Achat matériel dans le budget de fonctionnement : est-ce possible ?

Par arrêt du 16 octobre 1997, la Cour de cassation a décidé que commettent un abus de confiance les membres élus du comité d'entreprise qui disposent à des fins personnelles de la subvention de fonctionnement versée par l'employeur.

Ainsi, il faut répondre par la négative à la question suivante : Est-il possible d’acheter du matériel dans le budget de fonctionnement et les mettre à disposition des salariés ? Explications.

Qu’est-ce que le budget de fonctionnement ?

Le CSE, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, dispose d’un budget composée d'une part, le budget de fonctionnement et d'autre part, le budget lié aux activités sociales et culturelles (explication du budget CE dans le guide IRP).

LE PRINCIPE EST LA SÉPARATION DES DEUX BUDGETS

Le budget de fonctionnement a pour rôle de couvrir l'ensemble des dépenses engagées pour le fonctionnement du CSE et pour l’exercice de ses attributions économiques.

Quel type de matériel acheter ?

Le budget de fonctionnement regroupe l'ensemble des dépenses relatives au fonctionnement du CSE. Ainsi, le CSE peut acheter avec son budget de fonctionnement le matériel suivant :

les frais relatifs au fonctionnement : fournitures de bureau, abonnement internet, frais postaux, etc ;
les frais de personnel : salariés liés au fonctionnement administratif du CSE ;
les frais de déplacements des élus en dehors des réunions et convocation des l'employeur ;
les frais liés aux expertises ;
les frais de formation et de documentation.

En revanche, le budget de fonctionnement ne peut pas être utilisé pour financer des activités sociales et culturelles (chèques cadeaux, spectacles, billeterie, etc), ni verser une subvention à une ou plusieurs organisations syndicales et encore moins payer les frais d’études ou de formation des enfants des salariés de la société.

Les décisions qui relèvent de l'utilisation du budget de fonctionnement font, en principe, l'objet d'une résolution du CSE, à laquelle le Président ne participe pas en étant prise à la majorité des présents à la réunion.

En aucun cas, le budget de fonctionnement ne peut être fusionné avec le budget des activités sociales et culturelles, même si le chef d’entreprise et l’ensemble des membres du CSE sont d’accord. Le principe est la séparation des deux budgets.

Quels risques encourus en cas de mauvaise utilisation du budget de fonctionnement ?

Certains CE / CSE veulent financer ou financent l’achat d’objets publicitaires, à destination des salariés, sur le budget de fonctionnement. Es-ce légal ? Non, c'est illégal.

Quelles sanctions ?

Sanction pénale

L’article 314–1 du Code pénal dispose : « L’abus de confiance est le fait par une personne de détourner, au préjudice d’autrui, des fonds, des valeurs ou un bien quelconque qui lui ont été remis et qu’elle a accepté à charge de les rendre, de les représenter ou d’en faire un usage déterminé. L’abus de confiance est puni de trois ans d’emprisonnement et de 375 000 euros d’amende ».

Sur le plan jurisprudentiel, dès lors qu'il existe une utilisation illicite du budget de fonctionnement, un membre du C(S)E, l’employeur ou un salarié de l’entreprise peuvent intenter une action en réintégration des sommes litigieuses engagées (Cass. soc. 12 février 2003, 00-19341).

Une condamnation pour délit d'entrave peut être intentée si une dépense est engagée sans autorisation.

Enfin, le CSE s'expose à un redressement URSSAF. En effet, dans la mesure où la dépense ne porte pas sur un bien culturel, social ou de loisir, elle est exclue de l’assiette des cotisations de Sécurité Sociale à la condition que, cumulée avec les autres avantages aux salariés (bons d’achats, chèques cadeaux...) en nature, elle n’excède pas par salarié sur une période d’un an 5 % du plafond mensuel des cotisations.

MAUVAISE UTILISATION DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT

Plusieurs acteurs de la vie de l'entreprise peuvent convaincre les élus à une mauvaise utilisation du budget de fonctionnement.

Qui sont-ils ?

Les prestataires, qui peuvent assurer aux élus que le budget de fonctionnement peut couvrir l’abonnement du CSE à des cartes de réduction, payer des articles allant de la cafetière aux bouteilles de vin estampillées avec le logo du CSE.
Les employeurs, qui peuvent préférer une participation à un voyage, payée avec le budget de fonctionnement plutôt qu’une formation à l’attention des élus. Il a aussi intérêt à fermer les yeux sur la mauvaise utilisation du budget de fonctionnement puisqu'il n'en est pas responsable.
Les salariés, qui ont des avantages via le budget des activités sociales et culturelles ou par leur contrat de travail en ce qui concerne le salaire.

Quelles solutions s’il reste une somme d’argent non utilisée : transfert ?

Si en fin d’année le budget de fonctionnement n’a pas été totalement utilisé, le reliquat ne peut être être reversé aux salariés de la société (par exemple, par un bon d'achat). Le CSE a deux choix :

Reporter le reliquat sur l'année suivante sans limitation de durée. Ce reliquat est alors déposé sur un compte bancaire, qui génère des intérêts.
Transférer le reliquat au budget des activités sociales et culturelles. Toutefois, ce transfert doit être prévu par une délibération du CSE (article L. 2315-61 du Code du travail) et est limité puisque seulement 10% de l'excédent annuel du budget de fonctionnement peut être transféré aux activités sociales et culturelles.

Ce transfert est une exception au principe de séparation des budgets, mais encadrée par le Code du travail.

Ainsi, en décidant d'une délibération sur le transfert du budget du reliquat du budget de fonctionnement vers celui des activités sociales et culturelle, le CSE offre la possibilité d'offrir des avantages aux salariés (cartes cadeaux, bons d'achats...), mais seulement 10% de l'excédent annuel du budget de fonctionnement peut être transféré aux activités sociales et culturelles.