Mercredi 28 octobre 2020, un reconfinement national est annoncé par le président de la République française, en raison de l’ampleur de l’épidémie de coronavirus. Jeudi 29 octobre 2020, le Premier Ministre annonce que, dès le vendredi 30 octobre, “le temps de travail effectué en télétravail est porté à 100% pour les salariés qui peuvent effectuer l’ensemble de leurs tâches à distance”.
L’accès au télétravail a été élargi et facilité par de récents dispositifs législatifs. Toutefois, c’est le COVID-19 et le premier confinement de mars 2020 qui ont remis la lumière sur cette méthode d’organisation du travail, largement plébiscitée par les Français.
- Comment exercer son rôle d’élu en télétravail ?
- Quelle est la définition du télétravail et que prévoit la loi ?
- Quels sont les droits et les obligations des salariés, des employeurs et des représentants du personnel ?
- Le télétravail est-il obligatoire depuis le reconfinement ?
- Comment exercer son rôle d’élu en télétravail ?
- Quelles sont les règles du télétravail dans la fonction publique ?
- Quelles sont les assurances nécessaires au télétravail ?
- Existent-ils des indemnités de télétravail ?
Autant de questions que l’on se pose en cette période de coronavirus et auxquelles ce guide du télétravail apporte des réponses.
Le télétravail dans la loi : quel est le cadre juridique ?
Que dit la loi à propos du télétravail ?
Le télétravail se définit par le fait de travailler, tout ou partie de son temps, ailleurs que dans les locaux de l’employeur. Cela peut être depuis chez soi ou depuis un autre espace de travail (espace de coworking).
Cette méthode d’organisation du travail repose sur l’utilisation croissante des nouvelles technologies de l’information et de la communication. Les ordonnances du 22 septembre 2017 ont facilité ses modalités d’accès, comme le précise le site du ministère du Travail.
Désormais, la mise en place d’un dispositif de télétravail total ou partiel est légalement possible par :
Tout salarié peut informer son employeur de sa volonté de télétravailler par tous moyens, tant que ses missions peuvent être effectivement réalisées à distance.
La modification du contrat de travail n’est plus nécessaire pour qu’un salarié puisse bénéficier du télétravail.
Selon le Code du Travail, le CSE doit être consulté par l’employeur sur toutes les questions qui concernent “l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise”, ce qui couvre notamment les conditions de travail. Aussi, le CSE doit être consulté lorsque l’employeur décide de proposer le télétravail à ses salariés, dans le cadre classique du dialogue social de l’entreprise, selon les délais prévus par le Code du Travail.
Avantages et inconvénients du télétravail
Comme tout méthode d’organisation du travail, le télétravail présente des avantages et des inconvénients.
L’avantage du télétravail est qu’il permet une certaine autonomie et la suppression de certaines contraintes logistiques comme le transport. Les inconvénients du télétravail sont liés aux risques de rupture du lien social et de mauvaises conditions matérielles de travail.
Avantages
Inconvénients
Télétravail et COVID-19 : le reconfinement rend-il le télétravail obligatoire ?
Le télétravail n’est plus une option
Depuis le début de la crise sanitaire engendrée par l’épidémie de coronavirus, le télétravail est considéré comme un outil de lutte efficace contre la propagation du virus.
Le protocole national COVID-19 du ministère du Travail indique qu’à partir du 30 octobre tous les salariés qui sont en mesure d’effectuer leurs tâches à distance doivent les effectuer à 100% en télétravail. Il est disponible sur le site du ministère du Travail, qui a répété que le télétravail n’était une option, mais une obligation.
Trois types de situation ont été identifiés :
Dans le cas du télétravail partiel ou occasionnel, il est demandé aux entreprises d'organiser les activités concernées pour limiter les déplacements et les interactions sociales sur site
La consultation du CSE en période de COVID-19
Même en temps de crise, la mise en œuvre du télétravail ne doit pas se faire sans un recours au dialogue social.
Comme évoqué précédemment, dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE doit être consulté sur toutes les questions concernant les conditions de travail, donc de la mise en place du télétravail.
Toutefois, le Code du Travail permet à l’employeur de prendre toutes les mesures d’aménagement de poste pour garantir la protection de ses salariés et maintenir la continuité de l’activité de l’entreprise.
Dans le contexte de l’urgence de la crise sanitaire et du reconfinement décrété par le gouvernement, cette disposition est applicable au télétravail.
Le CSE ne sera alors consulté qu’après la mise en œuvre du télétravail, mais doit être informé sans délai par l’employeur de sa décision.
Attestation de télétravail
L’employeur peut demander une attestation de télétravail d’assurance habitation. Si le télétravail est mis en place au souhait du salarié dans le cadre législatif classique, il doit simplement contacter son assureur pour l’informer de cette situation. L’assurance transmettra en retour une attestation de télétravail.
Dans le cas d’un télétravail mis en place selon les conditions actuelles du reconfinement, le salarié peut également informer son assurance. En retour l’assureur transmettra une attestation de télétravail pour prendre acte de la situation exceptionnelle, valable seulement le temps des mesures imposées par le reconfinement.
L’employeur doit réaliser une attestation de déplacement pour les salariés devant se rendre sur site pendant le reconfinement. Elle comporte des précisions sur la nature de l’activité du salarié, son domicile, son ou ses lieux d’exercice de son activité ainsi que la durée de validité de l’attestation.
Les différentes attestations sont disponibles sur le site du ministère de l’Intérieur.
L’employeur peut-il refuser une demande de télétravail ?
Cadre législatif normal : oui, mais...
L’employeur a toujours la possibilité de refuser une demande de télétravail, mais il doit motiver son refus. Il doit être basé sur des éléments objectifs comme :
Pendant la crise épidémique : non, mais...
Dans le cas actuel de l’épidémie de COVID, l’employeur est très fortement incité à mettre un maximum de ses salariés en télétravail total. Cependant, cette obligation n’a pas force de loi et il garde toujours la possibilité de refuser le télétravail pour certains salariés.
Selon le ministère du Travail, 8 millions de postes dans le secteur privé sont compatibles avec le télétravail.
En pleine période de reconfinement et de circulation active du virus, le refus de l’employeur de mettre ses salariés en télétravail total doit être justifié sur des bases solides, au risque de se voir imposer des sanctions.
Que faire si l’employeur impose le télétravail aux salariés ?
Cadre législatif normal
En temps normal, la possibilité d’avoir recours au télétravail se fait sur la base du volontariat. Il s’initie par une demande du salarié vers l’employeur ou une proposition de l’employeur vers le salarié. L’employeur ne peut donc pas imposer le télétravail à ses salariés.
Le refus de télétravailler d’un salarié ne constitue aucunement un motif de licenciement.
En contexte de crise épidémique
Dans le cas précis de l’épidémie de coronavirus, le télétravail est considéré comme un aménagement nécessaire à la continuité de l’activité de l’entreprise et à la garantie de la protection des salariés. L’employeur peut donc l’imposer à ses salariés.
Le Code du Travail prévoit la possibilité d’avoir recours au télétravail sans l’accord du salarié dans le cas très précis de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, comme la menace épidémique, pour garantir la protection du salarié tout en assurant la continuité de l’activité de l’entreprise.
Contrôle de l’inspection du travail
L’inspection du travail vérifie la bonne application du droit du travail dans l’entreprise. Elle s’assure du respect des règles issues du code du Travail, des conventions et des accords collectifs, sur tous les aspects du travail :
Un contrôle de l’inspection du travail peut être inopiné, faire suite à la plainte d’un ou plusieurs salariés ou se faire à la demande du CSE.
Le gouvernement a annoncé que les entreprises qui ne mettaient pas en place le télétravail pour les salariés éligibles, prenaient le risque de sanctions plus ou moins lourdes. Des contrôles de l’inspection du travail sur ce point ont été annoncés.
Les sanctions applicables à la suite d’une infraction sont variables. Elles dépendent du type d’infraction, de l’impact sur la sécurité et la santé des salariés et de la situation de l’entreprise. Il peut s’agir :
Indemnités de télétravail : quelles-sont les règles ?
Depuis les ordonnances de 2017 le versement d’indemnités de télétravail n’est plus obligatoire.
Toutefois la jurisprudence considère que le salarié peut demander une indemnisation à condition d’apporter la preuve de ses dépenses. Ainsi en cette période de coronavirus, une indemnité de télétravail peut être négociée, puisqu’il engendre des frais non prévus.
Cette indemnisation peut couvrir les frais professionnels et l'occupation du domicile.
Les frais professionnels sont ceux engagés par le salarié pour l’exécution de ses tâches en télétravail, tels que :
Le calcul et le versement d’indemnités de télétravail peuvent être prévus dans l’accord collectif encadrant le télétravail dans l’entreprise.
Le montant de l’indemnité d’occupation du domicile en cas de télétravail se base sur la valeur locative du bien. Elle n’est due que dans le cas où l’employeur ne peut pas proposer de local professionnel au salarié pour exercer son activité. Dans le cas du télétravail lié au coronavirus, l’indemnité n’est pas à verser si l’employeur disposait d’un local avant la crise.
Les indemnités de télétravail ne sont pas imposables dans la limite des plafonds définis par l’Urssaf.
Protocole d’accord sur le télétravail, quelles mentions obligatoires ?
Les ordonnances de 2017 prévoient la possibilité de mettre en place un accord sur le télétravail pour encadrer les règles et modalités de sa mise en place.
Ce protocole d’accord est à signer entre l’employeur et les représentants syndicaux, notamment des organisations syndicales représentatives de l’entreprise.
Il doit d’abord contenir toutes les clauses obligatoires communes à tout accord collectif : un préambule, la forme et le délai de renouvellement ou de révision, les conditions de suivi ou de dénonciations.
Le protocole d’accord sur le télétravail doit mentionner toutes les clauses obligatoires prévues par le Code du Travail :
En plus de toutes ces mentions obligatoires, il est possible d’en ajouter d’autres permettant de cadrer les conditions d’exécution du télétravail, comme le versement et le calcul d’indemnités de télétravail.
Quelles assurances pour le télétravail ?
Qui paie quoi en cas de problème ?
La règle générale est que le salarié et son matériel professionnel en télétravail sont protégés par l’assurance professionnelle de l’employeur.
Ainsi, le matériel éventuellement fourni par l’employeur (ordinateur portable, écran, clavier, souris, imprimante, etc.) est couvert contre :
Toutefois, puisque le salarié exerce son activité depuis son domicile, il doit en informer son assurance habitation. Il s’agit de veiller à ce qu’elle couvre bien les éventuels dommages que pourrait causer le télétravail à son domicile. Le salarié doit également s’assurer que le fait d’utiliser ses biens personnels dans le cadre de son télétravail ne les exclura pas de la couverture.
Accident du travail et télétravail
Le Code du Travail considère que l’accident qui survient sur le lieu de télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.
Le salarié dispose de 48 H pour déclarer l’accident du travail et informer son employeur. En réalité la qualification entre accident domestique et accident du travail peut être débattue.
C’est à l’employeur de démontrer que l’accident n’est pas lié à l’activité du salarié en télétravail.
Télétravail dans la fonction publique : comment est-ce organisé ?
Les règles dans la fonction publique
Un décret encadre le télétravail dans la fonction publique. La définition du télétravail y est la même que pour le secteur privé. À partir des principes du décret, qui sont détaillés sur le site du ministère de la Fonction Publique, les modalités de télétravail sont précisées par chaque employeur.
Selon la fonction publique à laquelle appartient l’agent, ces modalités doivent être formalisées dans :
Ces documents détaillent les conditions d’application du télétravail. Ils précisent notamment les indemnités de télétravail de la fonction publique concernée.
Contrairement au salarié du privé, l’agent public en télétravail ne bénéficie d’aucune prise en charge de ses frais de restauration.
Selon le décret, le télétravail dans la fonction publique est :
En période de COVID-19
Avec le reconfinement, le télétravail dans la fonction publique suit les mêmes consignes que dans le privé : le télétravail total redevient la règle pour les agents dont les fonctions le permettent.
Une circulaire du ministère de la Fonction Publique, disponible sur son site, précise ces nouvelles règles liées au reconfinement.
Il est demandé d’organiser les services publics pour réduire au maximum la présence sur site tout en assurant la continuité des activités et des missions de service public.
Il existe enfin, pour certains cas, la possibilité d’être placé en autorisation spéciale d’absence (ASA) sans délai de carence :
Que dit la dernière version du protocole COVID en entreprise sur le télétravail ?
La mise à jour du protocole
Le protocole COVID en entreprise a été rédigé par le ministère du Travail pour répondre à la situation sanitaire que connait la France depuis début 2020. Il est disponible en téléchargement libre.
C’est un document de référence pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie de COVID-19. Il a été actualisé le 29 octobre 2020 pour préciser les nouvelles règles applicables au contexte du reconfinement.
Le protocole COVID en entreprise :
Quelles sont les autres nouveautés du protocole COVID en entreprise ?
Élus au CSE et télétravail, comment s'organiser ?
Le recours au télétravail total ou partiel affecte les échanges entre salariés et élus. Le contexte sanitaire, économique et social actuel rend d’autant plus important le rôle des élus pour contribuer à la gestion de la situation exceptionnelle au sein des entreprises.
Même si les élus sont eux-mêmes au télétravail, ils peuvent continuer à assurer leur rôle de représentant du personnel.
Le Code du Travail précise certaines dispositions, mais des mesures temporaires et exceptionnelles ont également été adoptées dans le contexte de l’état d’urgence sanitaire, décrété de nouveau depuis le 17 octobre :
Guide pratique du télétravail : comment bien télétravailler ?
Télétravailler présente des avantages et des inconvénients. Pour beaucoup de salariés, il s’effectue actuellement dans un contexte inédit, parfois stressant. Suivez le guide pour bien télétravailler.
Sécurité au travail
Assurez-vous d’avoir sur votre ordinateur tous les logiciels essentiels pour le travail à distance et autorisés ou fournis par votre entreprise :
Par ailleurs si votre entreprise ne l’a pas déjà prévu, n’hésitez pas à demander à être formé à la bonne utilisation de ces outils.
La période de télétravail généralisée est propice à l’augmentation des tentatives de piratage des systèmes informatiques des entreprises. Veillez à bien respecter les consignes et bonnes pratiques de sécurité fournies par votre service informatique.
Assurez-vous également d’avoir bien accès au serveur de votre entreprise pour pouvoir continuer à accéder à tous les documents nécessaires grâce à un VPN. Il doit être installé sur votre ordinateur et vous permet de vous connecter à distance aux différents serveurs de votre entreprise.
Enfants et télétravail
La nouveauté de ce reconfinement par rapport à mars 2020 est que les crèches, gardes d’enfants et les écoles de la maternelle au lycée continuent de fonctionner, avec un protocole sanitaire renforcé, détaillé sur le site du Ministère de l’Éducation Nationale.
Dans le cas où vous n’avez pas de solution de garde d’enfant à cause du COVID (classe ou crèche fermée, assistante maternelle en arrêt maladie, etc.), vous pouvez être placé par votre employeur en activité partielle pour assurer la garde de votre enfant. Ce dispositif est de nouveau en vigueur depuis le 1ᵉʳ septembre.
L’indemnisation de l'activité partielle pour garde d’enfant ne pourra bénéficier qu’à un seul parent par foyer, uniquement s’il n’est pas possible de faire de télétravail pour les deux parents et sur présentation d’un justificatif.
Prévenir les risques liés au télétravail
Le télétravail présente aussi des risques que l’on peut facilement prévenir.
Avec l’augmentation du recours au télétravail, les problèmes de mal de dos ont également augmenté :
Un autre risque du télétravail est l’absence de coupure “physique” entre le travail et le domicile. Pour éviter la surcharge vous pouvez :
Enfin pour éviter le risque d’isolement, restez en contact avec vos collègues, organisez, même à distance, des moments de convivialité et communiquez avec votre responsable pour qu’il vous guide dans la priorisation des tâches à effectuer.
La région Île-de-France, qui a mis en place le télétravail pour une partie de ses agents, a élaboré un guide complet des bonnes pratiques en télétravail, indispensable à consulter.
Tickets restaurant en télétravail
Un salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits qu’un salarié présent sur site. Il peut donc bénéficier des tickets restaurants s’il en bénéficiait lorsqu’il exerçait son activité dans les locaux de l’entreprise.
Comment utiliser ses tickets restaurants en télétravail ? Avec le reconfinement les restaurants sont fermés, mais de nombreuses solutions existent pour continuer à utiliser vos titres restaurants :
Depuis le 12 juin et jusqu’au 31 décembre 2020, le plafond d’utilisation quotidienne du ticket restaurant est passé de 19 à 38 euros maximum, dans les restaurants, hôtels-restaurants et débits de boissons. Ils sont, dans ces lieux, utilisables tous les jours, y compris le dimanche et les jours fériés.
Primes et indemnités de télétravail
Comme évoqué dans ce dossier, il est possible d’établir avec votre employeur une indemnité ou prime de télétravail. Celle-ci doit être soit prévue dans les accords collectifs ou la charte sur le télétravail de votre entreprise, soit négociée avec votre employeur, par le biais des représentants du personnel si votre entreprise en dispose.
Exemple de message automatique
Si vous souhaitez informer vos interlocuteurs de la mise en place exceptionnelle d’une organisation basée sur du télétravail total ou partiel, vous pouvez paramétrer un message de réponse automatique : “dans le cadre de la crise sanitaire liée au COVID-19, le télétravail a été mis en place depuis le XX/XX/2020. Pendant cette période je continue à prendre connaissance de mes mails et y répond dès que possible. Pour nous joindre xXXXXXXXXx ou XXXXX@gmail.com”.
FAQ télétravail
Le ministère du Travail a rédigé un document pour récapituler les questions et réponses les plus fréquentes sur le télétravail dans le contexte actuel de coronavirus. Il est disponible ici.
L’employeur doit-il fournir une attestation de déplacement professionnel aux représentants du personnel ?
Les représentants du personnel bénéficient d’une liberté de circulation à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise, pendant et en dehors des heures de délégation.
Même avec la généralisation du télétravail, ils doivent pouvoir conserver cet accès aux locaux de l’entreprise, sans mettre en danger la sécurité des salariés ou occasionner une gêne importante à l’accomplissement du travail.
Les représentants du personnel doivent donc pouvoir obtenir de l’employeur une attestation de déplacement professionnel, temporaire ou permanente, pour conserver cette liberté de circulation.
L’employeur peut-il refuser le télétravail si les missions du salarié le permettent ?
Selon les nouvelles recommandations du protocole COVID, non. Tous les salariés qui peuvent effectuer leurs tâches à distance doivent être à 100% en télétravail. Certaines exceptions sont possibles pour des missions ou des postes dont l’exécution sur site est nécessaire à la continuité de l’activité de l’entreprise.
Le protocole COVID n’a pas force de loi, mais le ministère du Travail a annoncé des contrôles et sanctions pour les entreprises qui ne respectaient pas les principes du télétravail qui y sont détaillés.
Que faire si l’employeur refuse le télétravail alors que les missions du salarié le permettent ?
Il convient de s’en référer à l’inspection du travail, qui pourra analyser la situation et appliquer les mesures nécessaires.
L’employeur peut-il imposer un planning de télétravail partiel ?
Oui, c’est l’employeur qui fixe le temps de travail pouvant être effectué en télétravail, après un dialogue avec le salarié ou les élus. Le contexte actuel impose à l’employeur d’organiser le travail de façon à réduire les déplacements et aménager les temps de présence en entreprise pour réduire les interactions sociales. Il peut donc imposer le planning des jours en télétravail et en présentiel pour respecter ces obligations.
L’employeur peut-il exercer un contrôle exhaustif et quotidien des tâches réalisées en télétravail (avec contrôle des moyens de communication) ?
Les droits de surveillance de l’employeur ne peuvent être différents selon que les salariés travaillent sur site ou à distance. Par ailleurs ce droit n’est pas absolu. Les moyens de surveillance doivent :
Les méthodes d’évaluation professionnelle du salarié doivent être connues de celui-ci et communiquées au CSE dans le cadre des sujets d’organisation du travail et de marche générale de l’entreprise.
Comment se définissent les modalités horaires du travail en télétravail ?
Toutes les règles en matière de durée de travail existantes lors du travail en présentiel restent applicables au salarié en télétravail. Dans ce cadre, l’employeur fixe les horaires de travail et le salarié doit les respecter. Les droits au temps de pause et de déjeuner sont inchangés.
Nous avons vu beaucoup d'élements sur le travail à distance, n'hésitez pas à nous dire qu'elles sont vos difficultés de votre coté et quelles solutions avez vous proposés à vos salariés.
