Procédure de licenciement expliquée étape par étape (2024)

Vient un point dans la relation professionnelle entre l’employeur et le salarié dans lequel le licenciement est envisagé.

Le licenciement acte la fin du contrat de travail entre les deux parties, à l’initiative de l’employeur.

Il peut y avoir une multitude de causes au licenciement : de la faute professionnelle au licenciement économique en passant par l’inaptitude.

Très souvent mal vécu par le salarié qui a le sentiment de vivre un échec professionnel, le licenciement est soumis à d’importantes règles de procédure pour garantir le respect des droits du salarié.

On ne rompt pas un contrat de travail à la légère lorsqu’on est employeur. D’un côté comme de l’autre, il convient de s’assurer que la procédure est bien respectée, ainsi que le droit de chacun à défendre ses intérêts.

Découvrez ici la procédure de licenciement, indemnités de licenciement et points à surveiller. Notre guide complet et nos conseils pour défendre le salarié pendant son licenciement.

Quels salariés sont exposés au licenciement ?

Tous les salariés sans exception sont exposés au risque de licenciement, quelle qu’en soit la cause :

• Licenciement de salarié en CDI
• Licenciement de salarié en CDD (rupture anticipée du contrat de travail)
• Licenciement de salarié protégé
• Licenciement de salarié en arrêt maladie…

Dans le cas des employés intérimaires, des apprentis ou des stagiaires, on ne parlera pas de licenciement, car il n’y a pas de contrat de travail qui unit l’employeur et l’employé.

Les différents motifs de licenciement

Les raisons qui amènent l’employeur à prendre l’initiative d’un licenciement peuvent être multiples.

Et avec chaque raison de licencier un employé, il y a une variation dans la procédure, les termes et les délais.

On distingue principalement comme motifs de licenciement valables.

Motifs de licenciement classiques avec procédure classique

• Licenciement pour insuffisance professionnelle/licenciement pour insuffisance de résultats
• Licenciement pour motif personnel

Motifs de licenciement particuliers avec procédure spéciale

• Licenciement pour faute grave/licenciement pour faute lourde/licenciement pour motif disciplinaire
• Licenciement économique individuel
• Licenciement économique collectif
• Licenciement pour inaptitude au poste

Même si elle se rapproche d’un licenciement à l’amiable, la procédure de rupture conventionnelle d’un contrat de travail est une procédure en soi, devenue courante, mais qui n’est pas celle du licenciement classique.

Le licenciement pour faute, ou licenciement disciplinaires

Ce motif de licenciement intervient suite à une faute commise par le salarié dans l’exercice de ses fonctions, qui constitue une cause réelle et sérieuse de licenciement. Il peut s’agir de négligence, de violation des obligations du contrat de travail, d’insubordination, d’abandon de poste, de comportement fautif du salarié révélant une intention de nuire à l’entreprise ou à l’employeur… Le salarié licencié pour faute grave ne touche pas d’indemnités de départ.

Le licenciement pour insuffisance professionnelle/licenciement pour insuffisance de résultats

Il s’agit d’un motif de licenciement individuel inhérent à la personne du salarié, sans faute professionnelle. Il peut s’agir de mauvaise qualité du travail du salarié, de son incapacité à atteindre ses objectifs, de mésentente avec la Direction…

Le licenciement pour motif personnel

Ce type de licenciement intervient lorsque la vie personnelle du salarié engendre des manquements à une obligation de son contrat de travail : retards, horaires incompatibles, absences…

Le licenciement économique individuel, ou collectif

Ce motif de licenciement repose sur des difficultés économiques rencontrées par l’employeur : mutations technologiques, réorganisation de l’entreprise, cessation d’activité de l’entreprise, baisse des commandes… En cas de cessation d’Activité ou de réorganisation massive (rachat de l’entreprise par exemple), il y a licenciement collectif, ce qui est en soi une procédure particulière.

Le licenciement pour inaptitude au poste

Ce motif de licenciement intervient lorsque le salarié est inapte à continuer son travail dans son poste et ne peut être reclassé sur un autre poste au sein de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une prise d’acte de rupture du contrat de travail ?

La prise d’acte de la rupture du contrat de travail d’un salarié est un mode de rupture du contrat de travail prise par décision de justice, lorsqu’un salarié reproche à son employeur des manquements graves l’empêchant d’honorer son contrat.

Les faits pouvant être reprochés par l’employeur et justifiant une prise d’acte de rupture sont :

• de la discrimination ou du harcèlement de la part de l’employeur
• le non-paiement de tout ou partie du salaire
• la modification du contrat de travail sans l’accord du salarié
• le refus de l’employeur de faire effectuer des visites médicales obligatoires à son salarié
• le refus de fournir des équipements et outils nécessaires au travail du salarié…

Le salarié doit prévenir l’employeur par un courrier écrit listant les reproches faits à l’employeur et justifiant la prise d’acte et saisir immédiatement le conseil de prud’hommes.

La conséquence de cette saisie de la justice par le salarié est un licenciement sans cause réelle et sérieuse (licenciement injustifié).

Si la justice estime que les faits invoqués par le salarié ne sont pas de nature à justifier l’impossibilité de poursuivre son travail, cette rupture devient une démission.

Voir à ce sujet l’article L1451-1 du Code du travail.

Textes de loi sur la procédure de licenciement

• Titre III : Rupture du contrat de travail à durée indéterminée (Articles L1231-1 à L1238-5)
• Chapitre III : Section 1 : Rupture anticipée du contrat de travail à durée déterminée (Articles L1243-1 à L1243-4)
• Code du travail - Articles R1232-1 à R1232-13
• Code du travail - Article D1234-6 à D1234-8
• Code du travail - Articles R1234-9 à R1234-12
• Code du travail - Article R1238-7

Les étapes de la procédure de licenciement

Le déroulement d’une procédure de licenciement se passe comme suit :

1. La lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement
2. L’entretien préalable de licenciement
3. Notification du licenciement
4. Le préavis de licenciement
5. Fin de contrat de travail et remise de documents

Étape 1 : La convocation à un entretien préalable au licenciement

La première étape de la procédure de licenciement, lorsque l’employeur envisage de se séparer de son salarié, est de convoquer ce dernier à un entretien.

À cette étape le licenciement est réputé envisagé mais non acté. Ce qui signifie qu’employeur et salarié ont la possibilité de discuter, négocier, s’expliquer…

Le délai légal de convocation est de 5 jours ouvrables entre l’envoi de la convocation et la date effective de l’entretien. Ce délai permet au salarié de préparer sa défense.

Si le licenciement envisagé est un licenciement pour faute grave, la convocation à l’entretien préalable ne peut ainsi être adressée plus de deux mois à compter du jour où l’employeur a eu connaissance des faits reprochés au salarié.

Cette convocation doit comporter certaines mentions obligatoires :

• la mention de l’employeur et le nom du salarié
• l’objet de l’entretien 
• le lieu, la date et l’heure de l’entretien. Si l’entretien ne peut pas se passer dans le lieu habituel du travail, le salarié doit tout de même avoir accès à ses documents de travail pour pouvoir par exemple répondre d’une accusation de négligence professionnelle ou vérifier ses dossiers. Les frais de déplacement du salarié si le lieu d’entretien n’est pas habituel seront remboursés. Par ailleurs l’entretien doit se dérouler sur les horaires habituels de travail.
• la possibilité pour le salarié de se faire accompagner par la personne de son choix et éventuellement l’adresse des services (inspection du travail, mairie) dans lesquels la liste des conseillers du salarié est tenue à sa disposition.

On trouve de nombreux modèles de lettre de convocation à un entretien de licenciement sur le Web.

Attention : un salarié qui refuse de signer l’accusé de réception ou la décharge restera convoqué à l’heure dite et le refus de signer ne constitue pas un arrêt ou vice de procédure. Celle-ci continue normalement.

Étape 2 : L’entretien préalable au licenciement

Dans le délai imparti, employeur et salarié doivent participer à un entretien préalable au licenciement.

Lors de l’entretien, l’employeur peut être assisté d’un représentant des Ressources humaines (ayant éventuellement pouvoir de délégation pour représenter l’entreprise) ou de sa Direction. Toutefois il ne pourra pas y avoir plus de 2 personnes représentant l’employeur.

Le salarié a la possibilité de se faire assister lors de l’entretien par une personne de son choix : conjoint, membre du personnel de l’entreprise, conseiller du salarié…

Pendant cet entretien, l’employeur expose au salarié les motifs le conduisant à envisager un licenciement et explique au salarié ses droits.

Le salarié donne ses explications, justifications ou partage ses commentaires sur la situation.

L’objectif d’un entretien préalable doit toujours être d’éviter un licenciement, si cela est une possibilité. Cet entretien est l’occasion de faire le point. 

L’employeur n’est pas tenu d’annoncer sa décision définitive à la fin de l’entretien, il peut se laisser le temps de la décision. Il est toutefois tenu de manifester ses intentions et de mentionner clairement la possibilité d’un licenciement comme étant envisagée.

Attention : le salarié peut décider de ne pas se rendre à son entretien de licenciement. Sa présence n’est pas obligatoire. Seule celle de l’employeur l’est. L’absence du salarié à l’entretien de licenciement n’annule ni ne retarde la procédure.

Étape 3 : La notification de licenciement, ou lettre de licenciement

À l’issue de l’entretien préalable et d’un délai raisonnable de réflexion, l’employeur prend sa décision.

Il doit ensuite informer le salarié de son licenciement, en respectant un délai de minimum de 2 jours ouvrables à compter de la date de l’entretien, par le biais d’une lettre recommandée avec avis de réception, statuant précisément le motif à l’origine du licenciement. En cas de faute grave ou lourde, le délai à respecter est d’un mois après l’entretien préalable.

Les motifs invoqués par l’employeur doivent impérativement être réels et sérieux.

La notification de licenciement doit obligatoirement mentionner les droits et devoirs de chaque partie (employeur et salarié), la durée du préavis et les conditions de celui-ci, ainsi que la date de prise d’effet du préavis (généralement, à réception de la lettre de licenciement).

Dans le cas particulier d’un plan de licenciement économique, des mentions complémentaires doivent être présentes sur la lettre de licenciement.

Suite à la réception de la notification de licenciement, le salarié dispose d’un délai de 15 jours pour lui adresser une réponse, dans le cas notamment où celui-ci conteste les faits ou reproches à l’origine de son licenciement.

Attention : en cas de faute lourde ou grave, le salarié peut être exempté de préavis. Il est alors tenu de quitter l’entreprise et de rendre ses effets professionnels liés à son activité dans les plus brefs délais.

Étape 4 : Le préavis de licenciement

Le préavis commence le jour de la première présentation de la lettre recommandée notifiant le licenciement.

Le délai du préavis est soumis à une réglementation, dictée par le Code du travail ou le cas échéant par la convention collective si elle est plus avantageuse pour le salarié.

Durant un préavis de licenciement classique, le salarié est supposé poursuivre l’exercice de ses fonctions dans les conditions habituelles et bénéficier d’une rémunération normale jusqu’à la prise d’effet de son licenciement.

L’employeur peut toutefois opter pour une dispense de préavis. Dans ce cas, le salarié ne peut pas s’y opposer et perçoit une indemnité compensatrice.

Quelle est la durée légale du préavis de licenciement ?

La durée du préavis de licenciement varie en fonction de l’ancienneté du salarié dans l’entreprise.

Si le salarié pose des journées de congés payés ou RTT pendant son préavis, l’échéance du préavis n’est pas prolongée.

De même, un arrêt de travail pour maladie ne suspend pas le cours du préavis.

Un salarié peut-il refuser de faire son préavis de licenciement ?

Tout salarié licencié (que ce soit pour motif personnel ou économique) doit exécuter un préavis, sauf :

• s’il est dispensé par son employeur
• dans le cas d’un licenciement pour faute grave ou faute lourde
• dans le cas d’un licenciement pour inaptitude
• dans le cas de l’impossibilité pour le salarié de poursuivre son travail (exemple : perte du permis de conduire pour un chauffeur routier…)

Un salarié licencié qui refuserait d’effectuer son préavis serait réputé avoir abandonné son poste et pourrait être licencié pour faute lourde, perdant ainsi ses droits à une partie de ses indemnités.

Étape 5 : La remise des documents de fin de contrat

Le contrat de travail prend fin au terme du préavis et l’employeur doit obligatoirement fournir au salarié un certain nombre de documents. Si le préavis a été dispensé, l’employeur devra faire parvenir ces documents au salarié dès que possible.

L’ensemble de ces pièces permettra au salarié licencié de faire valoir ses droits auprès de Pôle Emploi.

Fin de contrat : documents à remettre au salarié

Les documents remis au salarié à la fin de son contrat sont :

1. un certificat de travail daté et signé, comportant le nom du salarié, le nom de l’entreprise, les dates d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise, l’intitulé de la fonction ou du poste, et éventuellement le cas échéant le maintien de la mutuelle de l’entreprise pendant toute la période de chômage.
2. Un solde de tout compte, précisant l’ensemble des sommes versées au salarié lors du licenciement (indemnité de rupture, dernier salaire perçu, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis, primes…) en deux exemplaires. Un reçu daté et signé 

Ne pas confondre indemnité de licenciement et solde de tout compte. Ce dernier comprend le salaire, l’indemnité compensatrice pour les congés payés acquis, mais non pris à la date de la rupture du contrat, les éventuels intéressements et reliquats de sommes dues à l’employé licencié.

3. La dernière fiche de paie.
4. L’attestation Pôle emploi qui permet permet au salarié de percevoir des droits à l’allocation chômage.
5. un état récapitulatif de l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées par le salarié dans le cas d’un dispositif d’intéressement.
6. Optionnellement, une lettre de recommandation.

Attention : toute mention sur le certificat de travail qui serait tendancieuse ou susceptible de porter préjudice au salarié est interdite.

L’employeur refuse de fournir des documents de fin de contrat : que faire ?

Le Conseil des Prud’hommes peut être saisi par le salarié licencié qui n’a pas reçu ses documents de fin de contrat à l’issue de son préavis.

L’employeur qui ne fournit pas au salarié licencié ses documents de fin de contrat à la fin du préavis de licenciement peut être condamné à payer une amende de 1 500 €, ainsi que des dommages et intérêts.

Le salarié dispose d’un délai de 3 ans pour contester devant le conseil des prud’hommes son solde de tout compte, la date du reçu (signé ou non) servant de point de départ.

Calculer et vérifier les indemnités de licenciement d’un salarié

Le licenciement classique s’accompagne d’une série d’indemnités de rupture de contrat (ou indemnités de licenciement).

Comment calculer les indemnités légales de licenciement ? Celles-ci varient en fonction du contrat de travail, de l’ancienneté, de la convention collective ou de l’accord d’Entreprise, des primes et des divers dispositifs d’intéressement prévus au départ.

Calculer l’indemnité de licenciement à partir d’un salaire de référence est donc une opération à réaliser au cas par cas.

Pour plus de facilité, on trouve en ligne un simulateur d’indemnités de licenciement.

L’indemnité légale de licenciement, à savoir l’indemnité de licenciement minimale est versée en cas de licenciement pour motif autre qu’une faute grave ou lourde au salarié ayant au moins 8 mois d’ancienneté ininterrompus dans l’entreprise à la date de la notification du licenciement.

Le salaire habituel utilisé pour la base du calcul est celui que le salarié aurait perçu en temps normal. On retient toujours le calcul le plus favorable :

• soit la moyenne mensuelle des douze derniers mois précédant le licenciement
• soit la moyenne mensuelle de la rémunération de l’ensemble des mois précédant le licenciement 
• soit le tiers des trois derniers mois.
• Soit l’indemnité prévue par la convention collective ou le contrat de travail si elle est plus avantageuse pour le salarié que l’indemnité légale.

L’indemnité de licenciement ne peut être inférieure :

Exemples de calcul :

Salaire de référence de 1 500 € 

Ancienneté de 5 ans, 

1 500 € : 4 = 375 €

375 € x 5 ans = l’indemnité due est de 1 875 €.

Salaire de référence de 1 500 € 

Ancienneté de 12 ans 

1 500 € : 4 = 375 €

375 € x 10 ans (10 premières années d’ancienneté) = 3 750 €

+

1 500 € : 3 = 500 €

500 € x 2 ans (années d’ancienneté au-delà de 10 ans) = 1 000 €

Soit une indemnité de licenciement d’un montant total de 4 750 €

Les primes ne sont pas prises en compte dans le calcul, pas plus que le remboursement de frais ou les indemnités de déplacement ou de repas.

L’indemnité légale de licenciement n’est pas soumise à l’impôt sur le revenu. 

Attention : l’indemnité de licenciement ne peut être cumulée avec l’indemnité de départ, de mise à la retraite, l’indemnité conventionnelle de licenciement…

À quel moment est versée l’indemnité de licenciement ?

L’indemnité de licenciement du salarié en CDI ou CDD est versée à la fin du préavis, que ce dernier soit exécuté ou non.

Qu’est-ce que l’indemnité compensatrice de préavis ?

L’indemnité compensatrice de préavis est versée au salarié licencié qui n’exécute pas son préavis dans les cas suivants :

• dispense du préavis à l’initiative de l’employeur (absence de faute grave ou lourde)
• résiliation judiciaire du contrat de travail
• licenciement pour inaptitude d’origine professionnelle
• prise d’acte de la rupture du contrat de travail

Le montant de l’indemnité compensatrice de préavis correspond à la rémunération intégrale que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé pendant le préavis. Son montant est soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales dans les mêmes conditions que le salaire.

Comment est calculée l’indemnité compensatrice de congés payés en cas de licenciement ?

Lorsque le salarié n’a pas pu solder ses congés payés acquis au moment du licenciement, il reçoit une indemnité compensatrice de congés payés. Son montant correspond à la fraction de congés dont il n’a pas pu bénéficier.

L’indemnité compensatrice de congés payés se calcule avec le salaire de base, les éventuelles majorations de salaire, le salaire reconstitué pendant des périodes assimilées à du travail effectif, la prime d’ancienneté, la prime d’assiduité, la prime d’astreinte, les commissions et avantages en nature, et le 13e mois.

Exemple :

Salaire de référence : 21 840 € brut soit 1 820 € par mois.

Pour 2 semaines de congés payés non pris.

Qu’est-ce que l’indemnité de non-concurrence ?

Lorsqu’une obligation de non-concurrence est prévue au contrat de travail, une indemnité est versée au salarié lors de la rupture de celui-ci pour licenciement.

L’indemnité de non-concurrence est due dès lors que la clause de non-concurrence est applicable, à la fin du préavis. Elle est versée soit sous la forme d’un capital négocié, soit sous la forme d’une prime unique ou périodique.

Quelles sont les indemnités pour un licenciement pour inaptitude ?

Un licenciement pour inaptitude avec impossibilité de reclassement au sein de l’entreprise, consécutivement à une maladie ou un accident professionnel ouvre droit au versement d’une indemnité compensatrice pour le préavis non exécuté et à une indemnité spéciale de licenciement égale au double de l’indemnité légale de licenciement.

On parle également d’indemnité spéciale de licenciement.

Comment contester un licenciement nul, injustifié ou irrégulier ?

Si un salarié estime que son licenciement est nul (discrimination, violation d’une liberté fondamentale, en lien avec l’exercice des fonctions de juré, à l’encontre d’un salarié lanceur d’alerte, bafouant le respect la protection liée à l’accident du travail, etc.), injustifié (les motifs évoqués sont injustifiés) ou irrégulier (l’employeur ne respecte pas la procédure légale), il doit déposer son dossier au Conseil de Prud’hommes dès la notification de sa lettre de licenciement.

Le salarié dispose d’un délai maximum de 1 an à compter de la date de réception de la lettre de licenciement pour contester son licenciement. Il peut se faire représenter par un avocat ou monter lui-même les preuves de licenciement sans cause réelle et sérieuse. (En savoir plus sur l'indemnité pour licenciement nul)

C’est alors au juge du CPH de statuer.

Si le juge du CPH statue en la faveur du salarié, celui-ci peut :

• soit demander sa réintégration dans son emploi avec le paiement d’une indemnité correspondant aux salaires dont il a été privé au cours de la période qui s’est écoulée entre la rupture du contrat et sa réintégration.
• soit percevoir une indemnité pour licenciement abusif à la charge de l’employeur et dont le montant est fixé par le juge selon le barème d’indemnisation prud’homale 

Cas particuliers de licenciement

Certains cas particuliers de licenciement supposent des conditions, indemnités et procédures spécifiques. En voici quelques-uns.

Licenciement pour maladie

Un licenciement pour maladie constitue un licenciement discriminatoire. Le salarié ne peut donc pas être licencié sur cette seule base.

Cependant il est possible de licencier un salarié en arrêt maladie dans plusieurs cas, qui constituent un motif réel et sérieux de licenciement :

• Insuffisance professionnelle
• Perturbation de l’entreprise
• Faute du salarié
• Motif économique
• Licenciement pour inaptitude 

Licenciement d’un salarié protégé (représentants du personnel)

Le salarié ayant des fonctions représentatives dans l’entreprise bénéficie d’une protection contre le licenciement. La protection du salarié varie selon son mandat et la taille de l’entreprise.

Celui-ci est soumis à l’autorisation préalable de l’inspecteur du travail. 

Avant de prendre sa décision, l’inspecteur doit procéder à une enquête dite contradictoire et rendre sa décision dans les 2 mois qui suivent la date de demande d’autorisation de licenciement.

Le salarié prend connaissance de l’ensemble des pièces produites par l’employeur pour justifier le licenciement.

Licenciement d’une femme enceinte 

La salariée enceinte n’a pas l’obligation de révéler son état de grossesse avant le délai légal pour signifier à son employeur son départ en congé de maternité. 

Pendant la grossesse, le congé de maternité et les quatre semaines qui suivent, la salariée ne peut pas être licenciée sauf :

• si elle commet une faute grave non liée à son état de grossesse
• si l’employeur est dans l’impossibilité de maintenir le contrat de travail pour un motif étranger à la grossesse

Dans les deux cas, le licenciement ne peut prendre effet que pendant le congé de maternité et les quatre semaines qui suivent.

L’employeur a l’obligation de reclasser la salariée enceinte lorsqu’elle est exposée à certains risques ou que son poste est incompatible avec son état de grossesse. Si le reclassement est impossible, le contrat de travail est suspendu, avec une allocation journalière de la sécurité sociale et une indemnité complémentaire à la charge de l’employeur.

Licenciement d’un salarié incarcéré

Les conditions de licenciement d’un salarié incarcéré varient selon que les faits sont intervenus hors ou pendant le temps de travail.

Pour des faits commis en dehors du travail, le salarié qui a informé l’employeur de sa détention ne peut pas être licencié pour absence injustifiée.

Cependant l’employeur qui peut prouver que l’absence du salarié désorganise ou perturbe le fonctionnement de l’entreprise peut le licencier en lui versant une indemnité de licenciement pour motif personnel.

Le salarié détenu ne bénéficie pas de l’indemnité compensatrice de préavis.

Licenciement d’un salarié sans papiers

L’employeur n’est pas autorisé à embaucher un salarié étranger non européen qui n’a pas d’autorisation de travail. L’amende pour embaucher ou conserver en toute connaissance de cause à son service un étranger sans titre de séjour peut aller jusqu’à 100 000 € et 10 ans de prison pour l’employeur.

En cas de fraude de la part du salarié et si l’employeur a bien procédé aux vérifications du titre de travail qui semblait régulier, l’employeur peut appliquer une procédure disciplinaire. Il peut prononcer une rupture pour faute grave sans verser d’indemnité de rupture ni d’indemnité forfaitaire.

Le licenciement ouvre-t-il droit aux indemnités de chômage ?

L’allocation d’aide au retour à l’emploi (ARE) est un droit pour tout salarié justifiant d’une durée minimale d’affiliation au régime d’assurance chômage et à la recherche active d’un emploi.

La condition pour que les salariés licenciés aient droit à l’ARE est bien une perte involontaire de l’emploi précédent. 

Tout licenciement, rupture anticipée d’un contrat de travail à durée déterminée, rupture du contrat de travail pour cause économique, démission considérée comme légitime ouvre donc droit aux indemnités ou allocations de chômage.

Avis de non responsabilité : Cet article de blog est destiné à des fins d'information uniquement et ne constitue pas des conseils juridiques spécifiques. Les lecteurs doivent discuter de leur situation particulière avec un avocat ou professionnel du droit.