Le CSE afin de pouvoir effectuer ses prérogatives est amené à collecter de nombreux documents qu’il doit conserver par la suite.
- Quels documents le CSE doit-il conserver ?
- Combien de temps les élus doivent-ils garder les archives du CSE ?
Dans cet article, nous répondrons à ces questions et ferons également un petit point sur les documents de l’entreprise et leurs délais de conservation.
Pourquoi le CSE doit-il conserver des documents ?
Les élus du CSE doivent conserver des documents, car ils doivent notamment pouvoir les présenter en cas de contrôle.
En effet, le CSE est amené afin d’exercer ses fonctions à dépenser et recevoir de l’argent ou encore à acheter ou vendre des biens ou des services et enfin à signer des contrats. C’est pourquoi pour toutes ces opérations le trésorier doit veiller à conserver des pièces justificatives (quittances, factures, contrats divers, justificatif de versement, etc.).
La durée de conservation des archives du CSE
En fonction de la nature du document, le délai de conservation va varier.
Les documents concernant les salariés de l’entreprise
Le CSE doit conserver pendant 3 ans tous les justificatifs des salariés leur permettant de bénéficier de certains avantages offerts par ce dernier (actes de mariage, de PACS, de naissance, etc.).
À noter : En cas de prêts aux salariés, les justificatifs doivent être conservés pour une durée égale au moins à 5 ans, sauf si la durée de remboursement est plus longue.
Les documents concernant la fiscalité et la comptabilité
Les États financiers : bilan, comptes de résultat et annexes
La durée de conservation est de 10 ans selon le Code du Commerce.
Les documents comptables : factures, bons de commande, grand livre, balance
La durée d’archivage est indéfinie (toute la durée du CSE).
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, etc.)
La durée de conservation est de 3 à 5 ans (3 ans pour les exercices comptables qui peuvent être contrôlés).
Les pièces bancaires
- 5 ans pour les remises de chèque ou d’espèces et les talons de chèques.
- 5 ans pour les relevés de banque.
- 1 an et 8 jours pour les chèques à encaisser.
Les archives du CSE relatives aux élus
Les documents relatifs aux représentants du personnel peuvent être conservés pendant 6 ans au titre de la prescription en matière de délit d’entrave. Il s’agit, par exemple :
- Des PV de réunion.
- Du registre spécial des avis des élus du CSE.
- Des Rapports établis par le CSE.
L’archivage des documents du CSE permet également de retrouver des informations utiles aux élus présents et futurs, mais constitue également une protection juridique en cas de litige.
Les documents relatifs aux salariés du CSE
Dans le cas où le CSE a des salariés, selon l’article L.3243-4 du Code du travail, il doit conserver les bulletins de paie au minimum pendant 5 ans.
En cas d’accidents de travail, les justificatifs sont sans limitation de durée.
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Qui peut consulter les archives du CSE ?
Tous les membres du CSE y compris l’employeur peuvent consulter les archives du CSE. De plus, seul le règlement intérieur du CSE peut en préciser des modalités d’accès particulières.
C’est la jurisprudence qui est venue renforcer ces informations.
En effet, l’arrêt du 7 novembre 2018, n°17-23.157 de la Cour de cassation, chambre sociale, stipule que l’accès ne peut être restreint dans des conditions variables selon l’étiquette syndicale des élus. Ainsi « tous les membres du comité d’entreprise doivent avoir égal accès aux archives et aux documents administratifs et comptables dudit comité… ».
De plus, dans ce même arrêt, la Cour de cassation a apporté cette précision inédite qui stipule que ce n’est pas au juge de régler les questions se rapportant à la consultation des archives, mais bel et bien que ces modalités doivent être traitées dans le règlement intérieur.
Elle indique qu’« En l’absence de disposition dans le règlement intérieur du comité d’entreprise, il n’appartenait pas au juge des référés de limiter l’exercice par certains membres du comité de leur droit à consulter des archives et des documents comptables et financiers de celui-ci ».
Les élus peuvent-ils sous-traiter les archives du CSE ?
Certains prestataires proposent un service d’archivage à destination des CSE.
Généralement, leurs services sont :
- Un archivage sécurisé sur des serveurs.
- Une numérisation des documents.
- Un moteur de recherche par mots clés.
- Un accès sécurisé par code pour les élus.
Leurs tarifs dépendent de leur temps d’intervention et donc du mode de fonctionnement et du nombre de salariés couverts par le CSE.
Les documents de l’entreprise
Les entreprises ont à gérer de nombreux documents (documents civils et commerciaux, pièces comptables, documents fiscaux, documents sociaux, gestion du personnel) qu’elles doivent conserver.
Pour les aider, le gouvernement a mis en place un simulateur qui indique combien de temps une entreprise doit conserver ses documents : https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/ConserverSesPapiersPro
En conclusion, que ce soit par le CSE ou par l’entreprise, de nombreux documents doivent être conservés afin de pouvoir être consultés ultérieurement pour information ou en cas de contrôle. Dans cet article, les durées indiquées sont des durées de conservation minimales. Il est bien sûr possible de les garder plus longtemps.