Dès l'embauche d’un salarié, la loi impose à l’employeur de créer, de mettre à jour et de conserver plusieurs types de documents. Parmi ceux-ci certains devront donc être obligatoirement affichés, d’autres devront être distribués aux salariés ou encore être accessibles pour consultation. Différents documents obligatoires sont même soumis à amendes en cas d'absence.
- Quels sont les documents obligatoires en entreprise ?
- À quoi servent-ils ?
- Que se passe-t-il en cas d’absence de ces documents ?
Dans ce guide, nous ferons le point sur la réglementation concernant un certain nombre de ces documents obligatoires (liste non exhaustive).
Quels sont les documents obligatoires soumis à amendes en cas d’absence ?
À partir du 1er salarié, certains documents deviennent obligatoires et peuvent faire encourir une amende à l’employeur en cas d’absence.
Le Registre unique du personnel
Un registre unique du personnel doit être ouvert dès la première embauche d’un salarié, d’un stagiaire ou d’un volontaire en service civique.
Selon l’article L.1221-13 du Code du travail, dans celui-ci doivent obligatoirement figurer et par ordre d’arrivée :
- L’identité du salarié (nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité).
- Son parcours dans l’entreprise (qualifications, emplois, date d’entrée et de sortie).
- Le type de contrat.
- Pour les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel ».
- Pour les salariés travaillant régulièrement en télétravail, la mention « télétravailleur ».
- Pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
- Pour les stagiaires et les volontaires en service civique, en plus des noms et prénoms, les dates de début et de fin de stage ou de la formation en milieu professionnel, les noms et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.
- Pour les salariés dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est obligatoire, sa date ou la date de sa demande.
Ce registre peut être mis en format numérique suite à la consultation du CSE. Il doit être disponible pour consultation par l’inspection du travail et les élus du CSE.
En cas d’absence, d’absence de mise à jour ou de données incomplètes dans le registre unique du personnel, l’employeur s’expose à une amende pouvant atteindre jusqu’à 750 € par salarié concerné.
Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
Le Document unique d’évaluation des risques professionnels inventorie tous les risques professionnels auxquels sont soumis les travailleurs de l’entreprise, ainsi que les mesures de prévention associées.
Il est établi et doit être mis à jour par l’employeur.
Le DUERP doit être disponible pour consultation par les élus du CSE et par l’inspection du travail.
En cas d’absence ou d’absence de mise à jour du DUERP, l’employeur s’expose à une contravention de 1 500 €, ou de 3 000 € en cas de récidive.
À noter : Si vous souhaitez en savoir plus sur le DUERP, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Tout sur le DUERP (Document Unique d’évaluation Risques Pro).
Le Registre des questions du comité social et économique (CSE)
Le registre des questions du CSE est obligatoirement mis en place dans les entreprises de moins de 50 salariés possédant un comité social et économique.
Il contient les demandes écrites des élus et les réponses argumentées de l’employeur.
Il doit être mis à disposition des salariés, des élus et de l’inspection du travail.
En cas d’absence de registre des questions, l’employeur peut être sanctionné d’une amende de 7 500 € pour délit d’entrave au fonctionnement du CSE.
À noter : Pour plus d’information sur le registre des questions du CSE, vous pouvez consulter notre article : Registre CSE obligatoire : loi, dématérialisation et modèle.
Le Registre des dangers graves et imminents
Le registre des dangers graves et imminents est tenu par le CSE sous la responsabilité de l’employeur.
Il permet de recenser la présence de dangers graves et imminents et contient les informations suivantes :
- Le poste de travail concerné par le danger.
- La nature du danger.
- Le ou les noms des travailleurs exposés.
Les pages de ce registre doivent être numérotées et authentifiées par le tampon du CSE.
En cas de non-respect de tenue du registre des dangers graves et imminents, l’employeur peut être sanctionné par une amende de 10 000 €.
En cas de récidive, il peut encourir une peine d’un an d’emprisonnement et une amende de 30 000 €. Il est à souligner que l’amende s’applique pour chaque salarié concerné.
À noter : Pour en savoir plus la notion de dangers graves et imminents et les obligations qui en découlent, vous pouvez consulter notre article : Danger grave et imminent au travail (DGI) | Guide 2024.
Le Registre spécial du repos hebdomadaire
Si dans l’entreprise, l’ensemble des salariés ne possède pas le même jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche), alors un registre spécial doit indiquer :
- Le nom des salariés soumis à ce régime particulier.
- Le jour de repos hebdomadaire prévu.
Ce registre doit être mis à jour à chaque changement de jour de repos hebdomadaire.
Il doit être tenu à la disposition des salariés qui en font la demande, ainsi qu’à l’inspection du travail.
En cas d’absence ou d’informations manquantes dans ce registre, l’employeur peut être sanctionné d’une amende de 1 500 € par salarié concerné.
Les Registres liés aux travailleurs à domicile
À partir du premier travailleur à domicile, l’employeur doit mettre en place plusieurs documents.
Le Bulletin ou carnet des travailleurs à domicile
En cas de travaux au domicile du salarié pour l’exécution de son travail, l’employeur doit établir un bulletin ou carnet.
Il contient des informations sur les travaux à effectuer au domicile du salarié, ainsi que des mentions relatives à la livraison des travaux. Il est rempli par l’employeur et le salarié.
Ce carnet doit être disponible pour l’inspection du travail.
Si ce registre n’existe pas, alors l’employeur peut être sanctionné d’une contravention de 450 €.
Le Registre de la comptabilité des travailleurs à domicile
L’employeur doit tenir un registre de la comptabilité des matières premières et des fournitures qui sont destinées au travailleur à domicile.
Celui-ci doit être mis à la disposition de l’inspection du travail.
En absence de ce registre, l’employeur peut être condamné à payer une contravention de 450 €.
Le plan de prévention
Sous certaines conditions, lorsqu’une entreprise fait appel à un intervenant extérieur pour effectuer des prestations de service ou des travaux, un plan de prévention peut être établi entre l’entreprise utilisatrice et l’entreprise extérieure.
À noter : Si vous souhaitez en savoir plus sur ce sujet, n’hésitez pas à consulter notre article : Plan de prévention : contenu, mise en place & exemples.
Quels sont les documents obligatoires non soumis à amende ?
Le Registre ou tableau organisant le travail en équipe
Lorsque l’entreprise propose une organisation de travail par roulement, en relais ou en équipes successives, la composition nominative de chaque équipe doit être indiquée :
- Sur un registre.
- Sur un tableau d’affichage.
À noter : Les salariés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire doivent également être inscrits.
Ce registre ou tableau doit être tenu à jour.
Il est consultable par l’inspection du travail ainsi que par les élus du CSE.
Formation Qualité de Vie au Travail (QVT) & Risques psychosociaux (RPS)
Nous vous aidons dans votre rôle de représentant du personnel. Exemples de thématique :
- Rôle du CSE en cas d’accident du travail et de maladie professionnelle
- Que faire lorsque les membres du CSE se sentent démunis ou non écoutés
- Outils à utiliser pour une démarche de prévention
- Comment lutter contre les souffrances au travail
Les Registres de sécurité
Dans le cadre de son obligation de sécurité, l’employeur doit conserver un certain nombre de documents relatifs à la sécurité des travailleurs. Il s’agit de plusieurs registres de sécurité abordant différents points. En règle générale, ceux-ci doivent contenir :
- Les attestations de contrôle.
- Les résultats et rapports en lien avec les vérifications.
- Les consignes à suivre.
À noter : Chaque registre doit être daté et signé et contenir l’identité de la personne qui a réalisé la vérification ou le contrôle, ainsi que celle de la personne ou de l’organisme qui en est chargé.
Cependant, l’employeur peut décider de réunir la totalité de ces registres dans un support unique qui s’intitule registre unique de sécurité ou registre d’hygiène et de sécurité. Ce dernier peut se présenter sous différentes formes (classeur, PDF, fichier Excel, etc.).
Il ne faut pas confondre le registre unique de sécurité et le registre de sécurité ERP. En effet, ce dernier est spécifique aux établissements recevant du public et sert principalement à assurer la bonne marche du service de sécurité.
Le registre unique de sécurité doit être communiqué :
- Au CSE, dès sa réception ou à la demande de l’un de ses membres.
- Au médecin du travail, ou à l’équipe du service de santé au travail interentreprises.
- À l'inspection du travail.
Comme vu précédemment, le registre unique de sécurité peut contenir les différents registres énumérés ci-dessous.
Le Registre de sécurité incendie
Le registre de sécurité incendie contient les informations nécessaires aux salariés et aux publics de passage dans l’entreprise afin de savoir comment réagir en cas d’incendie ou d’évacuation.
Il permet de transmettre les règles de sécurité incendie et recense la totalité du matériel de lutte contre le feu dans l’entreprise.
Le Registre des vérifications électriques
Le registre des vérifications électriques répertorie :
- Les résultats des vérifications électriques.
- Les justificatifs des travaux.
- Les modifications effectuées pour corriger les défauts.
- En annexe, les rapports de vérifications effectués par des organismes accrédités.
Le Registre de sécurité des équipements
Le registre de sécurité des équipements contient les informations et documents qui permettent :
- Un suivi de la maintenance.
- Une vérification de la conformité aux normes de sécurité des équipements.
- Un suivi du bon fonctionnement des équipements.
Ce registre est généralement sous la responsabilité de l’employeur ou de son responsable sécurité.
À noter : Pour plus de renseignements sur le registre de sécurité des équipements, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Registre de sécurité : obligation, liste équipements et règles.
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Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement
Ce registre, aux pages numérotées, est à la disposition des élus du CSE sous la responsabilité de l’employeur.
Il contient :
- Les alertes des salariés qui pensent que l’entreprise utilise des produits qui peuvent présenter un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.
- Les alertes des élus du CSE qui constatent, que ce soit de manière directe ou indirecte, qu’il existe un risque grave pour la santé publique ou l’environnement.
Les alertes doivent y être datées et signées. De plus, elles doivent contenir des informations sur le type de produits utilisés qui présenterait un risque grave.
Suite à l'alerte, l’employeur doit examiner la situation avec l’élu qui l'a transmise et informer le salarié des suites qu’il compte donner.
La fiche d’entreprise
La fiche entreprise est un document obligatoire qui contient :
- Les risques professionnels et les effectifs de l’entreprise concernés.
- Les moyens de prévention mis en place ou préconisés.
- Etc.
Il est élaboré sous la responsabilité du médecin du travail.
Ce document peut être consulté par tous les intervenants ayant un lien avec la santé au travail (médecine du travail, CSE, inspecteur du travail, etc.).
À noter : Pour en savoir plus sur la fiche d’entreprise, n’hésitez pas à consulter notre article : Fiche d’entreprise : obligation, modèle et mise en place.
Quelles sont les obligations d’affichage dans l’entreprise ?
Certains documents doivent également être obligatoirement affichés dans l’entreprise ou communiqués par tous moyens.
Cette obligation varie également en fonction du nombre de salariés présents dans l’entreprise.
À noter : Pour connaître la liste complète de ses affichages et les obligations qui y sont liées, n’hésitez pas à consulter notre article : Panneau d’affichage obligatoire en entreprise | Guide 2024.
En conclusion, l’employeur est responsable de la mise en place, de la mise à jour, de la communication et de l’affichage de nombreux documents au sein de l’entreprise. Chaque document ayant une utilité différente, il est donc intéressant de les connaître afin de pouvoir les utiliser.