Le bien-être des salariés au travail est un des enjeux centraux pour les entreprises du XXI ème siècle. 

Les salariés heureux professionnellement font un travail de meilleure qualité, sont plus productifs et transmettent une meilleure image de l’entreprise. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises prennent conscience de l’importance de la qualité de vie au travail

Le bien-être du salarié commence dès son arrivée au sein de l’entreprise par une bonne intégration à l’entreprise. Cet élément est parfois un peu négligé par certaines entreprises faute de temps, ou de moyens. Et pourtant, l’intégration d'un nouveau collaborateur est un moment clé, explications :

intégrer collaborateur

Pourquoi l’intégration est-elle si importante ?

Selon une étude menée par Manpower en 2018, 45 % des employeurs éprouvent des difficultés à recruter de nouveaux salariés.

Après avoir finalement trouvé le bon profil, il serait dommageable de le perdre en raison d’un processus d’intégration bâclé. Et cela arrive plus fréquemment qu’on ne le croit. 

L’effort déployé pour les recrutements ne doit pas être sapé par une mauvaise intégration des nouvelles recrues. 

Une intégration réussie permet au nouveau venu de prendre rapidement ses marques au sein de l’entreprise et donc de s’épanouir rapidement dans ses nouvelles fonctions. L’intégration du nouveau salarié est la première étape du processus de fidélisation. 

En tant que partie intégrante de la fidélisation des salariés l’intégration contribue à diminuer le turn-over au sein de l’entreprise, ce qui est un gain de temps et de ressource non négligeable.

De plus, lors que son intégration est mal faite, le salarié met plus de temps à être pleinement opérationnel à son poste. Cela va avoir un impact sur sa productivité personnelle, mais également sur tout le reste de son équipe. L’ambiance de travail peut rapidement s’en trouver détériorée.

La mauvaise intégration d’un nouveau salarié peut avoir des conséquences sur sa motivation et cela peut également contaminer la motivation de toute son équipe. 

Une mauvaise intégration peut avoir un impact rapide sur la motivation du salarié. Les nouveaux arrivants dans une entreprise sont souvent pleins d’entrain et d’espoir.

Si à leur arrivée ils se sentent laissés de côté et ne se sentent pas accompagnés pour prendre pleinement leur place, l’entrain peut rapidement laisser la place à la désillusion. 

À contrario lorsque le salarié est intégré efficacement dans l’entreprise, il conserve sa motivation initiale, il est efficace et opérationnel au plus vite.

Un bon processus d’intégration permet également d’améliorer la marque employeur.

En résumé  

Si l’intégration est bâclée : 

  • le salarié sera moins efficace et moins opérationnel
  • il peut perdre rapidement sa motivation
  • la motivation de son équipe et l’ambiance de travail peuvent également en pâtir
  • on peut assister à un départ anticipé du salarié
  • à terme cela nuit à l’image de l’entreprise

En revanche lorsque l’intégration est réussie :

  • le salarié est plus rapidement opérationnel
  • sa motivation des premiers jours n’est pas perdue et même accrue par le fait de sentir accompagné
  • son équipe est impactée positivement par son arrivée
  • le salarié est dans les meilleures conditions pour prendre son poste et s’y épanouir
  • la marque employeur s’en voit améliorée

Beaucoup d’entreprises négligent l’intégration de leurs nouveaux arrivants, alors même qu’elles peinent à recruter. 

Les étapes de l’intégration

L’intégration d’un nouveau salarié est  une démarche qui ne saurait être réduite aux premiers jours de présence dans l’entreprise.

Pour que l’intégration soit réussie, il faut qu’elle soit préparée en amont pour que tout se déroule au mieux le jour J.

Elle doit de plus, faire l’objet d’un suivi régulier au cours de la première année du salarié, au-delà même de la période d’essai.

Le processus d’intégration du nouveau salarié se déclenche dès que celui-ci a été choisi et qu’il a accepté l’offre qui lui a été faite.

La préparation avant l’arrivée du salarié.

Une intégration de nouveau collaborateur efficace doit être mûrement préparée.

Une intégration bien préparée accrédite l’image de sérieux de la société et incite le salarié à se comporter en professionnel. 

En revanche un salarié qui constate lors de son arrivée que les éléments n’ont pas été préparés de manière “carrée” est inconsciemment autorisé à être moins rigoureux dans l’exercice de son travail. De plus le fait que tout soit prêt le jour J, lui indique qu’il est attendu. Si le salarié se sent choyé, il n’en sera que plus motivé

Cette préparation implique que les différents services de l’entreprise communiquent efficacement entre eux. Tous les documents ont ils été reçus ? Le poste de travail est-il prêt et fonctionnel ? Les badges d’accès sont-ils prêts et en état de fonctionnement ? Le téléphone professionnel du salarié est-il en état de marche ?

Plus tôt les services administratifs sont au courant, plus ils ont de temps pour rassembler tous les éléments nécessaires à l’arrivée du salarié.

A retenir  

Il faut bien synchroniser les différents services de l’entreprise afin que tout soit prêt le jour J et que le salarié n’ait plus qu’à signer son contrat de travail dès son arrivée.

Le processus d’intégration commence donc avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise. Il est important de soigner la préparation de son premier jour au sein de l’entreprise.

Il est également important de garder le contact avec le salarié entre l’acceptation de l’offre d’embauche et le 1er jour de travail. 

Cela semble  anodin, mais le maintien d’un lien avec le salarié permet de le rassurer et de lui donner le sentiment d’être attendu. 

Pour qu’il arrive dans de bonnes conditions, donnez-lui un maximum d’information sur son 1er jour : horaire d’arrivée, programme de la journée, et  même des informations qui semblent accessoires, comme la tenue vestimentaire par exemple, seront appréciées. 

L’intégration du nouveau salarié est également un bouleversement pour l’équipe qui doit l’incorporer et parfois, accepter le remplacement de l’un des siens. 

Il ne faut donc pas négliger la préparation de l’intégration en concertation avec l’équipe. 

Mettez-les au courant de ce qui est prévu, présentez-leur le profil de leur nouveau collègue et n’hésitez pas à les inclure dans le processus d’intégration.

L’arrivée d’un nouveau salarié constitue un bouleversement pour l’équipe qu’il intègre.

Il est primordial de ne pas laisser d’interrogation en suspens.


Les futurs collègues doivent être au courant des modifications que va engendrer l’arrivée du nouveau salarié dans l’organisation de l’équipe.

Le premier jour du salarié

Lorsque tout a été préparé correctement, le salarié peut enfin prendre sa place dans l’entreprise. Le premier jour est particulièrement marquant et source d’appréhension pour le salarié c’est pourquoi il faut y prêter attention.

L’objectif principal de cette première journée est d’accueillir le nouveau salarié afin qu’il se sente le bienvenu dans l’entreprise et de lui présenter son nouvel environnement de travail.

Il faut prévoir que cette première journée va prendre beaucoup de temps aux personnes en charge de son intégration (manager ou RH).

L’organisation de cette de journée  doit être adaptée en fonction de l’activité de l’entreprise. Chaque situation est particulière, mais voici quelques pistes :

  • Normalement, tous les détails administratifs ayant été réglés à l’avance, le salarié n’a plus qu’à signer son contrat de travail en arrivant.
  • Organisation d’un petit déjeuner d’accueil avec l’équipe du nouveau venu afin de faire les présentations.
  • Remise du livret d’accueil et lecture rapide de celui-ci avec le salarié.
  • S’il est prévu un rapport d’étonnement, il faut en parler au salarié tôt afin qu’il puisse orienter sa découverte et son questionnement en fonction des pistes proposés par la trame de rapport. 
  • Remise du kit de bienvenue s’il en est prévu un.
  • Présentation du poste de travail, prolongée par une visite des locaux de l’entreprise. Sans oublier les salles de repos, de restauration et sanitaires.
  • Prévoyez un déjeuner avec les membres de l’équipe du salarié, ou des membres de la direction pour qu’il ne soit pas seul.

À la fin de la journée, prévoyez un point avec le nouvel arrivant même si cela coule de source.  Un temps pendant lequel il sera possible de faire avec lui un feedback croisé de la journée et de répondre à ses éventuelles questions.

Notre conseil

Attribuez à chaque nouvel arrivant un parrain qui sera son référent pour répondre à ses questions. 

Ce rôle est très important pour la réussite de l’intégration, aussi il est préférable de prendre des personnes qui sont volontaires afin qu’elles soient disposées à remplir cette fonction au mieux. 

N’oubliez pas de préparer le parrain en amont afin qu’il soit prêt à l’exercice de sa mission dès l’arrivée du salarié (il peut même prendre contact avant son arrivée c’est encore mieux).

Ce temps d’échange plus au calme peut être un bon moment pour présenter au nouveau salarié les membres du CSE et les avantages proposés par le CSE. Il est important que le salarié repère dès le début les membres de l’instance représentant le personnel afin de pouvoir les consulter si besoin. 

Un petit pot en fin de journée est également un moyen de faire connaissance avec ses collègues après l’agitation de la première journée, si un petit déjeuner n’a pas été possible.

Ce qu'il ne FAUT PAS faire lors de l'arrivée d'un nouveau collaborateur :


  • Donner le livret d’accueil sans le commenter;
  • Demander trop, trop rapidement au nouveau salarié;
  • Ne pas adapter le processus d’intégration au salarié;

Prolongation du processus d’intégration dans le temps : clé d’un “onboarding” réussi.

La première journée est certes importante, mais pour être pleinement réussie l’intégration doit se prolonger dans le temps, sans doute même au-delà de la période d’essai. 

Arriver à la pleine maîtrise de son poste peut en effet prendre un certain temps. Il peut être très bénéfique pour l’intégration du salarié de faire régulièrement le point sur l’évolution de son intégration au sein de la société. 

Un premier point à la fin de la première semaine permet de faire un premier bilan  rapide. Par la suite une rencontre une fois par mois pendant un an permettra de suivre efficacement l’épanouissement du salarié dans son environnement de travail. 

Au cours de ce process d’intégration à moyen terme le salarié a trois besoins essentiels : informations, formations, et feedback. 

Naturellement le salarié a besoin de nombreuses informations sur son nouvel environnement et sur ses nouvelles fonctions. Il a également besoin de formation pour pouvoir prendre la maîtrise de son poste et des outils qu’il va être appelé à utiliser.

Il a également besoin de feedback afin d’être orienté dans la bonne direction. Le feedback positif est particulièrement important afin qu’il prenne confiance en lui et nourrisse sa motivation. 

Le feedback du nouvel arrivant est également une source d’amélioration pour l’entreprise. Ce feedback est recueilli  principalement dans le rapport d’étonnement.

Le rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement est un outil très utile qui permet à l’entreprise de recueillir les observations et remarques d’une personne qui a encore un regard nouveau et donc neutre et objectif.

En plus d’être une source très utile d’information pour l’entreprise le rapport d’étonnement met en valeur le nouveau salarié à qui on le demande. En lui demandant un rapport d’étonnement on lui signifie que son avis compte et qu’il sera écouté. En le faisant réfléchir sur les mécanismes de fonctionnement de l’entreprise, la rédaction d’un rapport d’étonnement accroît également son implication au sein de l’entreprise.

Comment réaliser un rapport d’étonnement ?

Le rapport d’étonnement est un puissant outil stratégique lorsqu’il est bien utilisé. 

C’est un outil qui permet à la société de recueillir les remarques et observations d’un regard nouveau et frais sur son activité. 

Afin de pouvoir l’exploiter au mieux, il faut guider le rédacteur, lui donner les axes qui intéressent l’entreprise et qu’il est invité à creuser. 

Il faut donc cadrer les attentes au préalable et orienter le collaborateur avec des pistes de réflexion concrète.

Il peut être utile de rappeler ce qui est attendu d’un rapport d’étonnement : une critique honnête et juste, résultant d’une prise de recul objective. Afin de maximiser les chances d’obtenir des réponses constructives, il faut bien montrer que l’entreprise est ouverte à la critique et qu’elle voit cela comme une opportunité de s’améliorer

N’hésitez pas à inclure dans les axes de réflexion du rapport d’étonnement une réflexion sur le CSE, ses offres et ses avantages afin de pouvoir bénéficier de bonnes idées d’améliorations.

Le rapport est remis au manager à la fin de la période d’essai. Certaines entreprises proposent une présentation orale devant un panel de membres de l’entreprise.

À qui demander un rapport d’étonnement ?


 On n’ a jamais trop d’idées et de propositions, aussi mieux vaut ratisser large.

Demandez un rapport d’étonnement aux nouveaux salariés, mais également aux intérimaires, aux alternants et aux stagiaires. Toutes les remarques peuvent potentiellement être à l’origine d’une amélioration considérable. Dans certaines organisations, le rapport d’étonnement est également demandé dans les cas de mobilité interne.

Utilité du rapport d’étonnement 

L’utilité du rapport d’étonnement pour l’entreprise :

  • Donne des axes d’améliorations
  • La remise en question perpétuelle de la société lui permet d’améliorer ses performances en permanence
  • Le rédacteur porte un regard nouveau, il aborde la question avec objectivité et neutralité.

                   

Utilité du rapport d’étonnement pour le salarié :

  • Facilite son intégration en le poussant à s’interroger sur le fonctionnement de l’entreprise
  • Le salarié est valorisé par le fait qu’on lui demande son avis.                 

Exemple de trame de rapport d’étonnement :

Le rapport d’étonnement n’a aucune utilité, s’il n’y est donné aucune suite. Aussi il faut veiller à ce qu’un retour soit fait à chaque rapport d’étonnement.

Le salarié qui a pris la peine de faire des suggestions doit être assuré qu’elles ont été entendues, même si bien sûr toute les suggestions ne peuvent pas être retenues.

Trame de rapport d'étonnement

NOM Prénom
Poste occupé
Ancienneté dans l’entreprise :
type de contrat

Point sur votre intégration :

Ce à quoi vous vous attendiez :
Ce qui vous a agréablement surpris :
Ce qui vous a déçu :

Pourriez-vous nous donner vos réflexions sur les points forts et les points d’amélioration concernant :

Le processus de recrutement :
L’organisation du travail de votre équipe :
La communication interne :
Les rapports entre collègues :
Les relations avec les managers :
L’environnement et les conditions de travail :
Les outils dont vous disposez :
L’action et les offres du CSE :

Autres remarques que vous voudriez faire :

Date
signature

Merci d’avoir pris le temps de réaliser ce rapport.

@source manager-go.com


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