Comment réaliser un plan de compétences aux salariés ?

La formation professionnelle est un outil stratégique pour l’entreprise. En effet, elle vise le maintien dans l’emploi ainsi que le développement des compétences des salariés. Elle permet d’accroître autant leur satisfaction que la pérennité de l’entreprise en boostant sa productivité. Elle permet également de recruter et d'attirer des talents. Le plan de développement des compétences est en réalité la nouvelle désignation du plan de formation, que l'employeur doit obligatoirement présenter aux élus représentants du personnel au CSE. Mais, concrètement, comment élabore-t-on un plan de développement des compétences aux salariés ? Quelles sont les clés pour bien proposer un plan de développement des compétences aux salariés ? Et sur quels aspects les élus doivent-ils porter une attention particulière ? Les réponses dans cet article.

Quel lien entre formation professionnelle et plan de développement de compétences ?

La formation professionnelle a fait l’objet d’une réforme par le Ministère du Travail le 5 mars 2018. Dans cette réforme la transformation de la formation professionnelle est considérée comme l’un des trois piliers, avec l’apprentissage et l’assurance-chômage, de la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel.

Cette fameuse loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a refondu entièrement le paysage de la formation professionnelle, avec notamment une nouvelle dénomination du plan de formation, qui devient le plan de développement des compétences. Toutes les mesures entrent en vigueur le 1er janvier 2019. La compétence est désormais la clé de la formation. 

Former, c’est savoir donner les compétences par des moyens, c’est savoir écouter en construisant le parcours du salarié. C'est également aider ceux qui en ont besoin, tels les demandeurs d’emploi pour leur permettre d’acquérir la compétence clé pour décrocher un emploi.

Le plan de formation est un enjeu pour tous les acteurs de l’entreprise : les salariés sont les premiers concernés, mais également l’employeur qui a des obligations de prendre des initiatives et, enfin, les représentants du personnel tant par l’information-consultation due que par leur rôle d’intermédiaire entre ces deux acteurs.

En entreprise, la formation se décline par la mise en œuvre d’un plan de développement des compétences, qui doit donc être bien réalisé. Une faille dans le processus, comme une formation inadaptée proposée à un salarié, peut conduire à l’absence de développement des compétences souhaitées.

Qu’est-ce qu'un plan de développement des compétences en entreprise ?

L’article L. 6111-1 du Code du travail dispose en son alinéa 1er : « La formation professionnelle tout au long de la vie constitue une obligation nationale. Elle vise à permettre à chaque personne, indépendamment de son statut, d'acquérir et d'actualiser des connaissances et des compétences favorisant son évolution professionnelle, ainsi que de progresser d'au moins un niveau de qualification au cours de sa vie professionnelle. Elle constitue un élément déterminant de sécurisation des parcours professionnels et de la promotion des salariés. [...] »

Ainsi, la formation professionnelle est un enjeu essentiel au sein de l’entreprise. C’est pourquoi, l’article L. 6321-1 du Code du travail prévoit des obligations à la charge de l’employeur dans ce domaine. L'employeur doit assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations. Dès lors, il peut proposer des formations qui participent au développement des compétences, qui sont mises en œuvre par un plan de développement des compétences.

Le plan de formation était un document constitué de l’ensemble des actions de formation, de bilans de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE) définies dans le cadre de la politique de gestion du personnel de l’entreprise. Il était élaboré sous la responsabilité de l’employeur après consultation des représentants du personnel.

Depuis le 1er janvier 2019, le plan de formation devient le « plan de développement des compétences » (article L. 6312-1 du Code du travail) en lien avec la nouvelle définition de l’action de formation et la nouvelle notion « d’action concourant au développement des compétences ».

Contrairement au plan de formation, ce nouveau plan de développement des compétences n’est pas construit par catégorie d’actions de formation. Ainsi, il n’y a plus de distinction entre les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi et les actions de développement des compétences.

Le plan de développement des compétences est un document qui rassemble l'ensemble des actions de formation retenues par l'employeur pour ses salariés. Il est réalisé par l'employeur, présenté aux représentants du personnel dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés et doit distinguer 2 types d'actions de formation :

  • les actions de formation obligatoires, en application d'accords ou conventions collectives ;
  • les autres actions de formation, dites non obligatoires.

Le plan de développement des compétences peut également prévoir d'autres actions :

Quelles sont les actions de formation relevant du plan de développement des compétences ?

Des actions de formations variées

Annuel ou pluriannuel, le plan de développement des compétences peut comporter des actions de formation, de bilan de compétences, de validation des acquis de l'expérience ou d'actions d'apprentissage. 

Réalisées en principe pendant le temps de travail, certaines actions du plan de développement des compétences peuvent, sous certaines conditions, être mises en œuvre hors temps de travail.

Ainsi, en raison de la suppression des catégories d’actions de formation, la loi vient également modifier les règles déterminant les conditions de réalisation et de rémunération des actions de formation. Elle distingue désormais les formations obligatoires et les autres formations.

Les actions de formation obligatoires sont celles qui conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires. Elles constituent un temps de travail effectif et donnent lieu pendant leur réalisation au maintien par l'entreprise de la rémunération (article L. 6321-2 du Code du travail).

Quant aux actions de formation non obligatoires, elles constituent également un temps de travail effectif et doivent donner lieu au maintien de la rémunération du salarié pendant leur déroulement (L. 6321-6 du Code du travail).

Pour les formations hors temps de travail, la loi supprime deux obligations qui étaient imposées à l’employeur. Ainsi, il n’y plus d’obligation de verser une allocation de formation égale à 50% de la rémunération nette de référence du salarié et l’employeur ne sera plus tenu de définir avec le salarié la nature des engagements pris en cas de réussite à la formation.

Pourquoi les entretiens professionnels sont importants dans la mise en œuvre du plan de développement des compétences ?

L’entretien professionnel est un outil majeur dans la stratégie de management de l’entreprise. C'est également un pilier de la stratégie des ressources humaines et un outil essentiel pour contribuer à la définition des besoins de formation. Chaque salarié doit pouvoir bénéficier d'un entretien professionnel, à minima tous les deux ans, à l'initiative de l'employeur. Il s'agit d'échanger autour des perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d'emploi. C'est l'occasion d'évaluer et entretenir la motivation des salariés, mais surtout d'identifier ses besoins d'accompagnement ou de formation, pour l'impliquer d'autant plus dans la gestion de son parcours professionnel. 

Comment bien construire un plan de développement des compétences ?

Identifier les besoins selon les moyens

Les besoins de formation doivent être étudiés et évalués par l’employeur afin d’avoir une vision claire de la stratégie de l’entreprise, des compétences détenues par chaque salarié et de leur besoin de formation en conséquence.

Ainsi, si l’entreprise a conclu un accord relatif à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), les orientations de la formation professionnelle issues de cet accord vont déterminer le contenu du plan de développement des compétences.

Utiliser une méthode de travail rigoureuse

Il n’existe pas de méthode légale pour élaborer un plan de formation et de développement des compétences. Il faut être rigoureux, car déterminer des actions de formations représente du temps et un coût.

Si l’entreprise compte plus de 50 salariés, le plan de développement des compétences doit être obligatoirement présenté au comité social et économique (CSE), la nouvelle instance de représentation du personnel, en fonctionnement depuis janvier 2020. Les élus sont associés au processus d’élaboration du plan par une information-consultation au cours de réunions afin de recueillir leurs propositions.

Planifier et organiser : le plan prévisionnel de formation

Établir un plan prévisionnel de formation, c’est anticiper la gestion du plan de développement des compétences. Il s’agit de déterminer un calendrier  en fonction des différentes contraintes de l’entreprise (charges de travail, délais, mise en œuvre des formations en interne ou en externe...).

Étudier le budget et piloter la formation

Le budget de la formation doit être établi afin d’étudier les coûts en négociant avec les différents prestataires, ou encore rechercher les différents financements possibles.

Comment financer le plan de développement des compétences ?

Suivre une formation inscrite dans le plan de développement des compétences doit répondre aux besoins du salarié pour réaliser correctement sa mission.  Aussi, la formation ne peut pas générer de dépenses de sa part. Lorsqu'une formation, obligatoire ou non obligatoire, est réalisée pendant le temps de travail du salarié, l'employeur doit maintenir sa rémunération. Lorsqu'elle se déroule en dehors du temps de travail, le maintien de la rémunération n'est pas obligatoire et le versement d'une allocation de formation a également été supprimé. 

Dans tous les cas l'employeur doit financer les frais pédagogiques (coût de la formation) ainsi que les frais de transport, d'hébergement et de restauration. Si la formation se déroule hors du temps de travail et qu'un accord collectif le prévoit, les frais de garde d'enfants ou parents à charge doivent être également supportés par l'employeur.

Enfin, si auparavant il existait des fonds mutualisés pour financer le plan de formation, désormais les entreprises de plus de 50 salariés ne bénéficient plus de fonds mutualisés pour financer leur Plan de développement des compétences. Toutefois l’employeur peut effectuer des versements volontaires auprès de son opérateur de compétences. Les opérateurs de compétences sont au nombre de 11 en France, ont été créés en 2019 et ont pour mission de financer l'apprentissage, d'aider les branches à construire les certifications professionnelles et d'accompagner les PME pour définir leurs besoins de formation. 

Quel modèle de plan de développement des compétences utiliser ?

Le plan de développement des compétences doit être défini de manière rigoureuse sous la forme d’un tableau Excel en prenant en compte de nombreux paramètres. Il est essentiel de prendre le temps de faire ce tableaun  car il sert à récapituler tous les éléments du plan de développement des compétences pour permettre d'avoir une vue rapide des types de formations suivies, des catégories de personnel partis en formation, du coût total engendré, etc.

Ainsi, cet exemple de plan de développement des compétences suivant est un modèle à suivre :

Action menée
Durée
Organisme
Période
Lieu
Coût pédagogique
Coût des salaires
Frais annexes
Total budget formation
Management de projet
21 H
X
MAI 2018
 
X €
X €
X €
X €
Nom participant
Prénom participant
Sexe (M ou F)
Formation Hors Temps de Travail / Dans le Temps de Travail / Mixte
Catégorie socioprofessionnelle
Date de naissance
Date d’entrée en poste
Nom
Prénom
F
HTT / DTT / mixte
Cadre
xx/xx/xxxx
xx/xx/xxxx


Comment présenter le plan de développement des compétences au CSE ?

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social et économique (CSE) est consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise, notamment en matière de formation professionnelle. Cette consultation porte chaque année sur les orientations de la formation professionnelle dans l’entreprise. Ainsi le plan de développement des compétences doit donc également être abordé (article L. 2312-24 du code du travail). Le CSE est également consulté sur la situation économique et financière et la politique sociale de l'entreprise ainsi que sur les conditions de travail et l'emploi. 

Ainsi, l’employeur doit coordonner l’élaboration du plan de développement des compétences avec le dialogue social dans l’entreprise, puisque celui-ci concerne les sujets de la formation professionnelle.

Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, soumises à la négociation triennale sur la gestion des emplois et des parcours professionnels, il faudra également discuter des objectifs du plan de développement des compétences (article L. 2242-20 du code du travail).

Par ailleurs dans ces entreprises, une commission de formation est obligatoire (article L 2315-49 code du travail). Elle est chargée de préparer les délibérations du CSE concernant les orientations stratégiques et la politique sociale. Elle doit étudier les moyens en matière de formation et contribuer à l'information des salariés. Enfin elle étudie les problèmes spécifiques concernant l’emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.

Le CSE et la commission de formation sont consultés sur les problèmes généraux relatifs à la mise en œuvre des dispositifs du plan de développement des compétences et de la validation des acquis de l’expérience. Une information-consultation du CSE est nécessaire sur ces sujets, à minima une fois par an.

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