Afin de pouvoir exercer leurs missions, les élus du CSE ont besoin d’un local équipé de matériels.
- Quelles sont les règles concernant le local CSE et ce qu’il contient ?
- Quelles mesures de sécurité appliquer ?
- Quels budgets utiliser pour le matériel, l'assurance, la machine à café... ?
Dans ce guide, nous vous détaillerons tout ce qu’il faut savoir sur le local CSE.
La mise à disposition d’un local CSE est-elle obligatoire ?
La loi indique que l’employeur doit mettre à disposition des élus du CSE un local, cependant des nuances s’imposent selon la taille de l’entreprise.
- Dans les entreprises de moins de 50 salariés, selon l’article L.2315-20 du Code du travail, l’employeur met à disposition des membres du CSE un local pour leur permettre de se réunir et d’accomplir leurs missions.
- Dans les entreprises de plus de 50 salariés, selon l’article L.2315-25 du Code du travail, l’employeur doit mettre à disposition du CSE un local aménagé et le matériel nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Initialement, il doit permettre aux élus de se réunir et d’exercer l’ensemble de leurs missions. Il est choisi par l’employeur sans possibilité pour le CSE d’intervenir dans ce choix.
Pour autant l’employeur doit respecter certaines conditions dans le choix du local du CSE. Il doit :
- Être assez grand pour que tous les élus s’y réunissent ;
- Permettre aux élus d’être autonomes et de pouvoir travailler dans la confidentialité (pour ces raisons cela ne peut être ni un réfectoire ni une salle de conférence) ;
- Être financé et aménagé par l’employeur. À savoir que le CSE ne peut pas payer de loyer et doit disposer de tout le matériel de base nécessaire, constitués de chaises, tables, imprimante, ordinateur, photocopieuse, téléphone, meubles pouvant être fermés à clé. Au-delà de cet équipement, le CSE financera le matériel sur son budget de fonctionnement.
Le local du CSE sert d’abord à la réunion préparatoire des élus, précédant les réunions du CSE. C’est aussi dans ce local que le secrétaire du CSE peut rédiger les PV & compte rendu du CSE. Ensuite, le local du CSE peut être utilisé par les élus pour recevoir les prestataires et experts employés par le CSE.
Enfin, il sert à organiser la permanence du CSE ainsi que l’éventuelle remise de chèques cadeaux ou d’avantages au titre de la gestion des ASC.
Ainsi, lorsque les permanences du CSE y sont organisées, les salariés peuvent se rendre au local du CSE pour poser une question, exposer un problème, communiquer un élément, récupérer un avantage fourni au titre des ASC de manière privée et confidentielle.
La gestion des horaires et l’utilisation de ses heures de délégation sont les autres éléments importants à prendre en compte dans l’organisation de la permanence du CSE.
Pour quelles activités le local du CSE peut-il être utilisé ?
Le local du CSE peut notamment être utilisé pour :
- La tenue des permanences.
- La gestion des activités sociales et culturelles (distribution des chèques vacances, des bons cadeaux, inscriptions aux sorties…).
- L’archivage et la consultation des documents.
- Les réunions des commissions ou celles préparatoires aux réunions avec l’employeur.
- La rédaction des PV de réunions.
- La tenue de la trésorerie.
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Qui a le choix du local ?
C’est l’employeur qui choisit le local CSE.
Cependant, il doit respecter quelques règles comme :
- Être facilement accessible aux salariés et aux élus.
- Permettre une certaine autonomie, être fonctionnel et respecter la confidentialité.
- Être exclusivement dédié au CSE. Par exemple, il ne peut pas se situer dans un réfectoire ou une salle de réunions.
- Être suffisamment grand afin que les élus puissent s’y réunir, mais aussi y recevoir des personnes. Ainsi, il a déjà été jugé qu’un local de 10 m² pour 7 représentants du personnel n’était pas suffisant (Cassation criminelle, 26 janvier 2016, n° 13-85.770). L’employeur a été condamné pour délit d’entrave.
- Pouvoir être fermé à clé.
En application de l’article L.2142-8 du Code du travail, le local du CSE ne peut être partagé avec celui des sections syndicales.
Si toutes les conditions ne peuvent être réunies à l’intérieur de l’entreprise alors le local CSE peut se situer à l’extérieur de celle-ci à condition que celui-ci se trouve à proximité.
Qui doit avoir accès au local du CSE ?
L’accès au local du comité doit être autorisé pour :
- Tous les élus.
- Les délégués ou représentants syndicaux.
- Tous les salariés de l’entreprise s’ils sont accompagnés d’un membre du CSE.
- Les prestataires du CSE tels que les fournisseurs, les experts…
- L’employeur ou son représentant au vu de sa responsabilité civile sur le local et ce qui s’y passe.
Si le local est fermé à clé, chaque personne ayant le droit d’y accéder doit pouvoir en avoir un double ou bien savoir où se trouve la clé. La clé ne peut être monopolisée par un élu, quelle que soit sa fonction ou son ancienneté.
Bien que l’employeur ait le droit de posséder une clé du local CSE, il ne doit pas abuser de ce droit de manière excessive sous peine d’être accusé de délit d’entrave. Il peut être ainsi préférable qu’il n’y accède pas sans l’autorisation ou la présence d’un élu.
Quels aménagements dans le local CSE ?
Comme vu précédemment, le Code du travail indique que le local CSE doit être aménagé, mais ne donne aucune indication supplémentaire.
Cependant, le minimum nécessaire semble être la présence d’une table, de chaises en nombre suffisant pour tous les élus et d’au moins une armoire fermée à clé afin de pouvoir y ranger les documents confidentiels.
Comme toutes les pièces de l’entreprise, et selon le Code du travail, le local d'un Comité Social et économique doit respecter la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité. Ainsi, il doit être éclairé, chauffé, propre, respecter les normes incendies et disposer d’une aération.
Pour cela, l’employeur doit prendre en charge l’entretien et la maintenance du local (ménage et réparation), ainsi que le règlement des factures d’électricité et/ou de gaz.
Quel est le matériel nécessaire à l’exercice des fonctions du CSE ?
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le local CSE doit être équipé du matériel nécessaire à l’exercice des fonctions des élus. Ce matériel est donc à la charge de l’employeur.
Ainsi, la circulaire du 6 mai 1983 - BO ministère du Travail n°83/2324 indique que le local doit disposer :
- D’un ordinateur avec traitement de texte, d’une imprimante et d’un accès à internet.
- D’une ligne téléphonique, d’une photocopieuse.
La ligne téléphonique doit répondre à des règles de confidentialité. De fait, elle doit être déconnectée de l’autocommutateur de l’entreprise afin de rendre impossible l’interception de ses communications ou l’identification de ses correspondants (Cass. soc., 6 avril 2004, n°02-40498).
Quels matériels achetés avec le budget de fonctionnement ?
Est imputé aux budgets de fonctionnements du CSE le matériel courant de fonctionnement tel que le papier, les stylos, les dossiers, les enveloppes et les timbres, les téléphones portables, les frais de communications téléphoniques, les frais d’abonnement…
Si l’employeur les prend en charge, ils pourront être déduits de la subvention de fonctionnement.
Qui assure le local CSE ?
Lorsque l’employeur est le propriétaire des locaux, alors c’est lui qui assure « les murs » et le matériel lui appartenant.
Cependant, il n’est pas responsable de celui appartenant au CSE, ainsi c’est aux élus de prendre une assurance pour couvrir leur matériel (téléphones portables, machine à café, avantages des salariés…).
Quel recours si le local CSE n’est pas fonctionnel ?
Lorsque le local CSE n’est pas fonctionnel et qu’aucune négociation avec l’employeur n’aboutit, il est possible de porter un recours devant le Conseil de prud’hommes. Ensuite, au terme de la procédure, pourra être reconnu le délit d’entrave. Cela pourra permettre la mise en place de solutions et la possibilité d’obtenir des dommages et intérêts.
Le local CSE est donc un élément indispensable pour la réussite des missions des élus. Pour cela, il doit répondre à quelques obligations qu’il est important de connaître afin de les faire respecter.