Guide Ursaff 2023 | Règle, Contrôle, Budget & Plafond

Les règles de l'URSSAF applicables aux CSE sont importantes à connaitre. C’est particulièrement le cas lorsque le CSE propose des activités sociales et culturelles aux salariés qui peuvent, pour un grand nombre d’entre elles, être soumises aux cotisations sociales collectées par l’URSSAF.

Les élus doivent connaitre ces règles URSSAF propres aux CSE afin d’anticiper des dépenses, mais surtout éviter d’éventuels redressements lors de contrôle. 

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les règles applicables en matière de cotisations sociales pour les différentes prestations financées par le CSE.

URSSAF CSE

Qu'est-ce que l'URSSAF ? Définition et missions

Définition de l'URSSAF

L’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales ou URSSAF est un organisme gouvernemental en charge de collecter les cotisations et contributions sociales dans les entreprises afin d’assurer la gestion de la trésorerie de la Sécurité Sociale.

Missions de l'URSSAF

L'URSSAF dispose de plusieurs missions :

  • collecter les cotisations et contributions sociales des entreprises,
  • gérer la trésorerie de la Sécurité Sociale,
  • contrôler l’application de la réglementation en luttant notamment contre le travail dissimulé,
  • favoriser et faciliter l’embauche en impliquant la mise en œuvre de services de simplification administrative, ainsi que la sécurité juridique des employeurs,
  • gérer les allègements et exonérations de cotisations,
  • collecter les ressources de la Sécurité Sociale et gérer leur attribution entre les différentes branches,
  • analyser les évolutions économiques.

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Qu’est-ce qu’une cotisation sociale ?

C’est un des piliers du principe de solidarité qui soutient le système du droit du travail en France. 

Il s’agit de versements, calculés en % du salaire, qui donnent droit en contrepartie pour le salarié à des prestations sociales, comme les indemnités en cas d’arrêt maladie, l’allocation de retour à l’emploi (ARE) lors de périodes de chômage ou les droits à la retraite. 

Les cotisations sociales sont à la charge de l’employeur (cotisations patronales) et du salarié (cotisations salariales) par prélèvement sur le salaire brut. Elles sont prélevées à la source. L’employeur verse les deux parts de cotisation à l’Urssaf.

Les cotisations sont calculées à partir de la rémunération des salariés, compris comme toutes les sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l’occasion du travail. Il s’agit donc tout autant des salaires, que des indemnités, des primes, mais aussi des pourboires et de ce qu’on appelle les "avantages en nature". Car il ne faudrait pas être tenté de verser certains avantages aux salariés en dehors de leur salaire mensuel pour pouvoir réduire le montant des cotisations URSSAF.

L’URSSAF dispose en effet d’un certain nombre de règles pour encadrer justement tout ce qui constitue ces avantages en nature. Certaines prestations versées par le CSE au titre des ASC peuvent précisément être considérées comme des avantages en nature et doivent ainsi suivre des règles précises.

Règles URSSAF et CSE : quelles obligations ?

URSSAF et CSE, quels liens ?

Au 1er janvier 2020, toutes les entreprises seront dotées d'un CSE. Elles devront alors gérer cette nouvelle instance avec ses deux ressources : 

Les activités sociales et culturelles peuvent être gérées par le CSE dans les entreprises d'au moins 50 salariés et, dans certains cas, par l'employeur. 

Les prestations allouées par le CSE ou directement par l'employeur sont, en principe, assujetties aux cotisations de Sécurité Sociale, car il s'agit de sommes versées aux travailleurs en contrepartie ou à l'occasion du travail. Mais, l'URSSAF permet des tolérances en admettant que ces avantages soient exonérés du paiement des cotisations et contributions de Sécurité Sociale sous conditions. 

Il convient de distinguer les avantages qu'il alloue de ses obligations sociales concernant les rémunérations qu'il verse à son propre personnel salarié.

URSSAF et prestations CSE : responsabilité

C'est au rôle de l'employeur, et non du CSE, que revient la responsabilité des déclarations et du versement des cotisations sociales afférentes aux avantages alloués par son CSE ne bénéficiant pas d'exonérations. En conséquence, il appartient au CSE de communiquer les éléments nécessaires à la déclaration et au calcul des cotisations. 

Ainsi, lors d'un contrôle par l'URSSAF de l'employeur, le CSE doit :

  • mettre à disposition de l'entreprise les documents comptables nécessaires au contrôle ;
  • produire une comptabilité détaillée, assortie de justificatifs, avec une séparation des deux budgets. 

Les prestations CSE soumises aux cotisations URSSAF

Les prestations non-soumises à cotisations

Les prestations soumises à cotisations

Les prestations soumises ou exonérées de cotisations selon les cas

Les prestations en espèces ou en nature versées à des salariés ou anciens salariés de l’entreprise ne sont pas soumises à cotisations si elles se rattachent directement aux activités sociales et culturelles du CSE ou en l’absence de CSE dans l’entreprise de moins de 50 salariés ou plus de 50 salariés sur présentation du procès-verbal de carence.

Les prestations allouées par le CSE ou directement par l’employeur sont soumises à cotisations.

Il peut s’agir des sommes versées pour le compte de l’employeur selon une obligation légale ou contractuelle, comme les IJSS, mais également les sommes se présentant comme un complément de rémunération, les primes (de fête de fin d’année, de Noël, de vacances, de préretraite, de retraite…).

Il s'agit notamment des :

- cantines, titres-restaurants,

- gratifications allouées lors d’une remise d’une médaille de travail ainsi que les primes versées concomitamment,

- prêts pour les salariés.

Il existe plusieurs cas d’exonérations dont certaines reposent sur une tolérance ministérielle. Il convient de se rapprocher de l'URSSAF en définissant précisément les activités sociales et culturelles afin de savoir s'il y a ou non assujettissement à cotisations et s'il y a ou non exonération de cotisations en prenant contact avec les canaux de communication listé ci-après.

Le cas du CSE employeur

Dans le cas où le CSE emploie du personnel, il devient employeur et doit alors déclarer et payer les cotisations sociales relatives à leur salaire. Cela s’applique qu’il s’agisse d’une personne permanente en charge de l’administratif et de la comptabilité relative aux ASC (comme c’est souvent le cas dans des CSE importants) ou qu’il s’agisse d’artistes ou techniciens employés lors de l’organisation d’un spectacle, par exemple. 

Si vous organisez un spectacle et que vous recrutez des artistes et techniciens, ces derniers sont salariés du CSE pendant toute la durée du spectacle. Donc, vous devez les déclarer et payer les cotisations sur la rémunération auprès du guichet unique du spectacle occasionnel. 

Dans le cas précis d’embauche d'employés temporaires artistiques ou techniques liés à la réalisation d’un spectacle, le CSE doit faire les déclarations nécessaires auprès du Guichet Unique du spectacle occasionnel (GUSO).

Lorsque le CSE devient employeur, il doit ainsi : 

  • effectuer une déclaration préalable à l’embauche auprès de son Urssaf ;
  • ouvrir un compte employeur ;
  • réaliser ses déclarations via la déclaration sociale nominative (DSN) ;
  • verser les cotisations sur les salaires.

En résumé

Le CSE est l’instance unique représentative du personnel, obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés. Dans les entreprises de plus de 50 salariés, il joue un rôle important dans la mise en place d’activités sociales et culturelles (ASC).

Dans ce cadre, un budget spécifique doit être consacré à ces activités. C’est ce qui fait toute la subtilité de la comptabilité des CSE qui doit être bien maitrisée par les élus pour assurer la gestion de cette instance. Les ASC sont des activités proposées, financées et organisées en partie ou en totalité par le CSE à destination des salariés et de leur famille. Certaines prestations versées par le CSE dans le cas des ASC sont soumises à cotisations sociales.

Toutefois, c’est l’employeur, et non le CSE, qui est responsable des déclarations et du versement des cotisations sociales à l’Urssaf sur les prestations allouées. Pour cela, le CSE doit donc informer chaque mois l’employeur des sommes versées par typologie de prestations soumises à cotisations. 

L’obligation du CSE est ainsi de transmettre chaque mois, sous forme de bordereau nominatif, les sommes versées aux salariés et soumises à cotisations. En cas de contrôle URSSAF, le CSE met à disposition les documents comptables relatifs aux prestations versées et nécessaires à l’accomplissement du contrôle.

Lorsque le CSE recrute des salariés (y compris temporairement) il devient employeur et est alors responsable des déclarations et du versement des cotisations sociales sur les salaires versés à ses salariés.

Règles URSSAF et CSE : quelles ASC soumises à cotisations ?

Toute somme ou avantage en nature versé à un salarié par le CSE est soumis à cotisations et contributions sociales, sauf si : 

  • cette somme est versée à titre de secours ;
  • son exonération est prévue expressément par une loi ou un décret ;
  • elle entre dans le champ de la tolérance administrative.

Les règles d'exonérations de cotisations et contributions sociales ne s'appliquent pas non plus dans trois situations :

  • les chèques vacances financés par une entreprise comptant plus de 50 salariés, même sur présentation d'un procès-verbal de carence ;
  • la participation patronale à des œuvres sociales en présence d'un CSE, sauf délégation expresse, et pour les activités de service à la personne ;
  • dans les entreprises de plus de 50 salariés en l'absence de CSE qui ne présentent pas de procès-verbal de carence. 

Principe général à connaitre

Depuis le 17 avril 1985, une instruction ministérielle prévoit que les prestations en lien avec les ASC du CSE sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

Il s’agit d’activités extra-professionnelles, sociales ou culturelles comme la détente, le sport ou les loisirs, proposées par le CSE aux salariés, stagiaires, anciens salariés et leurs familles. Ainsi, cela explique pourquoi certaines activités, comme les colonies de vacances, les chèques culture, les spectacles, les activités sportives et l’organisation de voyage, sont totalement exonérées de cotisations sociales.

 Cette instruction prévoit que l’octroi de ces prestations peut être réservé aux salariés avec une condition d’ancienneté, sans pouvoir exiger plus de six mois. Par ailleurs, les prestations doivent être proposées à l’ensemble des salariés sans aucune discrimination (pas de distinction liée à la forme du contrat de travail, à l’ancienneté ou à la catégorie professionnelle par exemple).

Pour autant, l’URSSAF a ajouté d’autres règles importantes pour les prestations versées par le CSE qu’il faut connaitre par cœur lorsqu’on est élu. C’est le cas particulièrement des bons d’achats et cartes-cadeaux qui se sont généralisés par leur praticité pour les CSE.

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Cas particulier des bons d’achats et cartes-cadeaux

Les bons d’achats, cartes-cadeaux et avantages en nature attribués lors d’évènements spécifiques et listés par l’URSSAF sont exonérés de cotisations sociales.

Il s’agit de :

  • la naissance, l’adoption ;
  • le mariage, le pacs ;
  • le départ à la retraite ;
  • la fête des mères, des pères ;
  • la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas ;
  • Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile ;
  • la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat. 

Un seuil de 5% du plafond mensuel de la Sécurité sociale (171€ au 1er janvier 2022) est appliqué par événement et par année civile. Les bons d’achat sont donc cumulables, par événement, s’ils respectent le seuil de 5% du plafond mensuel.

Attention

Le bénéficiaire d’un bon d’achat doit être concerné par l’événement. 

Par exemple, un salarié célibataire sans enfant n’est pas concerné par les bons d’achat pour la rentrée scolaire, la fête des pères ou Noël des enfants. 

Par ailleurs, l’attribution des bons d’achats pour ces évènements doit se faire selon une utilisation en lien avec l’évènement pour lequel il a été distribué. Il ne doit pas possible de les utiliser notamment pour acheter du carburant ou des produits alimentaires courant. 

Un bon d’achat lié à la rentrée scolaire doit ainsi permettre d’acquérir des biens dans des rayons précis comme la papeterie, les livres, les vêtements pour enfant ou l’équipement informatique.

Dans le cas où le CSE souhaite verser des bons d’achats, cartes-cadeaux ou autres avantages en nature pour un évènement qui n’est pas dans cette liste, cela peut rester exonéré de cotisations sociales à certaines conditions. 

En dehors de ces évènements, le montant de bons d’achats, cartes-cadeaux ou autres attribué à un salarié en ne devra pas dépasser, au cours de l’année civile, 5% du plafond mensuel de la Sécurité Sociale (171€ au 1er janvier 2022). 

Si cette condition n’est pas remplie, alors le bon d’achat est soumis à cotisation pour son montant global, à savoir dès le 1er euros.

Exemple

Un salarié obtient 2x50€ de chèque-cadeau valables dans des enseignes autours des bébés pour la naissance de ses jumeaux en février, puis 100€ de bons d’achats multi-enseigne à l’occasion des vacances d’été en juin et enfin de nouveau 100€ de cartes-cadeaux à l’occasion des 100 ans de l’entreprise en octobre.

Les 2x50€ de naissance sont exonérés de cotisations, car prévus dans la liste des évènements acceptés par l’Urssaf, conformes à l’évènement en lien avec lequel ils sont attribués et pour un montant en dessous du seuil des 5% du plafond mensuel de sécurité sociale par bon par évènement.

Les 100€ des vacances d’été également, car même s’ils ne sont pas dans la liste des évènements prévus, ils restent en dessous du plafond. Par contre, les 100€ pour l’anniversaire de l’entreprise sont intégralement soumis à cotisation, car le cumul des 200€ pour une même année civile fait dépasser le plafond prévu par l’Urssaf.

Les autres prestations soumises à cotisations

D’autres prestations peuvent être mises en place par le CSE en dehors des activités culturelles, de loisirs, de détentes et de sport ou des bons d’achats.

Il peut s’agir : 

  • d’aide financière pour service à la personne (crèche, soutien scolaire, aide ménagère) ;
  • de cantine et titres restaurants ;
  • de chèques vacances ;
  • de prévoyance ;
  • d’emprunt ;
  • de bourses d’études ;
  • de médaille du travail.

Pour ces prestations, les règles d'exonération soumises aux cotisations sociales sont propres à la manière dont elles sont financées, notamment la part versée par l'employeur, celle versée par le CSE et celle finalement supportée par le salarié.

Un récapitulatif des règles URSSAF pour les CSE par type de prestations pour ces cas spécifiques est détaillé dans un guide réalisé par l’URSSAF dans cet objectif.

Élu, vous voilà désormais parés pour choisir vos prestations ASC en comprenant bien les enjeux des règles URSSAF propres aux CSE !

URSSAF et CSE : quelles ressources pour vous aider  ?

L'URSSAF dispose d'un site internet très bien construit sur lequel vous pourrez trouver de nombreuses informations relatives aux CSE, notamment sur les prestations liées aux activités sociales et culturelles :

  • Quelles sont les obligations des CSE ?
  • Quelles prestations sont soumises à cotisations et celles qui ne le sont pas ?
  • Quelles prestations soumises ou exonérées de cotisations selon les cas ?

Besoin d'une formation CSE / SSCT ? Billetterie ? Compte rendu ? Autres ?

Pour vous aider à contacter l'URSSAF, voici 4 moyens de communication possibles du plus au moins efficaces :

  • Poser une question à l'URSSAF sur votre espace personnel sur le site de l'URSSAF, qui a une obligation de réponse en principe dans les 48 heures. 
  • Utiliser le rescrit social, qui permet à tout cotisant d'interroger l'URSSAF sur la législation ou un cas d'espèce en cas de doute. Comment procéder ? Remplissez le formulaire de demande de rescrit et renvoyez-le si possible en recommandé avec accusé de réception pour des raisons de preuves.  
  • Envoyer un courrier à l'adresse suivante : Urssaf Ile-de-France - Siège social - 93518 Montreuil Cedex.
  • Utiliser votre téléphone du lundi au vendredi de 9h à 17h depuis la France au 3957 (service 0,12 € min + prix d'appel) ou depuis l'étranger au 00 33 9 69 36 00 57 (tarif variable selon l'opérateur téléphonique).

Face au moindredoute, n'hésitez pas à contacter l'URSSAF, car chaque cas de prestations CSE reste spécifique et peut faire l'objet de doutes. Lorsqu'il s'agit d'URSSAF et CSE, il vaut mieux anticiper que se retrouver avec des pénalités a postériori !