Déroulement d’un entretien préalable au licenciement : aide salarié

Un entretien de licenciement, ou entretien préalable de licenciement, est un entretien entre employeur et employé, dont l’objet est connu à l’avance, et qui a pour but de décider de la suite à donner à une procédure de licenciement.

Comment préparer, organiser, et réagir à un entretien préalable de licenciement ?

Nous vous donnons les clés.

Quels sont les enjeux d’un entretien de licenciement ?

Contrairement à l’idée générale, au moment d’un entretien préalable de licenciement, les dés ne sont pas entièrement jetés.

L’employeur a clairement fait connaître son intention de licencier un employé, mais l’employé est aussi prévenu et dispose d’un délai de préparation pour sa défense s’il y a lieu. Nul ne peut être privé de son emploi, sans en être informé des raisons de cette rupture de contrat ni de la possibilité de se défendre.

Un licenciement sans entretien préalable serait de la part de l’employeur un défaut de procédure passible de sanctions et d’annulation de la décision.

Il y a plusieurs issues à un entretien de licenciement :

Au moment de l’entretien de licenciement, y compris celui de l’entretien préalable à licenciement économique, l’employeur est réputé n’avoir pas encore pris sa décision définitive.

L’entretien préalable de licenciement est une obligation légale dans les cas de :

  • licenciement individuel pour motif personnel ou disciplinaire, même grave
  • licenciement individuel pour motif économique
  • licenciement collectif pour motif économique pour les entreprises de moins de 30 employés

C’est donc une phase essentielle de la procédure légale de licenciement et aussi l’opportunité (et le moment ou jamais) d’exposer pour les deux parties les griefs, de chercher des solutions, et éventuellement d’aboutir à une conciliation qui permettrait d’éviter le licenciement.

Attention : pour licencier un employé en période d’essai, l’entretien préalable n’est pas une nécessité. L’employeur peut simplement notifier l’employé que sa période d’essai est terminée sans donner satisfaction et que le contrat de travail ne sera pas validé.

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Quelles sont les étapes avant et après l’entretien dans la procédure de licenciement ?

Le Code du travail encadre scrupuleusement la procédure d’entretien préalable au licenciement.

  1. Des faits passibles de licenciement (personnel ou économique) sont constatés
  2. La convocation de l’employé à un entretien préalable de licenciement est envoyée
  3. L’entretien se déroule
  4. L’employeur confirme ou infirme sa décision et en informe l’employé, au plus tôt 2 jours ouvrables après l’entretien préalable et au plus tard 1 mois après (délai entre l'entretien préalable et licenciement)
  5. En cas de licenciement l’employé effectue son préavis ou en est dispensé.
  6. Le licenciement est prononcé et l’employé reçoit son solde de tout compte

OU

L’employé est réintégré avec sanctions disciplinaires

OU

L’employé est réintégré sans sanctions disciplinaires

Lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement

La convocation à un entretien préalable doit répondre à un formalisme réglementaire, repris dans la plupart des modèle convocation entretien préalable licenciement.

  • La convocation est envoyée soit par lettre recommandée à l’adresse habituelle du salarié (celle connue de l’employeur) ou remise en main propre contre décharge.
  • Elle doit préciser sans équivoque l’objet de la convocation, à savoir qu’un licenciement est envisagé (pour ne pas être confondue avec une convocation entretien préalable à sanction disciplinaire).
  • Si cette obligation n’est pas mentionnée dans la convention collective, l’exposé des motivations de l’employeur n’est pas obligatoire formellement, mais en pratique et dans la jurisprudence, il est préférable (au nom du respect des droits de la défense).
  • L’entretien préalable doit avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la réception de la lettre (à compter du lendemain de la première présentation du courrier, même si celui-ci est refusé).
  • La date, l’heure et le lieu de l’entretien (qui doivent permettre à l’employé d’accéder à ses documents de travail pour s’expliquer si nécessaire) doivent être clairement précisés.
  • La convocation doit informer l’employé de sa possibilité de se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou en l’absence d’institutions représentatives dans l’entreprise, par un conseiller du salarié.

Attention : dans le cas où le salarié refuse de signer une décharge de remise en main propre, l’employeur doit envoyer la lettre en recommandé avec accusé de réception, ou par exploit d’huissier. L’employé qui refuse le courrier recommandé n’a pas pour effet d’invalider ou de retarder la procédure.


L’envoi d’une convocation à entretien préalable par email ou par SMS ainsi que la convocation simplement orale, même devant témoin ou huissier, ne sont pas pas réglementaires.

Textes de loi relatifs à l’entretien préalable de licenciement

Code du travail - Article L1232-2 à L1232-5

Code du travail - Article R1232-1 à R1232-3

Comment se passe un entretien de licenciement ?

Le lieu de l’entretien préalable est en principe le lieu de travail du salarié. Il a ainsi accès à ses documents de travail si besoin. Si l’entretien doit se dérouler ailleurs, l’employeur doit justifier le choix d’un autre lieu (et rembourser les frais de déplacement de l’employé).

La convocation du salarié peut se faire soit pendant les horaires habituels de travail du salarié, ou en dehors, à condition que le temps passé à l’entretien soit rémunéré.

L’entretien est privé et confidentiel, donc exclut un lieu ou les collègues pourraient entendre la conversation.

Le ton général de l’entretien est formel, mais doit laisser la place au dialogue, aux explications, aux questions et réponses et éventuellement à la recherche d’une solution du problème permettant d’éviter le licenciement.

L’employeur doit évoquer ses motivations à un licenciement, mais n’est pas tenu de présenter de documents ni de preuves. L’employeur ne pourra pas ajouter a posteriori à l’entretien des motifs de griefs à la source du licenciement.

En revanche, il est tenu d’aborder ses motifs et de laisser à l’employé la chance de s’expliquer. Les propos sont libres et ne peuvent, sauf abus, constituer une cause de licenciement.

L’employeur ne peut pas donner lors de l’entretien confirmation de sa décision (de licenciement ou autre), ni remettre la lettre de licenciement. Un délai de réflexion est obligatoire (la notification doit se faire après au moins deux jours ouvrables après la date de l’entretien).

En cas d’entretien préalable en vue d’un licenciement pour motif économique, l’employeur est tenu de proposer le contrat de sécurisation professionnelle.

Employé : comment se préparer à un entretien de licenciement ?

Se renseigner sur ses droits et sur la procédure

Se faire conseiller et/ou accompagner par un représentant du personnel, syndical, ou toute personne de son choix

Envisager les griefs pouvant être reprochés et compiler les éléments de réponse

Employeur : comment se préparer à un entretien de licenciement ?

Regrouper l’historique et les preuves des griefs contre l’employé

Recueillir des témoignages

Vérifier et agréger les textes de loi et consulter le service juridique

Étudier une série de solutions alternatives possibles au licenciement

Avoir sous la main le dossier RH de l’employé et ses états de service

Qui peut assister à un entretien préalable de licenciement ?

Outre bien entendu les deux parties concernées (employeur et employé), chacun a la possibilité de se faire accompagner, conseiller et assister avant, pendant et après l’entretien.

Comme rappelé dans la convocation, « le salarié peut se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise » (R1232-1).

Dans les entreprises non dotées d’Institutions représentatives du Personnel, le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié extérieur à l’entreprise (inspection du travail ou DIRECCTE). Le salarié devra toutefois informer préalablement (SMS, email…) l’employeur de la présence d’une tierce personne.

De son côté, l’employeur ne peut être accompagné que d’une personne appartenant au personnel de l’entreprise. La présence aux côtés de l’employeur d’un avocat, d’un huissier, d’un actionnaire, d’un ex-salarié, d’une personne ayant un différend avec le salarié qui empêche celui-ci de s’exprimer librement, de toute personne jugée non indispensable, ou de toute personne extérieure à l’entreprise, n’est pas tolérée.

La présence de plusieurs personnes au côté de l’employeur transforme l’entretien en enquête et constitue un vice de forme.

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Absence à un entretien de licenciement : les conséquences

L’état de santé du salarié peut justifier un report de l’entretien : le délai de 5 jours débute à la première convocation, quoi qu’il en soit. L’employeur est simplement tenu d’aviser le salarié, en temps utile et par tout moyen, des nouvelles date et heure. Cependant l’employeur n’est pas tenu de faire droit à une demande de report de l’entretien et la procédure n’est pas invalidée.

Absence de l'employé

L’absence à l’entretien préalable licenciement de la part de l’employé que ce dernier expliquerait par la non-réception de la convocation suite à une erreur d’adresse n’interrompt pas la procédure si l’employeur n’a pas connaissance de l’adresse du fait du salarié. C’est en revanche une intention jugée fautive si l’employeur met sciemment le salarié dans l’impossibilité de se présenter.

L’absence du salarié à l’entretien préalable ne suspend pas la procédure.

Aussi, la procédure de licenciement se poursuit normalement même si le conseiller du salarié ne se présente pas ou arrive en retard à l’entretien.

Absence de l’employeur à l’entretien préalable au licenciement

Le report de la date d’entretien (dans la limite du délai imparti) ou le changement de lieu de l’entretien de la part de l’employeur doivent faire l’objet d’une nouvelle lettre de convocation.

L’« employeur » représenté à l’entretien préalable peut être le dirigeant lui-même, ou un membre du personnel qui a mandat de s’occuper de l’embauche et du licenciement (DRH, ou chef d’établissement par exemple). Aucune délégation de pouvoir écrite n’est exigée. 

Avis de non responsabilité : Cet article de blog est destiné à des fins d'information uniquement et ne constitue pas des conseils juridiques spécifiques. Les lecteurs doivent discuter de leur situation particulière avec un avocat ou professionnel du droit.

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