudrait pas être tenté de verser certains avantages aux salariés en dehors de leur salaire mensuel pour pouvoir réduire le montant des cotisations URSSAF.

L’URSSAF dispose en effet d’un certain nombre de règles pour encadrer justement tout ce qui constitue ces avantages en nature. Certaines prestations versées par le CSE au titre des Activités Culturelles et Sociales (ASC) peuvent précisément être considérées comme des avantages en nature et doivent ainsi suivre des règles précises.

Règles URSSAF et CSE : quelles obligations ?

URSSAF et CSE, quels liens ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises de plus de 10 salariés sont dotées d'un CSE. Elles doivent gérer cette instance avec ses deux ressources : 

• le budget de fonctionnement dit AEP
• le budget lié aux activités sociales et culturelles, qui ne concerne que les CSE des entreprises d'au moins 50 salariés, car celui des petites entreprises n'a pas de budget propre, sauf accord en ce sens. 

Les activités sociales et culturelles peuvent être gérées par le CSE dans les entreprises d'au moins 50 salariés et, dans certains cas, par l'employeur.

Les prestations allouées par le CSE ou directement par l'employeur sont, en principe, assujetties aux cotisations de Sécurité Sociale, car il s'agit de sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l'occasion du travail. Mais, l'URSSAF permet des tolérances en admettant que ces avantages soient exonérés du paiement des cotisations et contributions de Sécurité Sociale sous conditions.

Il convient de distinguer les avantages qu'il alloue de ses obligations sociales concernant les rémunérations qu'il verse à son propre personnel salarié.

URSSAF et prestations CSE : responsabilité

C'est à l'employeur, et non au CSE, que revient la responsabilité des déclarations et du versement des cotisations sociales afférentes aux avantages alloués par son CSE ne bénéficiant pas d'exonérations. En conséquence, il appartient au CSE de communiquer les éléments nécessaires à la déclaration et au calcul des cotisations.

Ainsi, lors d'un contrôle URSSAF CSE, celui-ci doit :

• Mettre à disposition de l'entreprise les documents comptables nécessaires au contrôle.
• Produire une comptabilité détaillée, assortie de justificatifs, avec une séparation des deux budgets.

Le cas du CSE employeur

Dans le cas où le CSE emploie du personnel, il devient employeur et doit alors déclarer et payer les cotisations sociales relatives à leur salaire. Cela s’applique qu’il s’agisse d’une personne permanente en charge de l’administratif et de la comptabilité relative aux ASC (comme c’est souvent le cas dans des CSE importants) ou qu’il s’agisse d’artistes ou techniciens employés par exemple lors de l’organisation d’un spectacle.

Si vous organisez un spectacle et que vous recrutez des artistes et techniciens, ces derniers sont salariés du CSE pendant toute la durée du spectacle. Donc, vous devez les déclarer et payer les cotisations sur la rémunération auprès du Guichet unique du spectacle occasionnel.

Lorsque le CSE devient employeur, il doit ainsi :

• Remplir une déclaration préalable à l’embauche auprès de son Urssaf.
• Créer un compte employeur.
• Envoyer ses déclarations via la déclaration sociale nominative (DSN).
• Payer les cotisations sur les salaires.

Règles URSSAF et CSE : quelles ASC soumises à cotisations ?

Tout avantage en nature ou somme versé à un salarié par le CSE est soumis à cotisations et contributions sociales, sauf si :

• Cette somme est versée à titre de secours.
• Elle fait partie d’une tolérance administrative.
• Son exonération est prévue par une loi ou un décret.

Principe général à connaitre sur l’URSSAF et le CSE

Depuis le 17 avril 1985, une instruction ministérielle prévoit que les prestations en lien avec les ASC du CSE sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

Il s’agit d’activités extra-professionnelles, sociales ou culturelles comme la détente, le sport ou les loisirs, proposées par le CSE aux salariés, stagiaires, anciens salariés et leurs familles. Ainsi, cela explique pourquoi certaines activités, comme les colonies de vacances, les chèques culture, les spectacles, les activités sportives et l’organisation de voyage, sont totalement exonérées de cotisations sociales.

Cette instruction prévoit que l’octroi de ces prestations peut être réservé aux salariés avec une condition d’ancienneté, sans pouvoir exiger plus de six mois. Par ailleurs, les prestations doivent être proposées à l’ensemble des salariés sans aucune discrimination (pas de distinction liée à la forme du contrat de travail, au temps de travail, à la présence effective, à l’ancienneté ou à la catégorie professionnelle par exemple).

Cependant, il existe la possibilité de moduler le montant des avantages en fonction de critères sociaux impartiaux et prédéterminés, quotient familial ou revenu fiscal de référence par exemple, connus de tous les salariés et fixés par accords et conventions collectives.

Pour autant, l’URSSAF a ajouté d’autres règles importantes pour les prestations versées par le CSE qu’il faut connaitre par cœur lorsqu’on est élu. C’est le cas particulièrement des bons d’achats et cartes-cadeaux qui se sont généralisés par leur praticité pour les CSE.

Détails des cotisations URSSAF par prestations CSE

Nous avons recueilli les informations contenues dans le guide URSSAF CSE PDF afin que vous puissiez les retrouver facilement.

Aides financières pour services à la personne et gardes d’enfants / Crèche, assistant maternel, garde d’enfant et emplois / Soutien scolaire

Ces services regroupent, par exemple, l’assistance aux personnes âgées ou handicapées, les aides pour les tâches ménagères ou familiales ainsi que le recours à une assistante maternelle, une crèche, une halte-garderie et l’accueil de loisirs pour les enfants de moins de 6 ans.

L’aide est valide pour l’emploi d’entreprises agréées, d’emploi direct ou de recours aux associations.

Elle est versée aux salariés, mais est exonérée de cotisations et contributions sociales uniquement pour le maximum des frais réellement versés par le salarié et dans la limite d’un plafond annuel.

Le CSE doit établir un état récapitulatif des montants versés chaque année. Pour cela, le salarié peut avoir à présenter des justificatifs.

• Si l’aide est attribuée sous forme de CESU préfinancé alors, il n’y a pas de justificatif à fournir.
• Si le salarié a utilisé les services d’une structure d’accueil pour enfant, il lui faudra présenter une facture indiquant le nombre de jours de garde, le tarif de la journée ou du forfait ainsi que la somme versée par la famille.
• Si le salarié a eu recours au service d’un employé de maison ou d’une assistante maternelle agréée, il devra fournir une copie des avis d’échéance ou de prélèvement des cotisations de Sécurité sociale ou la copie de l’attestation fiscale indiquant ses droits à réduction fiscale.
• Si le salarié a bénéficié des services d’une personne employée par une association ou d’une entreprise agréée, il présentera les factures indiquant les coordonnées complètes de l’organisme, son numéro et sa date d’agrément, l’identité du bénéficiaire, la nature des services fournis, le montant des sommes acquittées ainsi que le numéro d’immatriculation de la personne intervenant.

Bons d’achat ou cadeaux en nature ou Chèques-évènements ou jouets

Les bons d’achats, cartes-cadeaux et avantages en nature attribués lors d’évènements spécifiques et listés par l’URSSAF sont exonérés de cotisations sociales.

Les évènements concernés sont :

• La naissance, l’adoption.
• Le mariage, le pacs.
• Le départ à la retraite.
• La fête des Mères, des Pères.
• La Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas.
• Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile.
• La rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat.

Un seuil de 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (183€ au 1er janvier 2023) est appliqué par évènement et par année civile. Les bons d’achat sont donc cumulables, par évènement, s’ils respectent le seuil de 5% du plafond mensuel.

Dans le cas où le CSE souhaite verser des bons d’achats, cartes-cadeaux ou autres avantages en nature pour un évènement qui n’est pas dans cette liste, cela peut rester exonéré de cotisations sociales à certaines conditions.

En dehors de ces évènements, le montant de bons d’achat, cartes-cadeaux ou autres attribué à un salarié en ne devra pas dépasser, au cours de l’année civile, 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale (183€ au 1er janvier 2023).

Si cette condition n’est pas remplie, alors le bon d’achat est soumis à cotisation pour son montant global, à savoir dès le 1er euro.

Cas pratique 

Un salarié obtient 2x50€ de chèque-cadeau valables dans des enseignes autours des bébés pour la naissance de ses jumeaux en février, puis 100€ de bons d’achat multi-enseigne à l’occasion des vacances d’été en juin et enfin de nouveau 100€ de cartes-cadeaux à l’occasion des 100 ans de l’entreprise en octobre.

• Les 2x50€ de naissance sont exonérés de cotisations, car prévus dans la liste des évènements acceptés par l’Urssaf, conformes à l’évènement en lien avec lequel ils sont attribués et pour un montant en dessous du seuil des 5% du plafond mensuel de sécurité sociale par bon par évènement.
• Les 100€ des vacances d’été également, car même s’ils ne sont pas dans la liste des évènements prévus, ils restent en dessous du plafond. Par contre, les 100€ pour l’anniversaire de l’entreprise sont intégralement soumis à cotisation, car le cumul des 200€ pour une même année civile fait dépasser le plafond prévu par l’Urssaf.

Cantine

Lorsque le CSE participe aux frais de cantine, 2 règles s’appliquent :

• Si la participation salariale au prix du repas est inférieure à 2,60 € (en 2023) alors les cotisations et contributions sociales sont dues sur le tarif forfaitaire de l’avantage en nature (5,20 € en 2023) avec déduction de la participation salariale.
• Si la participation salariale au prix du repas est supérieure ou égale à 2,60 € alors aucune cotisation ni contribution salariale n’est due.

Carte de réduction

Pour que les cartes de réduction puissent bénéficier d’exonérations de cotisation, il faut qu’elles concernent exclusivement des prestations favorisant des activités sociales et culturelles.

Chèques vacances

Les chèques vacances peuvent être exonérés de cotisations et de contributions sociales s’ils sont acquis uniquement par le CSE sans participation de l’employeur. Dans le cas contraire, elles sont dues.

Colonie de vacances

L’exonération de cotisation est sous réserve de la présentation d’attestations d’inscriptions fournies par les salariés au CSE.

Congés d’éducation ouvrière ou de formation syndicale

Le CSE peut verser des indemnités pour congés d’éducation ouvrière ou de formation syndicale.

Les cotisations et contributions sociales sont dues si elles sont données pour compenser une perte de salaire. Elles seront exonérées s’il s’agit de couvrir les frais associés à ces congés (avec présentation de justificatifs).

Décès

Si le montant donné en cas d’un décès d’un membre de la famille du salarié est d’un montant inférieur ou égal à 183 € en 2023 (5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale) alors il est exonéré. S’il dépasse ce montant, il faut prouver le secours.

Médaille du travail

• Si la prime du CSE en cas de médaille du travail et celle de l’employeur sont inférieures ou égales au salaire mensuel de base du salarié alors elle est exonérée.
• Si elle est supérieure, alors la partie excédentaire est soumise à cotisation et contributions sociales.

Prévoyance

Il faut distinguer les contrats de prévoyance à caractère collectif ou individuel.

• La participation du CSE à des contrats à caractère individuel et/ou facultatif est soumise aux cotisations sociales et à la CSG-CRDS.
• La participation du CSE à des contrats à caractère collectif et obligatoire est exonérée de cotisations sociales si les conditions de l’article L.242-1 du Code de la sécurité sociale et des obligations relatives aux contrats de santé responsables sont respectées. Cette exonération est limitée à la partie ne dépassant pas 6 % du plafond annuel de la Sécurité sociale (2 640 € en 2023) et 1,5 % de la rémunération soumise aux cotisations de Sécurité sociale sans excéder 12 % du plafond annuel de la Sécurité sociale (5 280 € en 2023) en cumulant la participation du CSE et celle de l’employeur. La participation est redevable du forfait social de 8 % et entre dans l’assiette CSG-CRDS.

Prix en nature

Dès qu’ils présentent un caractère aléatoire et exceptionnel, les prix en nature sont exclus des assiettes sociales. Ce n’est pas le cas, en revanche, s’ils sont la récompense de performances professionnelles.

Retraite supplémentaire

La participation du CSE à des contrats à caractère collectif et obligatoire est exonérée de cotisations sociales dans la limite de :

• 5 % du plafond annuel de la Sécurité sociale (2 200 € en 2023) pour un temps plein toute l’année civile.
• Ou 5 % de la rémunération soumise aux cotisations de Sécurité sociale dans la limite de 5 fois le montant du plafond annuel de la Sécurité sociale (219 960 € pour 2023).

Il est obligatoire pour calculer ces plafonds de prendre en compte la participation du CSE et celle de l’employeur.

La partie excédant ces plafonds est intégrée dans l’assiette de cotisations et contributions sociales de droit commun.

Titres-restaurant

Lorsque la participation totale de l’employeur et du CSE aux titres-restaurant est comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre sans dépasser 6,50 € (en 2023) alors elle est exonérée.

Élus, vous voilà désormais parés pour choisir vos prestations ASC en comprenant bien les enjeux des règles URSSAF propres aux CSE !

URSSAF et CSE : quelles ressources pour vous aider ?

L'URSSAF dispose d'un site internet très bien construit sur lequel vous pourrez trouver de nombreuses informations relatives aux CSE, notamment sur les prestations liées aux activités sociales et culturelles :

• Quelles sont les obligations des CSE ?
• Quelles prestations sont soumises à cotisations et celles qui ne le sont pas ?
• Quelles prestations sont soumises ou exonérées de cotisations selon les cas ?

Pour vous aider à contacter l'URSSAF, voici 4 moyens de communication possibles du plus au moins efficace :

• Poser une question à l'URSSAF sur votre espace personnel sur le site de l'URSSAF, qui a une obligation de réponse en principe dans les 48 heures.
• Utiliser le rescrit social, qui permet à tout cotisant d'interroger l'URSSAF sur la législation ou un cas d'espèce en cas de doute.
  Comment procéder ? Remplissez le formulaire de demande de rescrit et renvoyez-le si possible en recommandé avec accusé de réception pour des raisons de preuves. Adresse web : https://www.cea.urssaf.fr/portail/accueil.html
• Envoyer un courrier à l'adresse suivante : Urssaf Ile-de-France - Siège social - 93518 Montreuil Cedex.
• Utiliser votre téléphone du lundi au vendredi de 9h à 17h depuis la France au 3957 (service 0,12 € min + prix d'appel) ou depuis l'étranger au 00 33 9 69 36 00 57 (tarif variable selon l'opérateur téléphonique).

Face au moindre doute, n'hésitez pas à contacter l'URSSAF, car chaque cas de prestations CSE reste spécifique et peut faire l'objet de questions. Lorsqu'il s'agit d'URSSAF et CSE, il vaut mieux anticiper que se retrouver avec des pénalités a posteriori !