Calcul des Équivalents temps plein (ETP) : mode d’emploi

Un salarié qui travaille à temps complet au nombre légal d’heures dans une semaine de travail correspond à un ETP, ou équivalent temps plein.

Mais tous les salariés ne sont pas à temps complet, il y a des absences et des congés, des horaires variables…

C’est pour cela que sont utilisés les ETP, notamment pour les calculs d’effectifs réels d’entreprise.

Essayons d’y voir un peu plus clair dans les méthodes de calcul des ETP.

Etape pour calculer les Équivalents Temps Plein dit ETP

C’est quoi un ETP ?

L’équivalent temps plein, équivalent temps plein travaillé (ETPT) ou ETP, est une unité de mesure servant à calculer une capacité de travail ou de production.

Ainsi, un nombre d’ETP sur une période donnée servira à définir le nombre de personnes requises à temps plein pour effectuer une certaine charge de travail.

Par exemple, 3 ETP pendant 5 jours signifie que trois personnes à temps plein affectées sur 5 jours (une semaine) peuvent quantifier le travail nécessaire pour une certaine tâche (par exemple : pour produire un certain nombre d’objets sur une chaîne de production).

La mesure en ETP peut concerner aussi bien des ressources humaines (des salariés) que des machines. On calcule par exemple 0,5 ETP pour dire qu’une machine ne fonctionne que 50 % du temps.

Le calcul ETP en heures ne veut donc rien dire, puisqu’il s’exprime en salariés à temps plein selon l’heure légale du travail dans l’entreprise.

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Pourquoi calculer les ETP ?

Les entreprises auront besoin de faire un calcul ETP annuel pour déclarer leurs effectifs.

Le calcul des équivalents temps plein (ETP) est un calcul qui relève purement à la gestion des ressources humaines et la comptabilité, afin de mesurer :

  • La charge de travail : si on sait qu’il faut X ETP pour fabriquer un meuble, on saura combien d’ETP sont nécessaires pour en fabriquer 100 et on pourra planifier la production, les effectifs et le recrutement.
  • Les effectifs : même s’ils sont absents temporairement, les salariés sont comptés dans l’effectif de l’entreprise, et ce comptage se fait en ETP. Par exemple, 2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2). L’employeur doit calculer et déclarer l’effectif moyen mensuel (EMM) et l’effectif moyen annuel (EMA)en ETP dans sa déclaration sociale nominative (DSN) pour l’URSSAF.
  • Les coûts : avec l’ETP, on peut calculer le coût de la main-d’œuvre et l’utiliser pour déterminer un prix de vente par exemple.
  • Les cotisations sociales à la charge de l’employeur.
  • La productivité : en recoupant les ETP et la production réelle, on peut mesurer l’efficacité opérationnelle du processus ou de l’équipe de production.
  • La conformité légale : certains secteurs exigent légalement la présentation de données sur les effectifs en équivalents temps plein.
Comment calculer les ETP

Comment calculer les Équivalents Temps Plein ?

Attention : l’équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures par mois. Ce qui peut parfois compliquer le calcul ETP fonction publique, car certains corps de la fonction publique ne sont pas à 35 heures.

Il existe plusieurs méthodes de calcul ETP mensuel Excel, selon la finalité du calcul, et selon la taille et le temps de travail dans l’entreprise.

Exemple de calcul des ETP

Prenons une tâche précise, par exemple la fabrication d’un meuble

  • 6 personnes sont affectées à la fabrication de ce meuble, qui prend une semaine (5 jours).
  • Sur ces 6 personnes, 1 ne travaille qu’à mi-temps et 1 aux 4/5 (elle ne travaille pas le vendredi).
  • On a donc 4 personnes à temps plein (soit 4 ETP), 1 personne à mi-temps (soit 0,5 ETP) et 1 personne à 4/5e (soit 0,8 ETP).
  • On calcule donc que la capacité de travail des salariés affectés à la fabrication du meuble est de 4+0,5+0,8, soit 5,3 ETP sur 5 jours.

Formule générale de calcul des ETP

Calcul d’un effectif en ETP : 

  • 10 CDI à temps plein = 10 ETP
  • 2 CDI à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2/151,67 h = 0,86 ETP
  • 1 CDD à temps plein = 1 ETP
  • 1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois = 6 mois/12 mois x (100 heures/151,67 heures) = 0,32 ETP
  • 1 apprenti = 0 ETP

Effectif du mois = 12,18 ETP

Pour déterminer le nombre d’ETP moyen annuel, ce calcul doit être fait pour chaque mois de l’année et divisé par 12 mois.

Formule mathématique de calcul des ETP

En France, le calcul des Équivalents Temps Plein (ETP) repose généralement sur une formule de calcul ETP Excel, basée sur la durée légale du travail. La formule standard pour le calcul des ETP est la suivante :

ETP = (somme des heures de travail effectives pour tous les salariés ➗ temps de travail légal) ✖ nombre total de salariés.

Comment convertir des jours en ETP ?

La conversion des jours en ETP dépend de la durée de travail légale dans votre contexte spécifique. L’idée générale est de prendre en compte la proportion du temps de travail standard représentée par le nombre de jours travaillés.

Voici une formule générale pour convertir des jours en ETP :

ETP = (nombre de jours travaillés ➗ nombre de jours standard par semaine) ✖ nombre total de salariés

Quels sont les salariés exclus du calcul des ETP ?

Pour ce qui est du calcul des effectifs de l’entreprise, certaines règles s’appliquent : 

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures), qu’ils soient en CDD ou CDI, sont comptés pour une unité chacun
  • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail
  • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’effectif.
  • Les travailleurs intérimaires sont comptabilisés à la fois dans l’effectif de l’entreprise de travail temporaire et dans celui de l’entreprise utilisatrice (sauf s’ils remplacent un salarié absent).
  • Les apprentis et stagiaires ne sont pas comptés
  • Le calcul ETP intermittent du spectacle peut être un peu différent, car il est souvent basé sur un certain nombre d’heures travaillées, appelé « salaire horaire moyen » (SHM). Il s’agit donc d’un cas particulier.

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Les outils de calcul ETP 

Pour vous rendre la vie plus facile avec le calcul des TEP (qui n’est pas toujours intuitif), il existe des tableaux calcul ETP en ligne, par exemple la grille de calcul Excel pour l’aide au calcul des ETP sur : https://www.ocapiat.fr/

La plupart des outils de gestion RH proposent également un simulateur calcul ETP inclus au logiciel.

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