Bulletin de paie | Contestation & Erreurs courantes (2023)

Qu’on l’appelle bulletin de paie, bulletin de salaire ou fiche de paie, le document est le même : il s’agit d’un document comptable établi mensuellement (ou de manière hebdomadaire selon la périodicité de la paie) par l’employeur et remis au salarié.

Le bulletin de paie récapitule les informations relatives à la rémunération et aux cotisations sociales, aux heures supplémentaires, indemnités, congés, et au cumul annuel de ceux-ci.

Légalement, les fiches de paie doivent être conservées par chaque travailleur sans limitation de temps, en cas de demande de présentation des impôts ou pour le calcul de la retraite.

Depuis 2018, une succession de simplifications de présentation et d’uniformisation ont été mises en place par les employeurs : c’est le bulletin de paie simplifié. Découvrez ici les mentions obligatoires du bulletin de paie, explications pour lire et comprendre le bulletin de salaire.

Bulletin de paie obligation

L’obligation de fournir une fiche de paie 

Tous les travailleurs ont droit à une fiche de paie, y compris les intérimaires, employés à temps partiels, employés saisonniers…

Selon le Code du travail, un employeur a l’obligation de remettre la fiche de paie au salarié par tous les moyens : par voie postale, en mains propres ou par voie électronique.

Le bulletin de paie est un document obligatoire.

La non-remise de bulletin de paie permettant au salarié de faire valoir ses droits ou de justifier de son emploi est passible de condamnations par le CPH et de versement de dommages-intérêts au salarié.

Qu’est-ce que le bulletin de salaire dématérialisé ?

Depuis 2017, le bulletin de paie fait partie des documents qu’il est possible de dématérialiser. Cela signifie que l’employeur n’a plus l’obligation de remettre la fiche de paie sur support papier, mais peut la transmettre par voie électronique (en PDF par exemple).

L’employeur doit indiquer au salarié les conditions dans lesquelles il peut récupérer sa fiche de salaire : login et mot de passe, code confidentiel, adresse URL…

Par ailleurs, l’employeur doit mettre en place la conservation sécurisée des données (site crypté, coffre-fort numérique, mise en place d’un espace individuel et sécurisé…)

Le salarié peut s’opposer à la transmission du bulletin de paie par voie électronique à condition d’en informer son employeur par écrit.

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Qu’est-ce que le bulletin de paie simplifié ?

Depuis 2018, le bulletin de salaire (la fiche de paie) a été simplifié :

  • La présentation est normalisée
  • Les informations sont hiérarchisées et organisées pour être rendues plus lisibles.

Les libellés sont plus faciles à comprendre et sont organisés en postes. Il est désormais plus simple de distinguer les cotisations salariales et patronales avec des libellés spécifiques : le régime de base et les régimes complémentaires. 

Il intègre également les exonérations dont peuvent bénéficier les employeurs.

Le bulletin de paie simplifié commence par la rémunération brute suivie des sommes retenues sur le salaire de base (cotisations salariales et patronales), des prélèvements obligatoires regroupés par risque (risque santé, accident du travail, maladie professionnelle…). 

Figurent ensuite la retraite, la cotisation destinée au financement des prestations versées par les caisses d’allocations familiales, les cotisations d’assurance chômage qui permettent de financer l’allocation chômage. 

En pied de page apparaît le décompte des congés payés dont a bénéficié le salarié pendant la période couverte par la fiche de paie et les congés restants à prendre. 

Enfin, le salaire net est indiqué dans la dernière case.

salaire sur fiche de paie

Combien de temps faut-il conserver ses bulletins de paie ?

La durée de conservation des fiches de paie par l’employeur répond à des obligations légales. Le délai de conservation des bulletins de salaire sur papier est de 5 ans minimum.

Si les bulletins de paie sont dématérialisés, l’employeur doit les mettre à disponibilité de ses salariés ou anciens salariés pendant 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.

L’employeur doit pouvoir présenter le double des bulletins de paie de l’ensemble de ses salariés en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de l’inspection du travail

Le salarié doit garder tous ses bulletins de paie, pour toute sa carrière, jusqu’à la liquidation de sa retraite, donc à vie. Ces bulletins lui seront indispensables pour diverses démarches administratives.

Quelles sont les charges sociales des salariés en 2022 ?

Les charges sociales obligatoires de droit commun au 1er janvier 2022 sont (liste non exhaustive, des cas particuliers existent) :

  • Contribution sociale généralisée (CSG) : due au titre des revenus d’activité et de remplacement par tous les salariés qui sont à la fois considérés comme domiciliés en France pour l’établissement de l’impôt sur le revenu ou à la charge d’un régime obligatoire français d’assurance maladie.
  • Contribution pour le remboursement de la dette sociale (CRDS) : créé par l’ordonnance 96-50 du 24 janvier 1996 relative au remboursement de la dette sociale, pour une durée initiale limitée à 13 ans et un mois. La CRDS est prélevée à la source sur la plupart des revenus. Son taux de 0,5 % n’a pas évolué depuis sa création. 
  • Assurance vieillesse ou cotisation vieillesse : régime de retraite de base des salariés géré par la Cnav (caisse nationale d’assurance vieillesse). Une part de la cotisation est à la charge des employeurs. L’autre est à la charge des salariés.
  • Contribution d’équilibre général (CEG) : instaurée en 2019 c’est une contribution d’équilibre du régime de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO qui permet la compensation des charges financières résultant des départs à la retraite des salariés avant 67 ans et de maintenir les droits des personnes qui ont cotisé à la Garantie minimale de point (GMP). Elle concerne l’ensemble des salariés.
  • Contribution d’équilibre technique (CET) : elle fait partie des contributions d’équilibre du régime de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO et s’applique aux salariés dont le salaire est supérieur au plafond annuel de la Sécurité sociale (PASS). Elle remplace l’ancienne contribution exceptionnelle et temporaire qui elle ne touchait que les salariés cadres.
  • Retraite complémentaire AGIRC-ARRCO : la caisse de retraite Agirc-Arrco concerne toutes les personnes exerçant une activité salariée relevant du secteur privé, quels que soient leur fonction, leur niveau hiérarchique, la nature et la durée de leur contrat de travail (contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée…), et certains salariés du secteur privé.
  • Cotisation salariale maladie supplémentaire dans les départements du Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle : les salariés exerçant dans ces départements sont redevables d’une cotisation maladie supplémentaire calculée sur la totalité de leur rémunération.
  • Cotisation APEC : exclusivement réservée aux salariés affiliés à une caisse de retraite « cadres ».

Source : https://www.pajemploi.urssaf.fr

Les mentions obligatoires sur la fiche de paie depuis 2022

Depuis 2022, et toutes les rémunérations versées à compter du 1er janvier 2022, le bulletin de paie doit être divisé en plusieurs zones

Zone 1 : identification de l’employeur et du salarié

  • Nom et adresse de l’employeur et désignation de l’établissement 
  • Code APE ou NAF et numéro Siret
  • Convention collective de branche applicable 
  • Nom et emploi du salarié, classification conventionnelle 
  • Période et nombre d’heures de travail au taux normal et heures supplémentaires avec les taux appliqués
  • Nature et volume du forfait 
  • Nature de la base de calcul du salaire lorsque ce n’est pas la durée du travail
  • Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales

Zone 2 : salaire

  • Rémunération brute du salarié
  • Base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions sociales 
  • Taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié 
  • Nature et montant des autres versements et retenues 
  • Montant effectivement reçu par le salarié
  • Date de paiement
  • Dates de congé et montant de l’indemnité de congés payés

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Zone 3 : cotisations et contributions sociales

  • Montant des cotisations de protection sociale classées en rubrique santé, rubrique accidents du travail et maladies professionnelles, rubrique retraite, rubrique famille et rubrique chômage
  • Montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales
  • Montant total versé par l’employeur (rémunération brute versée au salarié, cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allègements de charges sociales)
  • Montant correspondant à l’évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie

Zone 4 : Net imposable

  • Montant net à payer avant impôt sur le revenu.

Zone 5 : impôt sur le revenu

  • Montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source
  • Cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul 
  • Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
  • Cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source
  • Montant net des heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées
  • Cumul annuel des montants d’heures complémentaire et/ou supplémentaire exonérées

Zone 6 : mentions finales

  • Mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, rubrique cotisations salariales
  • Mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée
  • En cas d’activité partielle, nombre d’heures indemnisées
  • Mention de la possibilité de contestation et de correction

Source : https://www.legifrance.gouv.fr

Détail Bulletin Rémunération Brute

Comment vérifier une fiche de paie ?

Dans le cas où un salarié reçoit un bulletin de paie pour lequel il a des doutes quant aux prélèvements effectués, ou totaux (congés, RTT, etc.,) il convient d’effectuer une vérification.

Pour vérifier l’exactitude d’un bulletin de salaire, plusieurs options existent ;

  • Demander des explications et informations auprès du service de la paie ou de l’employeur
  • Demander des explications ou informations au CSE ou représentants du personnel. Attention toutefois, selon l’entreprise, les représentants ne sont pas toujours formés sur la paie et ses subtilités.
  • Demander des explications et informations à l’Inspection du travail
  • Consulter des permanences juridiques ou syndicales gratuites
  • Faire appel aux services d’un avocat spécialisé en droit du travail ou d’un cabinet d’expertise comptable. Dans ce cas, le service est payant et peut rapidement devenir exorbitant. À réserver aux contentieux avérés et si les sommes en jeu sont importantes.

Mentions interdites sur le bulletin de paie 

Sont interdites de figurer sur le bulletin de paie :

  • l’exercice du droit de grève par le salarié au cours de la période
  • les fonctions de représentant du personnel
  • la nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel (celles-ci figurent sur une annexe)

Source : https://www.legifrance.gouv.fr

Comment figure le prélèvement à la source sur la fiche de paie ?

Le prélèvement à la source est un mode de paiement de l’impôt sur le revenu pour lequel peuvent opter les salariés. L’impôt est automatiquement prélevé avant le versement du salaire.

Dans ce cas, le bulletin de salaire doit clairement présenter le montant qui a été retenu sur la paie au titre de l’impôt sur le revenu.

Concrètement, sous la rubrique « Net à payer » doit apparaître « l’impôt sur le revenu, à savoir :

  • le taux de prélèvement (si le contribuable salarié s’oppose à ce que l’administration fiscale communique à l’employeur son taux de prélèvement, on applique un taux non personnalisé qui ne prend en considération que le montant du salaire sans tenir compte des charges du foyer fiscal.)
  • la base (salaire net avec total des traitements et salaires, pensions de retraite, allocations de chômage, indemnités journalières de maladie, fraction imposable des indemnités de licenciement.)
  • le montant prélevé

Voir notre article sur Retenue sur salaire : montant, cas et solutions

Dernier bulletin de paie et solde de tout compte

À la fin de contrat de travail, qu’il s’agisse de la fin d’un CDD, d’une rupture conventionnelle, d’un licenciement ou d’une démission, l’employeur doit payer au salarié son solde de tout compte et lui mettre une série de documents de fin de contrat.

Le dernier bulletin de salaire doit faire figurer les derniers éléments de rémunération (selon le cas) :

  • Salaire
  • indemnités compensatrices de congés payés
  • Indemnités de préavis
  • montant de la régularisation du salaire mensualisé 
  • montant des indemnités de rupture

Accompagnent le dernier bulletin de paie :

  • Un reçu pour solde de tout compte 
  • Un certificat de travail ou attestation d’employeur

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Erreur sur la fiche de paie : faut-il la signaler ?

Les erreurs sur les bulletins de paie sont courantes. 

Elle peut être de bonne foi (les logiciels et les responsables de la saisie de la paie ne sont pas infaillibles), comme elle peut être le résultat d’un désaccord entre les deux parties.

Il y a deux cas de figure en la matière : une erreur de paie favorable au salarié (trop-perçu) ou une erreur de paie favorable à l’employeur (moins-perçu).

Lorsque le salarié remarque une erreur sur son bulletin de salaire, il est dans tous les cas important de la signaler, pour qu’elle soit régularisée sur le prochain bulletin.

Être transparent sur l’erreur sera un gage de confiance et de sérieux d’une part, et évitera toute complication future d’autre part.

Par ailleurs, les erreurs sur le bulletin de paie peuvent avoir des répercussions auprès des impôts ou de l’URSSAF. Il est donc important de les signaler.

Dans le cas d’un trop perçu, l’employeur a 3 ans, à partir de la date du bulletin de paie erroné, pour demander le remboursement, y compris si l’employé n’est plus dans l’entreprise. 

Dans le cas d’un moins-perçu, le salarié devra le signaler le plus rapidement possible à l’employeur, qui régularisera soit lors de la prochaine paie, soit dans les plus brefs délais avec un versement.

Le salarié a également 3 ans pour réclamer la réparation d’un manque à gagner dû à une erreur de paie.

Attention : si l’erreur de fiche de paie en faveur du salarié est due à une erreur de convention collective ou d’interprétation de celle-ci, l’employeur ne peut pas demander de remboursement et l’erreur sera à la charge de l’entreprise.

Contestation du bulletin de paie

La non-contestation du bulletin de paie ne signifie pas que l’employé renonce au paiement des sommes dues et erronées. 

Pendant 3 ans, il est possible de contester auprès de l’employeur, et si ce dernier ne réagit pas, d’entamer une démarche auprès du Conseil de Prud’hommes.

Attention : l’employeur ne peut pas demander au salarié un émargement sur son bulletin de paie, cela ne vaudra jamais acceptation sans réserve du montant et des informations sur le bulletin de paie par le salarié.

Lexique du bulletin de salaire 

Voici quelques éléments de langage pour comprendre le bulletin de paie, avec les définitions des termes susceptibles de figurer sur le bulletin de paie.

  • Acompte sur salaire : paiement anticipé d’une partie de la rémunération.
  • Allègements de cotisations : intégralité des exonérations et réductions de cotisations dont bénéficie l’employeur.
  • Assiette de cotisations : base sur laquelle sont appliqués les taux des différentes cotisations et contributions. 
  • Salaire brut : ensemble des sommes à verser au salarié, avant toute déduction de cotisations et contributions salariales obligatoires.
  • CARSAT (Caisses d’assurance retraite et de la santé au travail) : organismes régionaux de droit privé chargés de la gestion des retraites et des accidents du travail et maladies professionnelles.
  • CEG : contribution d’équilibre générale, une cotisation sociale patronale et salariale destinée à maintenir l’équilibre du régime de retraite complémentaire AGIRC-ARRCO.
  • Classification du salarié : position hiérarchique dans l’entreprise exprimée par un niveau ou un coefficient.
  • Cotisations salariales et patronales : charges sociales prélevées sur les salaires pour financer les prestations sociales (assurance maladie, maternité, invalidité, décès, solidarité des personnes âgées et handicapées, vieillesse, allocations familiales, accident du travail, assurance chômage…)
  • Compte épargne temps (CET) : cumul des droits à congé rémunéré ou rémunération en contrepartie des périodes de congé ou de repos non prises.
  • Contributions sociales : impôts dédiés à un projet en particulier, comme la CSG et la CRDS qui ont pour objectif le financement de la sécurité sociale.
  • Cotisations salariales d’assurance maladie : elles n’existent plus qu’en Alsace - Moselle au taux de 1,30 % à compter du mois d’avril 2022.
  • DFS (déduction forfaitaire spécifique) : abattement pour frais professionnels de 8 à 30 % selon les professions.
  • Frais professionnels : dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont remboursés par l’employeur et exonérés de charges sociales sous certaines conditions.
  • Frais de télétravail : dépenses engagées par un salarié qui effectue son travail à son domicile. 
  • Frais de transport : dépenses engagées par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail. Ces frais peuvent être remboursés par l’employeur et exonérés de cotisations dans certaines limites et sous certaines conditions.
  • Frais de nourriture : prise en charge des repas pris par le salarié lors de ses heures de travail sous la forme d’indemnités repas. Il s’agit de frais professionnels pouvant donner lieu à un remboursement sous conditions.
  • Heures complémentaires : heures réalisées par un salarié à temps partiel au-delà de la durée normale prévue à son contrat de travail.
  • Indemnité de congés payés : salaire perçu par les salariés lorsqu’ils sont en congé, calculée sur la base d’une rémunération de référence comprenant le salaire de base, les heures supplémentaires, les primes considérées comme du salaire, ou encore les avantages en nature. 
  • Indemnité compensatrice de préavis : rémunération qu’aurait perçu le salarié s’il avait effectué son préavis. Elle n’est versée que si l’employeur dispense le salarié du préavis travaillé.
  • Indemnité de licenciement : indemnité versée par l’employeur au salarié qui compte au moins 8 mois d’ancienneté ininterrompue, sauf en cas de faute grave ou lourde. 
  • Indemnité de non-concurrence : contrepartie financière versée au salarié qui respecte la clause de non-concurrence. Cette indemnité est obligatoirement prévue au contrat de travail.
  • Indemnité de précarité : indemnité de fin de contrat ou de fin de mission, soit 10 % des rémunérations globales brutes perçues par le salarié.
  • Montant net imposable : montant duquel sont déduites les sommes payées et avantages en argent ou en nature mentionnés à l’article 83 du code général des impôts ainsi que la contribution mentionnée à l’article 154 quinquies du code général des impôts pour sa part admise en déduction de l’impôt sur le revenu et auquel sont ajoutées, le cas échéant, la part imposable des contributions des employeurs destinées au financement des prestations de protection sociale complémentaire.
  • Net à payer : somme des montants effectivement versés au salarié sur son compte bancaire.
  • Net à payer avant impôt sur le revenu : rémunération avant déduction de l’impôt sur le revenu directement prélevé sur le salaire.
  • Plafond de la sécurité sociale (PSS) : montant de référence pris en compte pour le calcul du montant maximal de certaines prestations sociales, de certaines cotisations sociales dites « plafonnées » ainsi qu’à celui de la limite d’exonération de l’indemnité de stage.
  • Prélèvement à la source (PAS) : mode de recouvrement de l’impôt sur le revenu, directement sur le salaire. L’employeur est collecteur de l’impôt qu’il reverse à l’État.
  • Prime : compléments de rémunération versés par l’employeur aux salariés en fonction de critères déterminés au préalable (prime d’ancienneté, prime d’assiduité, primes de fin d’année, prime d’objectif, treizième mois, prime de vacances…)
  • Rappel de salaire : éléments de salaire intégrés à des fiches de paie établies postérieurement à la période de travail correspondante.
  • Salaire net fiscal : rémunération prise en compte pour le calcul du prélèvement à la source. Il comprend les contributions sociales (CSG/CRDS) non déductibles de l’assiette de l’impôt sur le revenu (CSG/CRDS), la part patronale de mutuelle et part salariale de mutuelle facultative, les indemnités maladie (IJSS), les diverses retenues (avantages en nature, titres restaurant, etc.). 
  • Taux de prélèvement à la source : taux d’imposition utilisé pour calculer le montant de l’impôt sur le revenu à prélever sur la fiche de paie. Il peut s’agir d’un taux de prélèvement à la source individualisé, d’un taux de prélèvement à la source neutre ou d’un taux de prélèvement à la source personnalisé.

Source : https://www.fiche-paie.net

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