Permanence du CSE : tout ce qu’il faut savoir

La permanence du CSE est un des nombreux moyens dont les élus disposent pour communiquer avec les salariés qu’ils représentent. Sa mise en place est décidée librement par le CSE collectivement et requiert un certain nombre d’éléments : 

  • des heures de délégation pour pouvoir l’assurer
  • un local et du matériel pour pouvoir recevoir les salariés
  • des outils à prévoir comme les horaires de permanence CSE et les supports de communication adaptés. 

La permanence du CSE externalisée peut aussi être une solution pour les élus qui n’auraient pas forcément le temps ou la méthode pour le faire. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la permanence du CSE. 

La permanence du CSE qu’est-ce que c’est ?

Le rôle du CSE est d’abord de représenter l’expression collective des salariés auprès de l’employeur, rôle anciennement exercé par les DP. Mais il doit aussi proposer un certain nombre d’activités économiques, sociales et culturelles (les fameuses ASC) et autres avantages, rôle anciennement assuré par le CE. Enfin le CSE veille à la santé, la sécurité et les conditions de travail de l’ensemble des salariés, anciennement garantis par le CHSCT. 

Cette instance unique représentative du personnel, obligatoire pour toutes les entreprises de plus de 11 salariés depuis le 1er janvier 2020, concentre donc les rôles de toutes les anciennes instances. Elle a en conséquence de nombreuses missions à remplir qui demandent d’autant plus de communiquer, diffuser des informations et recueillir l’avis des salariés. Pour cela il faut pouvoir les rencontrer. 

Si la liberté de déplacement dont disposent tous les élus du CSE permet d’aller à la rencontre des salariés, ce n’est pas toujours suffisant. Savoir pour les salariés qu’ils peuvent également venir à leurs élus pour aborder tout un tas de sujet ou pour acheter certaines prestations proposées au titre des ASC est un vrai plus pour le CSE. C’est ainsi que la permanence du CSE entre en jeu.

À l’image du CE avant lui, le CSE peut décider librement de mettre en place cette permanence du CSE, généralement dans le local du CSE, que l’employeur doit obligatoirement lui mettre à disposition. Les élus vont définir des plages horaires pendant lesquelles les salariés pourront venir, au local du CSE, à leur rencontre.

Les moyens nécessaires à la permanence du CSE

Le local du CSE

Le local du CSE est une des nombreuses ressources dont disposent les élus pour exercer leur mission. Peu importe la taille de l’entreprise, l’employeur a l’obligation de fournir un local à la disposition du CSE. Initialement il doit permettre aux élus de se réunir et d’exercer l’ensemble de leurs missions. Il est choisi par l’employeur sans possibilité pour le CSE d’intervenir dans ce choix. 

Pour autant l’employeur doit respecter certaines conditions dans ce choix du local du CSE. Il doit :

  • être assez grand pour que tous les élus s’y réunissent ;
  • permettre aux élus d’être autonomes et de pouvoir travailler dans la confidentialité (pour ces raisons cela ne peut être ni un réfectoire ni une salle de conférence) ;
  • être financé et aménagé par l’employeur. À savoir que le CSE ne peut pas payer de loyer et doit disposer de tout le matériel de base nécessaire, constitués de chaises, table, imprimante, ordinateur, photocopieuse, téléphone, meubles pouvant être fermés à clé. Au-delà de cet équipement, le CSE financera le matériel sur son budget de fonctionnement.

Le local du CSE sert d’abord à la réunion préparatoire des élus, précédant les réunions du CSE. C’est aussi dans ce local que le secrétaire du CSE peut rédiger les PV. Ensuite le local du CSE peut être utilisé par les élus pour recevoir les prestataires et experts employés par le CSE. Enfin il sert à organiser la permanence du CSE ainsi que l’éventuelle remise de chèques cadeaux ou d’avantages au titre de la gestion des ASC.

Ainsi, lorsque les permanences du CSE y sont organisées, les salariés peuvent se rendre au local du CSE pour poser une question, exposer un problème, communiquer un élément, récupérer un avantage fourni au titre des ASC de manière privée et confidentielle.

La gestion des horaires et l’utilisation de ses heures de délégation sont les autres éléments importants à prendre en compte dans l’organisation de la permanence du CSE.

Les horaires de permanences du CSE

Les horaires doivent être définis en amont et entre les élus du CSE, selon les personnes qui assureront la permanence du CSE. Une fois définis ces horaires devront être communiqués aux salariés pour qu’ils sachent précisément quand ils peuvent se rendre au local du CSE. Il est important de définir un planning des permanences CSE entre les différents élus pour éviter que ce soit toujours les mêmes élus qui soient présents.

Il est idéal de définir des horaires qui collent avec les habitudes de travail des salariés, ainsi que des plages et des jours fixes et identiques chaque semaine pour que cela soit plus simple, en gestion comme en communication.

Le succès d’une permanence du CSE tient à la régularité et au choix d’horaires adaptés aux contraintes des salariés. 

Il faut idéalement la même plage horaire aux mêmes jours de la semaine ou du mois, par exemple chaque premier mardi du mois de 12h15 à 13h45. On peut choisir des horaires généralement en dehors des heures de travail (sur l’heure de la pause déjeuner par exemple). Si la permanence du CSE n’est pas assurée tous les jours, il est préférable d’éviter les jours où les absences sont plus courantes (comme les lundis, mercredis, vendredis) et les périodes de vacances scolaires.

Une fois le planning fixé, il doit être régulièrement mis à jour et surtout être communiqué par différents moyens aux salariés : panneaux d’affichage, site internet, affiches sur la porte du local, mails.

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Les heures de délégation des élus du CSE

Les élus du CSE disposent d’heures de délégation pour assurer leurs missions. Seuls les élus titulaires reçoivent un crédit d’heures de délégation. Ils peuvent transférer les heures non utilisées à tous les élus suppléants, dans la limite de 1,5 fois le crédit d’heure dont bénéficie un membre titulaire chaque mois. 

Le nombre d’heures de délégation attribuées aux élus titulaires est fonction de la taille de l’entreprise, mais peut également être fixé par accord d’entreprise. Il ne peut être inférieur au seuil défini dans l’article L.2315-7 du Code du travail :

  • 10 heures par mois dans les entreprises de moins de 50 salariés ;
  • 16 heures par mois dans les entreprises de plus de 50 salariés (avec des minima qui augmentent à mesure que la taille des effectifs augmentent).

Attention

Les élus peuvent utiliser leurs heures de délégation comme bon leur semble pour effectuer les permanences CSE sans aucun accord préalable de l’employeur sur l’usage de ces heures.


Toutefois, pour permettre une certaine organisation du travail, la pratique, reconnue par la jurisprudence, veut que l’élu prévienne son employeur de son intention d’user de ses heures de délégation. 


Il s’agit d’un encadrement et non d’un contrôle préalable, sous la forme de bons de délégation, respectant un certain délai de prévenance, pour assurer la bonne marche de l’entreprise. Cela est valable aussi pour l’élu qui souhaite réaliser des permanences du CSE sur ses horaires de travail.

Les heures de délégation servent aux élus pour exercer leurs missions courantes : inspecter, analyser, préparer les réunions du CSE, rencontrer des experts ou prestataires, assurer la permanence du CSE.

On constate souvent que beaucoup d’élus, notamment ceux qui sont cadres au forfait jour, ne comptabilisent pas toujours le temps passé en permanence du CSE sur l’heure de la pause déjeuner dans leur crédit d’heures de délégation.


Il est indispensable de le faire, car cela fait partie des attributions des représentants du personnel et le temps passé doit être valorisé par ailleurs auprès de l’employeur.

Quel intérêt d'une permanence CSE externalisée ?

La permanence CSE externalisée permet de recourir à des prestataires qui vont organiser la permanence à la place des élus. Sans recrutement ni gestion, la permanence CSE externalisée permet de soulager ponctuellement les élus dans les missions les plus chronophages, qui n’est pas l’accueil du salarié, mais toutes les missions annexes à la permanence du CSE. Il s’agit des mises à jour du site du CSE, de la saisie comptable ou encore la gestion des commandes des salariés au titre des ASC. 

La permanence CSE externalisée permet de disposer d’une personne assurant le rôle de secrétaire de gestion, unique et qualifiée, au rythme de son choix (quotidien, hebdomadaire, mensuel). Elle va accompagner les élus du CSE  dans les missions administratives liées à la permanence CSE : remise et attribution des chèques cadeaux, mise à jour du site internet, gestion administrative). Cela permet aux élus de se concentrer sur les questions de fond et peut les décharger de cet aspect “bureau d’accueil administratif” qui n’est pas toujours dans leur capacité.

Certains CSE emploient un (ou une) salarié(e) pour effectuer la permanence du CSE sur les aspects comptables et administratifs, ainsi que gestion des attributions des ASC, mais cela demande de gérer ensuite son recrutement, son salaire, son management et ses objectifs.

La permanence CSE externalisée permet de bénéficier d’un service pour traiter tous ces aspects de la permanence CSE. 

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Les offres de permanence du CSE du marché

Les différents prestataires suivants proposent des offres de permanences CSE externalisées, la grande majorité en complément d’une offre billetterie et outil de gestion :

Si vous souhaitez faire appel à une permanence CSE externalisée, il est essentiel de faire plusieurs demandes de devis pour vous assurer de proposer les services de permanence CSE les plus adaptés aux enjeux de vos collègues salariés.

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