Fiche d’entreprise : obligation, modèle et mise en place

La fiche d’entreprise est obligatoire pour tous les employeurs. C'est un document relatif à la santé et à la sécurité des salariés et lié à l’obligation de sécurité de l’employeur.

• Comment remplir une fiche d’entreprise ?
• Qui peut la consulter ?
• Quel modèle de fiche d’entreprise utiliser ?

Les informations complètes et à jour dans cette fiche pratique.

À quoi sert la fiche d’entreprise ?

La Fiche d’entreprise. (Articles R4624-46 du Code du travail à R4624-50 du Code du travail) est un document obligatoire pour toutes les entreprises, y compris les TPE, depuis 2006. 

La fiche d’entreprise est un document qui détaille les engagements de l’employeur en matière d’évaluation et de prévention des risques professionnels.

La fiche (qui est en réalité un rapport) détaille : 

• Tous les risques professionnels au sein de l’entreprise
• Les effectifs salariés soumis à des risques 
• La nature de ces risques (physique, chimique, biologique, parasitaire, accidents…)
• Les indicateurs d’accidents du travail (taux de fréquence et de gravité), de maladies professionnelles et à caractère professionnel.
• Les actions de prévention mises en œuvre
• Les conditions d’hygiène
• Les moyens de premiers secours
• Etc.

Quelle est la différence entre la fiche entreprise et le DUERP ?

Le Document Unique d’évaluation des Risques Professionnels (DUERP) est la responsabilité (contenu et mise à jour) du chef d’entreprise. Il mentionne les risques, la probabilité des accidents, leur gravité possible et les actions de prévention.

La fiche d’entreprise est la responsabilité du médecin du travail, et elle sert généralement à l’élaboration du DUERP.

Quel est le rôle de la fiche d’entreprise dans la procédure d’inaptitude ?

Par décret 2016-1908 de décembre 2017 relatif à la modernisation de la médecine du travail, la fiche d’entreprise est un document réglementaire dans la procédure de déclaration d’inaptitude au travail.

En effet, un travailleur ne peut être déclaré inapte à occuper un poste de travail dans une entreprise qu’après une étude de la fiche d’entreprise.

Qui peut consulter la fiche d’entreprise ?

La fiche d’entreprise d’une société est consultable par tout intervenant concerné par la santé au travail : 

• Médecine du travail
• Inspecteur du travail
• Caisse régionale d’assurance maladie 
• CSSCT (ex-CHSCT) : obligation de présenter au CSE la fiche d’entreprise pour les entreprises de + de 50 salariés
• La Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi
• Les organismes professionnels de santé et de sécurité

Les informations confidentielles dans la fiche d’entreprise 

Sachez que les services de santé au travail, y compris la médecine du travail, sont tenus au secret professionnel en ce qui concerne les dispositifs industriels et techniques de fabrication et la composition des produits employés ou fabriqués dans l’entreprise. Les chefs d’entreprise peuvent donc librement partager avec ces services toutes les informations pertinentes.

Qui doit réaliser la fiche d’entreprise ?

C’est à la médecine du travail, en coopération avec l’employeur, de rédiger et de réactualiser la fiche d’entreprise.

Le médecin du travail renseigne notamment les résultats des mesures et prélèvements réalisés, les actions spécifiques demandées et les formations suivies par le personnel. Il conseille également l’employeur sur la méthodologie de rédaction.

L’entreprise fournit toutes les informations nécessaires pour une évaluation complète des risques et actions de prévention, des postes de travail…

Ils analysent ensemble le lieu de travail, les conditions de travail, les risques de santé et sécurité et discutent des actions à entreprendre.

Quand faut-il mettre à jour la fiche d’entreprise ?

La fiche d’entreprise doit être mise à jour lors de : 

• Changement de structure
• Intégration de nouvelles techniques ou technologies
• Utilisation de nouveaux produits ou processus
• Changement d’équipement
• Nouvelle organisation du travail
• Augmentation du nombre de salariés
• Déménagement de l’entreprise
• Extension géographique du site
• Etc.

Comment rédiger une fiche d’entreprise ?

La méthodologie de rédaction et le contenu d’une fiche d’entreprise sont les mêmes pour toutes les entreprises. Le modèle de la fiche d’entreprise est défini par arrêté ministériel. 

La fiche doit contenir (modèle fiche entreprise) : 

Renseignements d’ordre général 

• Nom, coordonnées et raison sociale du Médecin du travail
• Nom, coordonnées du Responsable de l’entreprise 
• Nom, coordonnées du Référent Santé et Sécurité
• Date de la visite
• Activité de l’entreprise (nature de l’activité, code NAF, Convention collective de référence, Installation classée pour la Protection de l’Environnement [ICPE], Établissement recevant du Public [ERP]
• Détail des instances représentatives du personnel
• Liste de la documentation [Document Unique, Règlement intérieur, Affichage obligatoire, Consignes de sécurité, Protocole de sécurité, Plan de prévention,
• Registre Sécurité, Livret d’accueil…]
• Les certifications et diagnostics [MASE, Amiante, OHSAS 18001, Système de management sécurité santé/Système de management intégré, autre]
• Les effectifs à la date de la visite [effectif total, hommes, femmes, temps pleins, temps partiel, CDI, CDD, Contrat d’apprentissage, autres contrats]
• Des informations relatives au temps de travail [Effectifs en travail de nuit, en horaire de journée, en travail posté, en travail en alternance]
• Les chiffres des accidents et maladies professionnelles dans l’entreprise

Conditions générales de travail

• Infos sur l’installation générale [extérieurs, parkings, zone de livraison, zone piétonne…]
• Infos sur les locaux sociaux [réfectoires, douches, évier, toilettes, réfrigérateur, accès handicapé, lavabos, vestiaires, entretien des locaux…]
• Infos sur le chauffage et ventilation (air pulsé, gaz, radiant, fuel, climatisation réversible, électricité, chauffage d’appoint, ventilation mécanique contrôlée (vmc, ventilation naturelle…)
• Détails des équipements de protection individuelle (épi) 
• Description des premiers secours (présence d’une infirmière, présence de sst,
• maintien et actualisation des compétences, trousse de secours…)
• Le détail du contrôle des installations (ventilation, climatisation, ascenseur, appareils de levage, incendie, électricité, installations thermiques, portes…)

Appréciation des risques

• Risques physiques (ambiance thermique, ambiance sonore, ambiance lumineuse, rayonnements ionisants et non ionisants, vibrations)
• Risques chimiques
• Risques infectieux ou parasitaires
• Risques et contraintes liés à des situations de travail (postures, manutention manuelle, travail répétitif, travail sur écran, déplacements)
• Risques psychosociaux
• Risques liés à la consommation de substance psychoactive
• Risques d’accidents prépondérants (chute de hauteur, chute de plain-pied, chute d’objets, machine dangereuse, engins mobiles et appareil de levage, accident d’origine électrique, incendie, explosion)
• Autres risques 

Pour chaque catégorie de risque, la fiche doit détailler : 

• Un descriptif
• Les effectifs concernés
• La prévention ou protection collective existante
• La prévention ou protection individuelle existante
• Les informations ou formations spécifiques
• Les préconisations de l’équipe pluridisciplinaire

Actions tendant à la réduction des risques 

• Résultats de toutes études en lien avec la prévention des risques professionnels, réalisées par l’entreprise (ex. : audit, étude de poste, étude ergonomique, métrologies, prélèvements, etc.)
• Date 
• Type d’étude 
• Par qui 
• Actions en milieu de travail 
• Par qui
• Résultats (annexes si besoin)

Exemple de Fiche D'entreprise

Pour aller plus loin, nous vous conseillons l'excellent PDF de la DREETS téléchargeable ici : https://normandie.dreets.gouv.fr/ ou en cliquant sur l'image ci-dessous :