Établir une communication efficace et pertinente est une des missions essentielles des CSE. Pourtant celle-ci n’est pas si simple et de nombreuses questions peuvent se poser tant sur le fond que sur la forme.
Comment faire ? Sur quels sujets communiquer ? Peut on demander l'email des salariés ?
Élus, notre article vous propose différentes pistes de réflexion à explorer afin de trouver celle qui vous convient.
Quels types d’informations peut communiquer le CSE ?
Le CSE communique de manière obligatoire sur la publication des procès-verbaux de ces réunions. En général, et de façon naturelle, il communique également sur les informations relatives aux Activités Sociales et Culturelles (ASC).
Cependant, il est aussi important d’informer les salariés sur :
- Le rôle du CSE.
- La présentation des élus qui composent le CSE.
- Le droit du travail propre à l’activité de l’entreprise.
- L’actualité sociale de l’entreprise en matière économique et professionnelle.
- Les réclamations transmises et les réponses de l’employeur.
- Les bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité au travail.
- Les résultats d’enquêtes accident afin d’éviter qu’ils ne se reproduisent.
- Les actions engagées par le CSE (avis rendus, recours à experts, droit d’alerte…).
Il est nécessaire de faire attention à ne pas communiquer sur des cas individuels ou collectifs sans autorisation des salariés concernés.
De même, il est important de respecter la confidentialité des informations de l’entreprise.
Les différents outils de communication du CSE
Les moyens de communiquer avec les salariés sont très nombreux et variés, des plus classiques aux plus récents, vous pouvez employer :
- Le panneau d’affichage.
- Le site internet.
- Les réseaux sociaux.
- Les newsletters.
- Les podcasts.
- Les vidéos.
- etc.
Le panneau d’affichage
Le panneau d’affichage est sans doute le moyen le plus classique de communiquer pour un CSE : article L2315-15 du Code du travail
L’employeur ne peut pas retirer une affiche sans y avoir été préalablement autorisé par une décision de justice sous peine d’être poursuivi pour délit d’entrave.
Le site internet
Les sites internet sont des outils très efficaces pour créer des liens et communiquer facilement avec les salariés.
Plus d'informations sur cet outil dans notre fiche pratique dédiée.
Les applications mobiles CSE
Selon les résultats de l’étude menée par data.ai, les utilisateurs d’applications mobiles ont, en 2022, téléchargé 2,13 milliards d’applications pour un temps passé quotidiennement par utilisateur de 5 heures. Ce moyen de communication peut donc être un atout pour un CSE.
Les applications mobiles ont comme principal avantage d’être d’une grande simplicité d’utilisation. Une fois téléchargées, le salarié peut s’en servir n’importe où et n’importe quand.
De plus, elles sont en général pourvues d’un système de notifications qui permet d’informer en temps réel les utilisateurs des nouveautés ou évènements importants.
Autre avantage pour les élus, les applications intelligentes permettent de connaître les préférences de ses bénéficiaires en temps réel et ainsi de pouvoir adapter les offres ou activités qu’ils proposent.
À noter
Il existe différentes façons pour un CSE de disposer d’applications. Très souvent, elles sont reliées au site internet s’il existe et de ce fait sont « vendues » sous forme de package avec celui-ci. On peut les trouver également vendues seules par des prestataires de type Happypal ou HelloCSE.
Les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont un véritable atout pour la communication du CSE aux salariés. En effet, les élus peuvent créer une page ou un groupe Facebook pour communiquer sur les prochaines sorties organisées ou sur leurs engagements. Les informations y circulent très rapidement.
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La newsletter ou la communication CSE par mail
La newsletter est un outil efficace pour rester en contact avec les salariés et vous permet, Élus, de communiquer sur vos actualités du moment ou sur des informations que vous jugez importantes à partager.
La newsletter éditoriale est un mail qui a pour but d’apporter une plus-value informationnelle. Elle est envoyée périodiquement à ses abonnés et est réalisée avec une charte éditoriale définie.
Quand envoyer sa newsletter CSE ?
La première chose à faire lorsque vous décidez d’envoyer une newsletter est de définir le moment idéal pour son envoi et votre rythme de publication. En effet, certains moments de la journée sont moins propices à l’ouverture et à la lecture de mail et votre newsletter peut très vite être oubliée et ne jamais être lue.
L’heure d’envoi d’une newsletter
Les études montrent que la majorité des newsletters est plutôt lue le matin, en arrivant sur le lieu de travail ou alors dans l’après-midi vers 15-16h.
Il est donc conseillé de programmer son envoi vers 8h du matin.
Le jour d’envoi
Trouver le jour idéal est parfois compliqué, cependant certains jours sont déconseillés :
- Le lundi, car les salariés sont plus occupés à commencer efficacement leur semaine.
- Le mercredi, car beaucoup sont en RTT.
- Le vendredi, car pour pouvoir partir en week-end l’esprit léger, de nombreux salariés essaient de finir leur semaine rapidement.
Il semblerait donc que les jours les plus propices à l’envoi d’une newsletter CSE soient le mardi ou le jeudi.
La périodicité d’envoi
Envoyer une newsletter de manière périodique permet de créer une habitude chez le lecteur.
Pour transmettre des informations, un rythme mensuel paraît être une bonne option.
Bien sûr, pour des évènements ponctuels, il est toujours possible d’en envoyer en dehors de cette fréquence.
Comment créer une newsletter efficace ?
Une newsletter CSE efficace est une newsletter que le salarié lit, c’est pourquoi il existe quelques règles à suivre.
- Mettre un objet concret
- L’objet du message doit être court et explicite.
- Choisir un expéditeur précis
- L’idéal est d’utiliser la boîte mail du CSE, les salariés l’identifieront facilement.
- Le corps de la newsletter
Pour donner envie aux lecteurs de lire votre newsletter, il est important de mettre en place une structure compréhensible rapidement. Ainsi, il est intéressant de faire ressortir les titres (taille, couleur…).
Il est possible d’y introduire de nombreuses informations différentes comme des actualités, des bons plans, une communication sur vos actions…
À noter
Si votre CSE possède un site internet, comme nous vous l’indiquons dans notre fiche pratique « Site Internet CSE : exemples et coût de création », votre newsletter peut également intégrer des liens vers celui-ci afin d’inciter le salarié à le consulter.
Exemple de newsletter CSE
Pour vous donner une idée du rendu d’une newsletter CSE, voici quelques liens :
Les outils pour créer une newsletter
De très nombreux services d’envoi de mails existent avec différents tarifs, certains proposant même leur service gratuitement.
Votre choix dépendra de vos besoins en termes de quantité de mails à envoyer et de services.
Vous pouvez trouver par exemple :
- Mailjet
- MailChimp
- Sarbacane
- MadMimi
- etc.
Peut-on demander l'email des salariés pour la communication au CSE ?
Le recueil du consentement et la finalité de la donnée sont deux éléments de base qui doivent permettre aux élus de savoir s'ils peuvent récolter ou non une donnée personnelle.
Si les salariés consentent à recevoir une newsletter du CSE informant des offres et des activités en cours, il est tout à fait possible de contacter les salariés sur leur email professionnel.
Certains salariés peuvent préférer une communication sur leur email personnel, mais doivent explicitement donner leur consentement pour l'utilisation de cette donnée personnelle, qui doit avoir une finalité (inscription à une activité par exemple).
Le CSE peut-il utiliser la messagerie interne pour diffusion aux salariés ?
Contrairement aux organisations syndicales (article L.2142-6 du Code du travail), le CSE ne dispose pas du droit de communiquer avec les salariés via la messagerie professionnelle ou l’intranet. En effet, une autorisation est obligatoire du fait que ces outils de travail sont la propriété de l’employeur.
Ainsi, pour pouvoir utiliser ces moyens de communication et les employer pour l’ensemble des salariés, à partir d’une liste de diffusion, un accord avec l’employeur est obligatoire.
Sans accord, il est également possible pour les élus et l’employeur de négocier une disposition au sein du règlement intérieur du comité pour pouvoir utiliser les adresses électroniques professionnelles des salariés.
Il convient néanmoins de respecter certaines règles :
- Les droits d’information et d’opposition préalable des salariés.
- Le cadre de la communication autorisé.
- La confidentialité des échanges électroniques et les mesures de sécurité.
Pour la jurisprudence, les élus doivent interpréter et respecter strictement les règles définies dans l’accord d’entreprise (Cass. Soc., 12 juillet 2017, n°15-27.742).
Par exemple, si l’accord n'inclut pas la possibilité de communiquer avec l’ensemble du personnel, mais seulement l’envoi de communication individuelle entre élus, avec l’employeur, ou avec un salarié, alors l’utilisation d’envoi groupé pourra donner lieu à des sanctions.
Cette interprétation stricte peut également être retenue dans le cas de règles définies dans le règlement intérieur.
De plus, il faut être vigilant sur le message de la communication. Par exemple, il est interdit de diffuser des messages injurieux ou d’autoriser un syndicat à utiliser la messagerie pour faire passer un message électoral le jour de l’élection (Cass. Soc., 27 mai 2020, n°19-15.105).Lorsque le CSE utilise une messagerie interne, il lui est impossible de garantir la préservation de l’anonymat des salariés et la confidentialité des échanges. Seul le choix d’une messagerie externe à l’entreprise le permet.
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Les vidéos et podcasts
Pourquoi le format vidéo pour la communication des CSE ?
Faire une vidéo CSE peut vous apporter plusieurs avantages :
- Dynamiser l’échange d’informations avec les salariés (un long mail peut être retranscrit dans 1 minute de vidéo).
- Communiquer de manière plus interactive et humaine.
- etc.
Des exemples d’utilisation :
- L’ordre du jour des réunions CSE (en communication interne au CSE).
- Le compte-rendu des réunions du CSE.
- L’actualité du CSE.
- L’organisation des permanences et le rappel des horaires d’ouverture.
- Parler des élections professionnelles.
- etc.
Ce canal peut également servir à encourager les salariés à voter et même à se présenter aux élections.
Il est aussi possible pour les élus sortants de dresser un bilan de leur mandat afin de motiver leur réélection.
Comment se lancer de manière autonome ?
Cette méthode de communication peut s'avérer très efficace, mais sa mise en œuvre peut paraître très compliquée pour les non-initiés et nécessite le recrutement de professionnels.
Les vidéos réalisées par ceux-ci seront certes de très bonnes qualités, mais également assez coûteuses.
Cependant, d’autres solutions existent avec des outils de création de vidéos pour des coûts moindres.
Les plateformes de conception de vidéos professionnelles
Des plateformes de conception de vidéos professionnelles sont disponibles sur internet et fonctionnent avec des abonnements mensuels.
Nous pouvons citer par exemple Kannelle.io et PlayPlay.com. Leurs coûts varient entre 100 et 500 € par mois suivant les options que vous choisissez.
Marche à suivre
En premier lieu, il est nécessaire de travailler la scénarisation en réfléchissant à l’objectif de votre vidéo et votre cible.
Ensuite, écrivez les points importants que vous souhaitez transmettre et choisissez la personne qui va délivrer votre message. Certaines applications comme Kannelle contiennent une bibliothèque de scénarios déjà écrits.
Dans un second temps, vous devrez tourner votre vidéo, pour cela, plusieurs points sont à prendre en considération :
- Choisir le décor. Il est préférable de filmer devant un mur uni afin de focaliser l’attention sur l’élu qui s’exprime.
- Avoir un bon éclairage. La lumière naturelle est toujours préférable, mais si ce n’est pas possible filmer dans un endroit bien éclairé. Faites tout de même attention au contre-jour.
- Avoir une bonne stabilisation de l’image. Pour cela, il est préférable de poser son smartphone sur une surface plane ou sur un trépied.
- Avoir un bon son. Essayez de vous isoler du bruit pour obtenir un son clair.
- Faire bref. Privilégiez les séquences courtes pour obtenir une vidéo dynamique.
La dernière étape : le montage. Cette étape fastidieuse peut paraître impressionnante. Cependant, les applications automatisent au maximum cette partie (charte graphique intégrée, musique, sous-titre, texte…) et la rendent facile d’accès.
Dans la même idée, les podcasts audio sont des fichiers que l’on enregistre et qui sont diffusés en ligne grâce au système du flux RSS. Leur intérêt est équivalent aux vidéos.
Les agences de communication dédiées aux CSE
Des agences de communication spécialisées dans la communication des CSE existent et proposent leurs services. On peut citer par exemple :
- Madamcom : https://www.madamcom.fr/
- L’agenCSE : https://www.lagencse.fr/
- C’CommCE : https://www.ccommce.com/
- Mandacom.fr : https://www.mandacom.fr/
- Ceo2 : https://www.ceo2.fr/
Ces agences vous permettent de créer une stratégie de communication percutante et adaptée et peuvent également s’occuper des diverses actions à mener.
Ainsi, elles vous aident à définir vos besoins en vous posant les bonnes questions :
- Quels messages voulez-vous faire passer ?
- Quel va être le calendrier de vos actions ?
- Quel budget voulez-vous y consacrer ?
- etc.
Ensuite, et en tenant compte de vos contraintes (budget, outils de communication déjà disponibles dans l’entreprise, nombres d’heures de délégation…), l’agence vous présentera ses recommandations et le planning des réalisations et actions.
De plus, il est intéressant de demander des indicateurs de la réussite de ce projet afin d’évaluer l'intérêt de l’investissement financier.
Les services qu’elles proposent sont variés avec :
- Du conseil et de la stratégie de communication.
- La création de votre logo CSE et de votre charte graphique.
- La refonte de votre site CSE existant.
- La création d’un site CSE.
- Une augmentation de votre visibilité sur les réseaux sociaux.
- La création et l’envoi de newsletter.
- La création et l’impression de guides, brochures, flyers…
- etc.
En conclusion, communiquer pour vous, Élus, est très important et ne doit pas être négligé. Une communication de bonne qualité et régulière vous permettra d’établir un lien de confiance avec les salariés.
Il est donc important de bien choisir vos moyens de communication en fonction de vos cibles.