Obligations comptables du CSE : guide (2021)

Instauré en 1945, le comité d’entreprise occupait une place prépondérante au sein des entreprises. Avant sa disparition et la mise en place d'une instance unique représentative du personnel depuis le 1er janvier 2020, le CSE, le CE était une instance importante et appréciée par les salariés. Le nouveau CSE a repris une grande partie du fonctionnement du CE notamment sur les obligations comptables, dont le dispositif de contrôle avait été renforcé par la loi de janvier 2015.

Cette loi et une grande majorité des règles comptables qui pesaient sur le CE ont été reportées sur le fonctionnement du CSE. Il est soumis à des obligations comptables, car il doit être géré comme une entreprise avec des entrées et sorties d'argent.

Élus, vous devez connaitre l'ensemble des principes comptables afin de bien gérer votre comité social et économique (CSE) qui est soumis à une obligation transparence vis-à-vis des salariés en détaillant ses comptes annuels. Découvrez dans ce guide tout ce qu'il faut savoir sur la comptabilité du CSE.

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Les principes comptables du CSE

La loi du 5 mars 2014 sur la transparence des comptes, dont les règles ont été reprises par l'ordonnance instituant le CSE, prévoit de nombreuses obligations, notamment que tous les CSE doivent tenir une comptabilité plus ou moins importante selon la grandeur du CSE et respecter l'obligation de présenter chaque année un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport annuel de gestion.

Important - règles du CE et du CSE

En 2018, le CE a été absorbé par le Comité Social et Économique (CSE), conformément à l’ordonnance de septembre 2017 dite ordonnance Macron. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés, cette nouvelle IRP unique regroupe les instances de représentation du personnel (CE, CHSCT, délégués du personnel) en une seule.


Fiscalement, cette fusion n’a eu aucune incidence sur les entreprises ayant un nombre de salariés inférieur à 50. Pour celles dont le nombre de salariés excèdent 50, les obligations comptables du CSE sont identiques à celles qui incombaient précédemment au CE. Les contraintes fluctuent donc en fonction du montant des subventions allouées, du total bilan et des ressources. 

De même qu'ils existaient une classification des CE selon leur taille les mêmes critères ont été retenus pour classifier les CSE et ainsi faire varier leurs obligations comptables en fonction de leur taille. 


Le seul changement au niveau du CSE est l’opportunité de transfert de l’excédent annuel des subventions de fonctionnement aux activités sociales et culturelles. C’est une liberté qui est accordée aux membres du CSE.


Dès la mise en place du CSE, les documents de gestion du CE ont été transmis à la nouvelle entité, sous la supervision d’un Expert comptable, d'un commissaire aux comptes ou d’un avocat durant toutes les étapes de transfert.

Les obligations comptables relevant du droit commun

Le 2 avril 2015, l’Autorité des Normes Comptables, à travers deux règlements (Règlement 2015-01 et Règlement 2015-02),  a énoncé les éléments devant figurer dans les comptes des CE anciennement et désormais des CSE. Ces obligations, de façon concrète sont énumérées aux articles L2325-45 et L123-12 du code de commerce et comprennent :

  • un enregistrement comptable des mouvements qui affectent le patrimoine par ordre chronologique (les débits et crédits),
  • un inventaire à réaliser une fois par an afin de comptabiliser l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine,
  • un établissement des comptes annuels à la clôture de l'exercice au regard de l'enregistrement comptable et de l'inventaire en comprenant un compte de résultat, un bilan et une annexe,
  • une obligation de fournir des informations sur des transactions importantes (article L. 2315-66 du Code du travail),
  • une obligation d'établir un rapport en charge de présenter des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière afin de comprendre l'analyse des comptes (article L. 2315-69 du Code du travail),
  • une obligation d'établir un rapport sur les conventions passées entre le CSE et l'un de ses membres (article L. 2315-70 du Code du travail),
  • une obligation de rendre compte au nouveau comité une fois l'instance renouvelée en remettant au nouveau membre l'ensemble des documents relatifs à la gestion comptable et financière. 

Les obligations comptables du comité social et économique (CSE) dépendent de la taille des CSE. Ainsi, trois seuils déterminent les obligations comptables en application des décrets D. 2325-9D. 2325-16 et D. 2325-11 du Code du travail, et détaillées aux articles D. 823-7-1 du Code de commerce et D. 2315-33 du Code du travail.

Les obligations comptables selon la taille du CSE

La comptabilité des petits CSE

Les petits CSE sont ceux dont les ressources (fonctionnement et œuvres sociales cumulées) sont inférieures ou égales à 153 000 €. Ils réalisent ce qu'on appelle une comptabilité ultra simplifiée, encadrée par les articles D. 2325-11 du Code du travail et D. 612-5 du Code de commerce). 

Les obligations comptables sont légères avec une comptabilité recettes-dépenses en ayant l'obligation de (article L. 2315-65 du Code du travail) :

  • tenir un livre retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses qu'il réalise et des recettes qu'il perçoit ;
  • établir, une fois par an, un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à son patrimoine et à ses engagements en cours.

La comptabilité des CSE de taille moyenne

Elle est qualifiée de comptabilité simplifiée. Dans cette catégorie, on retrouve les CSE dont les ressources allouées sont supérieures à 153 000 € et qui, à la clôture d'un exercice, ne dépassent pas plus de 2 des 3 seuils suivants (fixés par le décret D. 2315-33 du Code du travail) :

  • 50 salariés qui travaillent de façon continue dans l’entreprise ;
  • 1,55 M€ de total bilan ;
  • 3,1 M€ de ressources.

Ces CSE peuvent adopter "une présentation simplifiée de ses comptes, selon des modalités fixées par un règlement de l'Autorité des normes comptables, et n'enregistrer ses créances et ses dettes qu'à la clôture de l'exercice" (article D. 2315-64 du Code du travail).

Ils doivent également, contrairement aux petits CE / CSE de comptabilité ultra-simplifiée, présenter leurs comptes annuels à un expert-comptable, dont le coût est pris en charge par le CSE sur la subvention de fonctionnement.

La comptabilité des CSE de grande taille

Les gros CSE sont ceux ayant dépassé au moins 2 des 3 seuils évoqués précédemment.

Ils doivent tenir une comptabilité complète, soit une comptabilité d'engagement dite "créances et dettes" sans simplification au regard de l'article L. 123-12 du Code de commerce et au respect des modalités définies par l'Autorité des Normes Comptables. 

Ils doivent produire des comptes comptables complets comprenant un compte de résultat, un bilan et une annexe.

Ils doivent avoir recours à un expert-comptable pour présenter les comptes annuels et nommer un commissaire aux comptes (CAC) et un suppléant, distincts de ceux de l'entreprise dont le rôle est de contrôler les comptes et d'exercer un pouvoir d'alerte. Le coût de la certification par le CAC est pris en charge par le CE /CSE sur la subvention de fonctionnement. 

Ils doivent créer une commission des marchés. Celle-ci est composée de membres titulaires dont le rôle est de choisir les fournisseurs et prestataires du CE / CSE et de définir l'ensemble des modalités d'achat de fournitures, services et travaux d'un certain montant. Tous les ans, cette commission rend un rapport d'activité annexé au rapport de gestion du CE / CSE (article L. 2315-44-1 du Code du travail).

En résumé  

  • les CSE qui ont des ressources inférieures à 153 000 € =  comptabilité ultra-simplifiée, soit une tenue des comptes de trésorerie ;
  • les CSE qui ont des ressources supérieures à 153 000 € et qui ne remplissent pas au moins 2 critères suivants : 50 salariés à temps plein, 1,55 million d’euros de bilan et 3,1 millions d’euros de ressources = comptabilité de droit commun ou une comptabilité d’engagement avec expert-comptable obligatoire ;
  • les CSE qui ont des ressources supérieures à 153 000 €  et remplissent au moins 1 des critères suivants : 50 salariés à temps plein, 1,55 million d’euros de bilan et 3,1 millions d’euros de ressources = comptabilité de droit commun avec nomination obligatoire d’un commissaire aux comptes.
  • La gestion du budget du CSE

    Le financement et le budget du CSE ont repris en grande partie les éléments déjà prévus pour les anciens comités d'entreprises. Vous trouverez un guide complet du financement et du budget du CSE sur notre site. Toutefois, nous vous détaillons ici quelques éléments importants à connaitre sur le budget du CSE affectant les obligations comptables, comme le calcul de la masse salariale, les transferts de budget possibles et l'ouverture d'un compte bancaire.

    La rémunération du personnel

    Le compte 641 du plan comptable général comprend toutes les rémunérations brutes du personnel, c'est-à-dire les salaires nets plus les charges salariales correspondantes. Il servait de base pour calculer la masse salariale dans le calcul du budget des comités d'entreprises. Sont également compris dans ce compte les rémunérations des gérants majoritaires SARL ou EURL et  celles versées aux administrateurs de sociétés, tels le président de SAS, membre du directoire de SA.

    Le compte 641 comprend enfin les congés payés, les primes et gratifications, ainsi que les indemnités et avantages divers.

    Depuis une décision du 30 mars 2011 (n°10-30.080), la Cour de cassation se basait sur le compte 641 pour définir la masse salariale brute pour calculer les budgets du CSECependant, cette assiette de calcul n'était pas celle adoptée par les entreprises. En effet, ces dernières se référaient à la déclaration annuelle de données sociales (DADS), qui n’inclut pas tous les éléments du compte 641.

    En conséquence, une vague de contentieux s'est déclenchée pour donner lieu à un important revirement jurisprudentiel par deux arrêts rendus le 7 février 2018. 

    La chambre sociale de la Cour de cassation abandonne le fondement comptable du compte 641 pour se référer à la notion de gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale, en application de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale”.

    Ce revirement fait ressortir deux choses :

    1. La rémunération versée aux salariés mis à disposition - les travailleurs intérimaires et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure - par leur employeur n’a pas à être incluse dans la masse salariale brute de l’entreprise utilisatrice servant de base au calcul de la subvention de fonctionnement et de la contribution aux activités sociales et culturelles.
    2. Les sommes attribuées en application d’un accord d’intéressement n’ont pas le caractère de rémunération, au sens de l’article L. 242-1 du Code de la Sécurité sociale, ce qui signifie qu’elles ne sont pas intégrées dans la nouvelle définition de la masse salariale brute.

    Application au CSE

    Le passage en CSE ne change rien sur les budgets.  La solution de l'arrêt de 2018 est repris en définissant la masse salariale brute aux articles L. 2315-61, alinéas 7 & 8 (subvention de fonctionnement) et L. 2312-83, alinéas 1 & 2 (activités sociales et culturelles) du Code du travail comme "la masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale ou de l’article L. 741-10 du code rural et de la pêche maritime, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée. Les sommes effectivement distribuées aux salariés lors de l’année de référence en application d’un accord d’intéressement ou de participation sont incluses dans la masse salariale brute."

    La rémunération du personnel du CSE

    Il arrive que le CSE recrute des salariés pour l'aider dans sa gestion de son budget de fonctionnement ou de ses activités sociales et culturelles.

    Dans cette situation, le CSE a un rôle d'employeur et est soumis à la législation du travail concernant le recrutement d'un collaborateur comme son licenciement ou sa démission.

    Ainsi, le CDI ou le CDD doit être pour une mission et des attributions particulières en échange d'une rémunération. Le tout est déterminé par un contrat de travail.

    La rémunération du salarié du CSE doit normalement être imputée sur le budget de fonctionnement du CSE. Il est cependant possible d'en impacter une partie du salaire sur le budget des ASC si le travail du salarié se consacre principalement à la gestion de ces activités.

    Le transfert des budgets

    Le Code du travail autorise désormais le transfert d’une partie du budget de fonctionnement (AEP) vers le budget ASC.

    En effet, l'article L. 2315-61 du Code du travail prévoit que par une délibération, le CSE peut transférer une partie de son reliquat annuel de budget de fonctionnement vers le budget lié aux activités sociales et culturelles :

    "[...] Le comité social et économique peut décider, par une délibération, de consacrer une partie de son budget de fonctionnement au financement de la formation des délégués syndicaux de l'entreprise. Il peut également décider, par une délibération, de transférer tout ou partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles [...]."


    Le décret du 29 décembre 2017 vient modifier l'article R2315-31-1 du Code du travail en fixant à 10% le plafond du reliquat annuel qui peut être transféré.

    • Quelles sont les conséquences du transfert ?

    Il vous convient de bien réfléchir sur le choix de transférer le budget de fonctionnement vers le budget des activités sociales et culturelles, car cette décision n'est pas sans conséquence. 

    Le budget de fonctionnement a pour rôle de permettre au CSE d'exercer pleinement ses prérogatives en matière d'information et de consultation. C'est grâce à cette dotation qu'il peut se faire aider ou appeler des experts compétents dans des domaines variés.

    Or, si vous décidez de transférer l'excédent du budget de fonctionnement vers celui des activités sociales et culturelles, alors la prise en charge des coûts d'expertise reste à la charge du comité dans le cadre des consultations obligatoires ponctuelles et de la consultation sur les orientations stratégiques.

    L'employeur n'a pas à venir aider le comité social et économique dont les fonds demeurent insuffisants pour couvrir les coûts d'expertise pendant une durée de 3 ans.

    L'ouverture d'un compte bancaire au nom du CSE

    Le CSE est une personne morale distincte de l'entreprise. Il dispose de moyens et doit pouvoir avoir un compte bancaire au nom du CSE. Pour opérer l'ouverture d'un compte bancaire pour le compte du CSE, les élus doivent solliciter différents devis des banques. Le CSE est évidemment libre de choisir sa banque, qui peut être différente de celle de l'entreprise.

    Généralement, les banques demandent, ou plutôt exigent, une délibération par laquelle le CSE  a désigné la ou les personnes en charge de faire fonctionnement le compte bancaire au nom du CSE, et surtout signer les chèques au nom du CSE. La pratique nomme couramment le trésorier ou le secrétaire, voire les adjoints. La carte bancaire est au nom de l'un deux.

    Le CSE n'a pas l'obligation d'ouvrir deux comptes distincts, à savoir l'un pour le budget de fonctionnement et l'autre pour le budget lié aux activités sociales et culturelles. Toutefois, l'ouverture de deux comptes distincts est vivement conseillée et recommandée pour faciliter la gestion des deux budgets et offrir plus de transparence. 

    Vocabulaire comptable et financier : éléments indispensables

    Le vocabulaire financier est parfois complexe et difficile à comprendre. Élus, vous devez connaitre les éléments indispensables.

    Vocabulaire financier de base

    Nous avons ici détaillé les termes à connaitre et leurs définitions.

    Bilan : document qui synthétise les éléments actifs (terrains, immeubles...) et passifs (capital, réserves, crédits...) d'un CSE et permet de connaître le patrimoine du CSE, ainsi que sa situation économique et financière.

    Bénéfice ou profit : indicateur positif pour un CSE.

    Perte : indicateur négatif pour un CSE.

    Compte de résultat : document permettant de voir si un CSE a enregistré un bénéfice ou une perte.

    Chiffre d'affaires : somme des ventes de biens ou de services d'un CSE sur un exercice comptable. Il se trouve dans le compte de résultat. 

    Marge brute : indicateur clé du compte de résultat, elle renseigne sur les gains réalisés par un CSE / CE sur une période donnée. Elle se calcule par la différence hors taxes entre le prix de vente et le coût de revient de biens ou de services. 

    Valeur ajoutée : indicateur économique de la création de richesse d'un CSE, elle est égale à la valeur de la production diminuée de la consommation intermédiaire.

    Résultat d'exploitation : indicateur permettant de mesurer la performance de l'activité d'un CSE, c'est-à-dire sa rentabilité.

    Résultat courant (après impôt sur les bénéfices) : il est différent du résultat courant avant impôt. C'est un indicateur permettant de mesurer la rentabilité de l'exploitation au regard des choix pris en matière de financement. 

    Résultat exceptionnel : indicateur qui donne des informations sur le résultat dont la réalisation n'est pas liée à l'exploitation normale et courante d'un CSE en le différenciant du résultat d'exploitation.

    Résultat net : indicateur permettant de définir la somme d'argent qu'un CSE a réellement gagné. Il se compose des résultats d'exploitation, financier et exceptionnel, desquels on retire les impôts. S'il est positif, il s'agit d'un bénéfice qu'un CSE peut mettre en réserve. À contrario, s'il est négatif, il s'agit d'un déficit impactant la réserve et la valeur d'un CSE / CE. 

    Fonds de roulement : indicateur permettant d'analyser la politique de financement d'un CSE. Il permet de vérifier que sa structure financière est équilibrée. Il s'agit de l'ensemble des ressources mises à la disposition d'un CSE pendant une longue durée.

    Besoin en fonds de roulement : indicateur représentant le montant qu'un CSE doit financer pour couvrir le besoin qui résulte des décalages des flux de trésorerie correspondants aux dépenses et aux recettes. 

    Capitaux propres et capitaux permanents : les capitaux propres sont les ressources financières que possède un CSE / CE (hors dette) alors que les capitaux permanents sont la sommes des capitaux propres et des emprunts obligataires (dettes financières). 

    Ces éléments se trouvent dans le compte de résultat et le bilan. Ils permettent d'analyser le positionnement d'un CSE sur le marché, de trouver une stratégie financière afin que ses projets soient réalisables et le CSE viable et d'analyser les flux d'investissements.

    Les sources de financement du CSE

    Il est essentiel de savoir ce que sont la capacité d'autofinancement, d'endettement et d'augmentation du capital. Ces 3 éléments constituent différentes sources de financement pour un CSE.

    Il n'existe pas de définition juridique ou comptable de l'autofinancement. On peut toutefois le définir d'un point de vue comptable par"la part non distribuée et épargnée des profits d'une entreprise au cours d'une période" qui "correspond à un accroissement des actifs nets réels de l'entreprise au cours de la période considérée, puisque la mise en réserve d'une partie du bénéfice limite la sortie de trésorerie au montant des dividendes versés aux actionnaires".

    De manière synthétique, l'autofinancement, c'est la capacité du CSE à financer ses activités et ses investissements par ses propres capitaux.

    Il existe plusieurs sources de financement, comme l'endettement ou l'augmentation de capital permettant d'augmenter les capitaux propres et les capitaux permanents. 

    • L'endettement, c'est la capacité pour un CSE d'emprunter auprès d'une banque pour augmenter ses ressources.
    • A contrario, l'augmentation de capital correspond à l'augmentation des fonds propres du CSE sans assurer d'emprunt.

    Si l'élu veut faire un autofinancement ou une augmentation de capital ou un endettement, il doit en parler avec le trésorier qui est le responsable des comptes.

    Il convient aussi de se référer à un expert-comptable afin d'avoir un conseil avisé sur la situation des comptes et auprès de plusieurs banques pour contracter un emprunt. 

    En résumé  

    Qu'est-ce que la capacité d'autofinancement ?

    Il s'agit de l'ensemble des ressources internes d'une entreprise dans le cadre de son activité lui permettant d'assurer son financement. Ainsi pour un CSE, ce sont toutes les ressources internes qui lui permettent d'assurer son financement. Elle se calcule selon plusieurs manières : 

    Capacité d’autofinancement (CAF) = produits encaissables – charges décaissables

    Pour aller pus loin, nous vous conseillons cet article bien réalisé.

    Le tableau de financement

    Le tableau de financement est un état du patrimoine de l'entreprise et permet d'expliquer et de comparer la variation de patrimoine entre deux exercices comptables.

    Un tableau de financement se présente comme ci-après :

    à noter que pour chaque ligne, un montant en euro est indiqué

    Emplois

    Ressources


    Distributions mises en paiement au cours de l'exercice

    Acquisitions d'éléments de l'actif immobilisé :
    - Immobilisations incorporelles
    - Immobilisations corporelles
    - Immobilisations financières

    Charges à répartir sur plusieurs exercices

    Réduction des capitaux propres (réduction de capital, retrait)

    Remboursements de dettes financières

    Capacité d'autofinancement de l'exercice

    Cessions ou réductions d'éléments de l'actif immobilisé :
    Cessions d'immobilisations :
    - Incorporelles
    - Corporelles
    Cessions ou réductions d'immobilisations financières

    Augmentation des capitaux propres :
    Augmentation de capital ou apports
    Augmentation des autres capitaux propres

    Augmentation des dettes financières

    Total des emplois

    Total des ressources

    Variation du fonds de roulement net global (ressource nette)

    Variation du fonds de roulement net global (emploi net)

    Contribution patronale, qu'est-ce que c'est ?

    La contribution patronale représente l'ensemble des charges sociales à la charge du chef d'entreprise. Dès qu'un nouveau salarié est recruté, le chef d'entreprise paye des charges patronales. Il s'agit de cotisations sociales calculées mensuellement ou annuellement assises sur l'ensemble des salaires versés.

    Elles couvrent quatre prestations sociales :

    • les prestations de Sécurité Sociale ;
    • les prestations d'assurance chômage ;
    • les prestations de retraite complémentaire et de prévoyance ;
    • les prestations de formation professionnelle.

    Quelles sont les principales cotisations sociales patronales ?

    Cotisation

    Assiette

    Part salariale

    Part patronale

    Taux total

    Assurance maladie – salaire ≤ 2,5 SMIC

    salaire total

     

    7.00%

    7.00%

    Assurance maladie – salaire > 2,5 SMIC

    salaire total

     

    13.00%

    13.00%

    Assurance vieillesse déplafonnée

    salaire total

      0.40%

    1.90%

    2.30%

    Assurance vieillesse plafonnée

    jusqu’à 1 plafond de Sécurité sociale

    6.90% 

    8.55%

    15.45%

    Allocations familiales (taux réduit)

    salaire total


    3.45%

    3.45%

    Allocations familiales (taux de droit commun)

    salaire total

     

    5.25%

    5.25%

    FNAL – moins de 20 salariés

    jusqu’à 1 plafond de Sécurité sociale

     

    0.10%

    0.10%

    FNAL – 20 salariés et plus

    salaire total

     

    0.50%

    0.50%

    Contribution solidarité autonomie

    salaire total

     

    0.30%

    0.30%

    Contribution aux organisations syndicales

    salaire total

     

    0..016%

    0..016%

    CSG déductible

    assiette spécifique

     6.8%

     

    6.80%

    CSG non déductible

    assiette spécifique

    2.4% 

     

    2.40%

    CRDS

    salaire brut abattu

    0.5% 

     

    0.5%

    Assurance chômage

    jusqu’à 4 plafonds de Sécurité sociale

     

    4.05%

    4.05%

    AGS

    jusqu’à 4 plafonds de Sécurité sociale

     

    0.15%

    0.15%

    Approbation, contrôle et certification des comptes du CSE

    Approbation des comptes annuels du CSE

    Selon les seuils définis précédemment, il y a une obligation d'approbation des comptes annuels du CSE. Ils doivent être approuvés, présentés, voire certifiés. Quels sont les contrôles essentiels à réaliser en tant que CSE ? Les comptes doivent également être certifiés, mais la certification doit-elle être effectuée par un expert-comptable ou un commissaire aux comptes ?

    C'est avant tout le trésorier du CSE qui doit être vigilant afin de :

    1. bien suivre le budget dépensé,
    2. bien suivre la trésorerie pour les futures dépenses,
    3. bien suivre les périodes où il y a le plus de dépense,
    4. s'assurer d'être toujours clair et informer les autres membres du CSE ainsi que la hiérarchie sur l'état des comptes de l'instance.

    Enregistrement comptable

    Toutes les opérations comptables que le CSE a pu effectuer doivent être enregistrées, c'est-à-dire les entrées et les sorties du compte du CSE. Le trésorier doit s'assurer du suivi analytique des activités en distinguant bien ce qui entre dans le budget de fonctionnement (ordinateurs, fournitures de bureau, salarié...) et ce qui entre dans les activités sociales et culturelles (avantages aux salariés). 

    Contrôles essentiels et suivi de la trésorerie

    Le CSE dispose de deux budgets distincts. Sa comptabilité doit donc identifier les dépenses et les recettes propres à chacun. Il s'agit d'un premier contrôle du respect des deux budgets. 

    Par ailleurs, le CSE doit présenter tous les ans à l'ensemble des salariés un compte rendu détaillé de sa gestion financière. En conséquence, un contrôle patronal de l'utilisation des fonds versés au CSE / CE est possible.

    Présentation et approbation des comptes annuels

    Conformément aux obligations comptables, depuis le 1ᵉʳ janvier 2015, tous les CSE (petits, moyens, gros) doivent présenter leurs comptes et les faire approuver en réunion plénière tous les ans. Les modalités pour arrêter les comptes sont obligatoirement inscrites dans le règlement intérieur de l'instance

    Rappel

    Une réunion plénière est une réunion où tous les membres du CSE sont convoqués et siègent. 

    Sont alors conviés à la réunion plénière, les élus titulaires, suppléants, les représentants syndicaux ainsi que le président du Comité d'Entreprise. Seuls les titulaires participent au vote et les suppléants qui remplacent des titulaires.  Le président du CE ne participe pas au vote, mais il dispose d'un droit de regard sur les comptes en ayant le droit de demander au CSE des informations complémentaires. Consultez notre guide des réunions du CSE pour plus d'informations. 

    Les membres du CSE fixent la date d'arrêté des comptes. Le CSE dispose alors d'un délai de 6 mois à compter de la clôture de l'exercice pour présenter ses comptes en réunion plénière

    La réunion plénière, où les comptes sont approuvés, porte sur ce seul et unique sujet et fait l'objet d'un ordre du jour et d'un procès-verbal rédigé par le secrétaire.

    Dès que les comptes sont approuvés, le CSE doit les publier auprès des salariés en utilisant ses moyens de communications, comme les panneaux d'affichage pour le CSE, ou encore le site internet de l'entreprise.

    Les comptes doivent être approuvés en séance plénière à la fin de chaque exercice comptable, puis présenté à un expert-comptable pour les CSE moyens ou certifié par un commissaire aux comptes pour les gros CSE en charge de réaliser une comptabilité normale.

    Utilisation d'un Plan Comptable général CSE

    La comptabilité doit se tenir selon le plan comptable, qui est commun au système de base et disponible.  

    Selon le site comitesentreprises.compta.net : 

    "Le plan de comptes des comités d’entreprises présenté ci-après, est donc issu en premier lieu de l’article 932-1 du PCG puis, en second lieu, du règlement CRC 99-01 sous réserve des adaptations prévues dans le règlement ANC 2015-01. Il est commun au système de base, au système abrégé et au système développé.

    Les comptes utilisés dans chaque système sont distingués de la façon suivante :

    • système de base : comptes imprimés en caractères normaux,
    • système abrégé : comptes imprimés en caractères gras exclusivement,
    • système développé : comptes du système de base et comptes imprimés en caractères italiques."

    Certification des comptes

    Quelle est la différence entre l'expert-comptable et le commissaire aux comptes ?

    L'expert-comptable a une fonction d'assistance et de conseil alors que le commissaire a une fonction de contrôle des comptes.

    Pourquoi faire appel à un expert-comptable ?

    • CAS 1 : dans le cadre des expertises uniquement financées par l'employeur, c'est-à-dire l’examen des comptes annuels et prévisionnels, la mise en œuvre de la procédure d’alerte, l’assistance dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi, l’examen du calcul et de la gestion de la participation, l’examen des orientations stratégiques de l’entreprise, etc.
    • CAS 2 : dans le cadre d'une mission d'assistance et de conseil, c'est-à-dire à l'occasion de la comptabilité, l’audit, l’organisation informatique, ou encore sur une étude particulière et technique.

    Le rôle de l'expert-comptable est de faire un diagnostic économique et social des comptes du CSE, mais également accompagner sur des points précis sur les comptes. 

    Pourquoi faire appel à un commissaire aux comptes ?

    Le  commissaire a pour rôle de contrôler la sincérité et la régularité des comptes du CSE en réalisant un audit financier et comptable. Les gros CE, ceux qui doivent réaliser une comptabilité normale, doivent obligatoirement nommer un commissaire aux comptes.

    #Certification des comptes, qu'est-ce que c'est ? Pourquoi le faire ?

    La certification effectuée par le commissaire aux comptes vient contrôler l'état des comptes annuels CSE. S'il y a une faille, le CSE doit rendre des comptes et effectuer la régularisation.

    La certification des comptes par un commissaire aux comptes concerne les gros CSE qui doivent établir une comptabilité normale en ne rentrant pas dans la situation d'une comptabilité ultra-simplifiée ni d'une comptabilité simplifiée.

    Conservation des archives comptables

    En aucun cas, le trésorier ne peut jeter les documents comptables du CSE. C'est pourquoi, il doit connaître les documents comptables à conserver et pourquoi les garder. Tous les documents doivent être conservés pendant un délai. À défaut, le CSE encourt des risques, notamment celui du rejet sa comptabilité, une sanction fiscale, qui peut engager la responsabilité de son trésorierLes délais de conservation dépendent du type de documents dont il s'agit.

    Documents commerciaux

    • Les contrats entre commerçants et entre un commerçant et un non commerçant = au moins 5 ans (article L. 110-4 du Code de Commerce).
    • Les contrats concernant des biens immobiliers = 30 ans (article 2272 du Code Civil).
    • Les bons de commandes, bons de livraisons, factures clients et fournisseurs et les documents bancaires = 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable (article L. 123-22 du Code de Commerce).

    Documents juridiques et comptables

    • Les livres comptables obligatoires (journal, grand livre, inventaire) = 10 ans à compter de la clôture du livre (article L. 123-22 du Code de Commerce).
    • Les comptes annuels, soient le bilan, le compte de résultat et l'annexe = 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. 
    • Les registres juridiques obligatoires (registre des PV) = au moins pendant 6 ans.
    • Les statuts = au moins 5 ans après la radiation de la société au Registre du Commerce et des Sociétés (article L. 2224 du Code Civil), mais il est recommandé de les archiver et de les conserver à vie.

    Comment réaliser un prêt au CSE ?

    Qui est responsable du prêt au sein du CSE ?

    Le trésorier du CSE est responsable du prêt que l'instance va effectuer. Il est en effet en charge de la tenue des budgets - fonctionnement et œuvres sociales - permettant de déterminer si la subvention versée par l'employeur pour chacun d'eux est suffisante ou insuffisante pour le financement d'un projet.  Son rôle est très important.

    Le secrétaire du CSE est aussi responsable car c'est lui qui gère l’organisation du CSE et décide de la décision de proposer une délibération de l'ensemble des membres sur une demande de prêt auprès d'un organisme financier.

    La décision devra être approuvée par la majorité des membres.

    Qui surveille et contrôle ?

    Le trésorier et le secrétaire sont chargés de surveiller et contrôler le bon déroulement du prêt. En effet, comme expliqué ci-dessus, ils sont responsables du budget du CSE et des décisions prises. 

    L'Urssaf va, quant à lui, contrôler la régularité du prêt, notamment qu'il n'est pas demandé pour financer des activités autres que celles du budget de fonctionnement et du budget des activités sociales et culturelles.

    La procédure de prêt avec un organisme financier, comme une banque, avec le CSE se déroule comme pour le prêt du CSE à un salarié

    De ce fait, il y a un contrat de prêt, c'est-à-dire une convention par laquelle le prêt d'une somme va être formalisé avec une contrepartie, le remboursement des intérêts, au terme d'une période donnée.

    Les étapes pour réaliser un prêt CSE

    • Le trésorier et le secrétaire, voire les adjoints, doivent déterminer le budget qui a besoin d'un financement supplémentaire et la raison du besoin : y-a-t-il un projet qui fait naître ce besoin ? 
    • Le secrétaire et l'employeur doit mettre le besoin de financement à l'ordre du jour d'une réunion du CSE : quelle est la fourchette de prêt dont le CSE a besoin et pour quel projet ?
    • La majorité des membres du CSE doit répondre favorablement à la demande de prêt : les membres du CSE sont-ils d'accord ? 
    • Le secrétaire et le trésorier, en coordination avec l'employeur et les membres du CSE, se chargent de trouver un organisme financier, une banque : quelle banque va accepter de prêter une certaine somme au CSE en contrepartie de remboursement d’intérêts sur une période donnée ?

    Quel recours en cas d’impossibilité de recouvrement ?

    En cas de non-recouvrement, le prêteur qui a prêté une certaine somme à un CSE pourra adresser un recours au tribunal d'instance, qui sera le tribunal de grande instance au regard de la fusion des deux tribunaux. 

    Comment bien surveiller la trésorerie ?

    La gestion de la trésorerie est un travail minutieux, qui demande de l'agilité mentale avec surtout le respect de la séparation des budgets (fonctionnement et activités sociales et culturelles).

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