Entretien annuel : les étapes pour aider le salarié en 2022

L'entretien annuel est une méthode d'évaluation du travail du salarié. C'est une pratique couramment utilisée par les TPE, PME et les groupes qui consiste en la rencontre du salarié et de son supérieur hiérarchique pour évaluer un certain nombre d'éléments au regard d'une année écoulée. Contexte légal de l'entretien annuel, différences avec l'entretien professionnel et toutes les étapes pour bien accompagner les salariés, en tant qu'élus du CSE pour un entretien annuel qui remplisse ses objectifs, on vous dit tout dans cet article. 

entretien annuel

La différence entre entretien annuel et entretien professionnel

L'entretien annuel, facultatif, ne doit pas être confondu avec l'entretien professionnel, qui est lui obligatoire.

Définition de l'entretien annuel

Il est parfois nécessaire pour un employeur d'évaluer ses salariés pour vérifier leurs compétences et capacités professionnelles. Cette évaluation permet de favoriser un temps précis et prévu de dialogue entre salarié et manager et peut se faire selon plusieurs méthodes, comme celle de l'entretien annuel. 

L'entretien annuel est donc une méthode d'évaluation des salariés qui repose sur un échange autour des résultats de cette évaluation entre un salarié et son manager. Il a pour objectif de faire le point sur l'année écoulée, de clarifier les attentes de l'employeur vis-à-vis du salarié, et inversement ainsi que d'évaluer l'accomplissement des objectifs fixés pour l'année passée et éventuellement définir ceux de l'année à venir. 

La méthode de l'entretien annuel n'est pas obligatoire, pour autant l'employeur doit respecter malgré tout certaines obligations s'il décide de l'appliquer : 

  • Transparence et confidentialité : toutes les méthodes d'évaluation doivent être connues de tous, y compris des élus du CSE, à qui toute nouvelle méthode d'évaluation doit être présentée en CSE. Les résultats des évaluations sont soumis au RGPD (règlement européen de protection des données personnelles) et le salarié peut demander à tout moment la suppression de ses données personnelles. Les résultats de l'évaluation et l'échange éventuel qui l'entoure doivent faire l'objet d'un compte rendu remis au salarié et signé par lui et son manager.
  • Non-discrimination et égalité de traitement : le système d'évaluation retenu doit être global et concerner uniformément tous les salariés pour ne pas réaliser de discriminations. Une grille d'évaluation ainsi que des méthodes d'évaluation proportionnelles, adaptées et justifiées à l'activité du salarié et de l'entreprise doivent être définies et communiquées pour garantir l'égalité de traitement entre chaque salarié évalué.

La pratique de l'entretien annuel en France

Malgré l'absence d'obligation légale, l'entretien annuel est très pratiqué dans les entreprises. En effet, 60% des salariés bénéficient d'un entretien annuel avec 86% dans les entreprises d'au moins 500 salariés ("Pilotage du travail et risques psychosociaux", DARES, janvier 2015).

Cet entretien individuel du manager avec le salarié est, pour 80% des Directeurs des Ressources Humaines, un outil au service de leur politique RH (étude du Centre d’Analyse Stratégique, septembre 2011).

Néanmoins, ce mode d'évaluation des salariés est moins plébiscité selon le Cabinet Deloitte dans un article publié dans la Harvard Business Review en avril 2015. Il serait parfois considéré comme inutile, voire stressant pour les collaborateurs et inadapté aux mutations de l'entreprise.

Toutefois, l'entretien annuel, ou encore appelé entretien d'évaluation ou entretien annuel d'évaluation, reste un atout s'il est bien mené. Pourquoi ?

S'il est utilisé comme un outil d'échanges conviviaux, constructifs et évolutifs sur le bilan de la performance du salarié, c'est alors un moyen de comprendre, de manière contradictoire, le travail accompli du salarié, ainsi que les objectifs qui lui ont été attribués, la maîtrise de son temps et ses ressentis.

Élus au CSE votre rôle est essentiel pour accompagner le salarié à son entretien annuel.

Définition de l'entretien professionnel

L'entretien professionnel est obligatoire légalement. C'est un échange entre le salarié et son manager concernant son évolution professionnelle : formation, promotion, mobilité interne. L'entretien professionnel se réalise dans le cadre de la démarche, obligatoire légalement de gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC) et de la politique de formation de l'employeur (à travers le plan de développement des compétences).

Cette obligation légale est prévue par l'article L. 6315-1 du Code du travailqui prévoit cette obligation tous les 2 ans avec une procédure stricte :

"À l'occasion de son embauche, le salarié est informé qu'il bénéficie tous les deux ans d'un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Cet entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié. Cet entretien comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l'expérience [...]."

Des précisions et modifications ont par ailleurs été apportées par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel sur les obligations prévues pour l'entretien professionnel, particulièrement la possibilité d'adapter la périodicité par accord d'entreprise ou de branche, l'approfondissement de son contenu, la mise à disposition des résultats des entretiens professionnels dans (BDES).

L'entretien annuel est une méthode d'évaluation qui, si elle est bien menée, permet de faire le point, avancer, progresser et échanger. Toutefois, mal réalisé ou pas préparé, l'entretien annuel peut être une source de stress, voire de RPS, à éviter. C'est sur ce point que le rôle des élus du CSE est d'accompagner les salariés, mais aussi l'employeur pour faire de l'entretien annuel un véritable instrument de la qualité de vie au travail. 

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Le rôle et les objectifs de l'entretien annuel

Élus, votre rôle est de définir la finalité de l'entretien annuel au salarié, ainsi que sa méthodologie. Voici l'essentiel de ce qu'il faut savoir.

L'objectif de l'entretien annuel

Rassurer, c'est trouver les mots justes en expliquant simplement l'objectif de l'entretien annuel. Elus, entretenez-vous avec le salarié et sachez expliquer l'objectif de l'entretien annuel.

Entretien annuel obligatoire code du travail ? 

Réponse : Non !

Il n'existe aucune disposition légale qui définisse l'entretien annuel ou l'entretien d'évaluation ou l'entretien annuel d'évaluation. Le Code du travail n'oblige pas d'employeur à effectuer des entretiens annuels : c'est une pratique courante dans les entreprises, parfois rendue obligatoire par la convention collective ou un accord collectif.

Entretien annuel égale évaluation professionnelle ?  

Réponse : Oui !

Un entretien annuel a pour finalité d'évaluer le travail du salarié par un rendez-vous individuel entre le salarié et son supérieur hiérarchique, son manager. Cet entretien annuel vient établir un bilan de performance du salarié sur l'année précédente écoulée.

Généralement, il a lieu en début d'année, pour évaluer l'année précédente. Par un échange contradictoire, le salarié et son manager reviennent sur le travail accompli, la réalisation des objectifs, la maîtrise du salarié de son emploi du temps, de ses envies et aspirations professionnelles

L'entretien annuel n'est pas un projet de licenciement. L'objectif est de réaliser un bilan professionnel, d'échanger avec le responsable hiérarchique sur le travail effectué, les objectifs remplis ou pas, les conditions de travail, la charge de travail, les éventuelles améliorations à réaliser ou les progrès fait ou à faire. Même s'il s'agit d'un entretien en tête avec le manager, l'entretien annuel n'a pas vocation à se caractériser comme un entretien préalable à un éventuel licenciement.

L'entretien annuel est le moment pour le salarié de s'exprimer sur son travail, ses objectifs, sa volonté d'effectuer une ou des formations à court, moyen ou long terme.

Il peut également demander une augmentation de salaire après avoir amené la qualité du travail réalisé, les objectifs remplis et la satisfaction y incombant.

L'importance de la préparation

Afin qu'il soit efficace, l'entretien annuel doit être préparé.

"Une des clés du succès est la confiance en soi. Une des clés de la confiance en soi est la préparation" Arthur Ashe

L'entretien annuel doit respecter une méthodologie spécifique en amont

1- Préparation de l'entretien en amont, souvent par un questionnaire remis au salarié afin qu'il prépare ses échanges avec son manager, mais également avec le bilan de l'année précédente (sauf s'il s'agit du premier entretien annue), de la fiche de poste du collaborateur, de ses missions et objectifs pour l'année écoulée.

2- Présentation du manager de la finalité de l'entretien, des différents points à aborder.

3- L'écoute par le manager de son collaborateur sur  sa vision del'année écoulée. 

4- L'évaluation de l'année écoulée par le manager, généralement par une grille entretien  annuel en charge de récapituler les compétences, les comportements, les points forts, les axes à améliorer et en progrès, les objectifs. 

5- L'identification des besoins en formation du collaborateur face à l'évaluation afin qu'il puisse s'améliorer, remplir ses objectifs. 

6- La définition des objectifs pour l'année à venir, ainsi que les points à améliorer ou à faire progresser

7- Le bilan de l'entretien par chacune des parties, à savoir le collaborateur et le manager. Il s'agit de répondre à la question suivante : "comment chacun a vécu les échanges de l'entretien ?" 

8- La validation des objectifs fixés par le collaborateur, ainsi que les moyens de les remplir une fois accord sur le bilan de l'entretien.

9- L'encouragement du collaborateur par le manager afin de reconnaître ses qualités, ses points forts et qu'il persévère dans son travail et les progrès qu'il a à réaliser.

La fin de l'entretien annuel donne lieu à la délivrance compte rendu comprenant la grille ayant servi à l'évaluation et  la planification écrite des objectifs et moyens pour l'année à venir qui est signé par les parties. 

Déroulé et exemples d'entretien annuel

Voici un exemple d'une fiche d'entretien annuel, d'entretien d'évaluation ou d'entretien annuel d'évaluation. 

Exemple de Fiche d’entretien annuel d’évaluation

  • Collaborateur :                             
  • Date de l’entretien :      
  • Date du dernier entretien :
  • Poste occupé :
  • Ancienneté dans l’entreprise :
  • Ancienneté au poste :
  • Responsable hiérarchique :
  • Missions du poste en s'appuyant sur la fiche de poste et le contrat de travail :
  • Grille entretien annuel :
  • Tableau recensant le degré de réalisation (excellent / très bon / bon / satisfaisant / insatisfaisant), ainsi que les différentes compétences que doit avoir le salarié pour son poste (capacité de travail / rigueur / réactivité et dynamisme / fiabilité dans le suivi des dossiers / capacité à exercer des responsabilités / goût des responsabilités / aptitude à travailler en équipe / aptitude à être autonome / aptitude à la négociation ...).
  • Les réalisations du salarié :
  • Difficultés rencontrées :
  • Souhait d'évolution professionnelle :
  • Souhait de formation par le salarié (si oui, laquelle et pourquoi ?) :
  • Souhait de mutation (si oui, laquelle et dans quel délai ?) :
  • Signature du collaborateur et signature du responsable avec la date de l'entretien avec transmission d’une copie au collaborateur et au responsable hiérarchique et une conservation de l’original dans le dossier du personnel.

***

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Soulagez le salarié sur l'éventuel stress de cette discussion annuelle 

Elus, sachez que certains salariés peuvent être en état de stress face à la tenue de l'entretien annuel. Vous pouvez jouer un rôle de soutien.

Rappelez-lui ceci : l'entretien annuel est une chance car il n'est pas prévu légalement, sauf obligation de la convention ou de l'accord collectif. Donc, toutes les entreprises ne prévoient pas des entretiens annuels aux salariés.

Il faut donc que le salarié voit l'entretien annuel comme une chance de s'exprimer sur son travail.

"Impose ta chance, serre ton bonheur, et va vers ton risque", René Char

La préparation de l'entretien annuel  

Cette étape est importante car elle permet de travailler en amont l'entretien annuel du salarié. Elus, savez-vous aider le salarié dans la préparation de son entretien annuel ?

Après lui avoir expliqué le rôle de l'entretien annuel, l'avoir rassuré voire soulagé, aidez-le dans la préparation de l'entretien annuel.

Préparer entretien annuel : comment faire ? 

Convenez avec lui par téléphone et courriel un rendez-vous de préférence physique, voire téléphonique, dans les 15 jours ou 3 semaines suivant la tenue de l'entretien annuel.

Ce rendez-vous a pour objectif dans un premier temps de lui présenter le rôle de l'entretien annuel, le rassurer et/ou le soulager (étape 1, 2, 3). Puis, passer à la phase de l'aider dans la préparation de son entretien annuel (étape 4).

L'aider dans la préparation de son entretien annuel, c'est lui donner les outils, lui dire qu'il faut qu'il réalise son auto-évaluation sur l'année passée en restant objectif afin d'être crédible, fiable, sincère auprès de l'employeur.

Comment l'aider à réaliser son auto-évaluation ?

L'auto-évaluation est un bilan annuel salarié que le salarié doit préparer en répondant aux questions suivantes sur papier :

1- Quel est son bilan de l'année écoulée en fonction des réalisations du travail et des objectifs ?

2- Quelles sont ses réussites, ses difficultés et ses échecs ? 

3- Quels sont ses compétences pour chacune de ses réalisations ? Quel en est son degré de maîtrise, son efficacité ?   

4- Quels sont ses axes d'amélioration ? Il y en a toujours, on peut toujours s'améliorer. Les montrer sera bien vu auprès de l'employeur et permet de savoir s'analyser, de se remettre en question, de pouvoir évoluer à l'avenir. 

5- Y-a-t-il des formations qui pourraient améliorer les axes d'amélioration, prendre en compte les échecs, les difficultés ? Il s'agit de cibler les formations utiles pour la réalisation des objectifs futurs : y-a-t-il un manque de compétences dans la réalisation de telle(s) ou telle(s) tache(s) pour remplir le ou les objectif(s) ?   

6- Quel est son projet professionnel à court, moyen, voire long terme ? Comment veut-il évoluer dans l'entreprise à l'avenir ?

Il est possible que son manager, en même temps que la convocation à l'entretien annuel, lui demande de remplir un questionnaire, une grille d'auto-évaluation, une grille entretien annuel, qui est le fruit des questions ci-dessus.

Le salarié doit y répondre avec sérieux, de manière objective afin d'être crédible sur son bilan annuel, ses aspirations et envies professionnelles. Aidez-le à y répondre sérieusement !

Coachez le salarié sur la tenue de son entretien

Le coaching renvoie à la capacité d'un individu d'accompagner, d'entraîner, de guider, de développer sur mesure de manière personnelle, relationnelle et comportementale un individu ou un collectif dans une démarche de management pour accroître sa performance. Par extension, le coaching peut consister à se faire le miroir de l'autre. 

Elus CSE (ou élus des anciennes instances représentatives du personnel, DP, CE, CHSCT et DUP), vous avez la capacité à aller plus loin que la simple aide. Vous pouvez coacher le salarié dans son entretien annuel, c'est-à-dire lui servir de guide afin que cet entretien soit perçu comme un échange positif et constructif pour développer ses compétences à l'avenir.

Comment coacher ?

1- Aidez-le à construire sa préparation entretien annuel, son bilan annuel salarié, sa grille entretien annuel.

Exemple : posez-lui les questions sur ses réalisations, ses compétences, ses acquis, ses échecs, mais également sur ce qu'il a besoin d'améliorer par d'éventuelle(s) formation(s). 

2- Montrez-lui que demander, que dire, comment réagir.

Exemple : comment demander une augmentation ou une formation ? Autrement dit, en fonction de son bilan annuel, donnez-lui des conseils sur les arguments à utiliser.

Quel vocabulaire entretien annuel ?

Lors de l'entretien annuel, il est important d'utiliser un vocabulaire adéquate, d'utiliser des arguments convaincants en se mettant à la place du manager, c'est-à-dire savoir peser ses arguments en fonction des réalisations effectuées, de ce que l'on veut tout en essayant de se mettre à la place du manager qui va recevoir la demande.

Par exemple, pour demander une augmentation ou une prime, il est préférable de le faire en dernier après avoir valorisé ses réalisations, réussites et projets.

Vérifiez la veille que le salarié est prêt 

La veille de l'entretien annuel, encouragez et donnez vos dernières recommandations au salarié. Vérifiez qu'il est prêt et fixez-vous un rendez-vous après l'entretien annuel afin de faire un débriefing et vérifier si l'entretien a été positif. 

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Offrez au salarié vos derniers conseils 

Représentants du personnel, votre rôle est d'accompagner le salarié jusqu'au bout de l'entretien annuel. Offrez-lui vos derniers conseils personnels.

Encouragez-le de croire en lui s'il compte aborder une négociation de salaire par exemple.

Après l'entretien annuel  

Réaliser un débriefing de l'entretien annuel c'est faire le point sur ce qui a été dit, vérifiez la remise des documents et l'absence de brutalité du manager. 

Elus, votre rôle est d'accompagner le salarié dans ses réclamations auprès de l'employeur. Vous êtes donc un interlocuteur privilégié pour le salarié.

Ainsi, un débriefing apparaît essentiel. Dans ce cadre, vérifiez notamment :

  • la fiche entretien annuel d'évaluation ainsi que la grille entretien annuel : ces éléments ont-ils été transmis au salarié et sont-ils bien rempli ? 
  • la méthodologie de l'entretien annuel : celle utilisée par l'employeur est-elle pertinente par rapport à celle suggérée en étape 1 ? En cas de réponse négative, étudiez la possibilité de faire une remontée au responsable hiérarchique. 
  • l'auto-évaluation : le salarié a-t-il pu s'exprimer sur tout les points exprimés dans l'auto-évaluation travaillée en amont ? 
  • le ressenti du salarié : est-il encouragé ou est-il déçu ou choqué ? En cas de ressenti négatif, étudiez la possibilité de remonter à l'employeur le ressenti du salarié.   

Vérifiez le suivi du salarié post-entretien 

En principe, post-entretien, le salarié doit recevoir un suivi. Généralement, un second entretien est fixé à mi-chemin de l'année pour faire un point sur ce qui a été dit lors de l'entretien annuel. 

Elus, votre rôle est de vérifier que l'entretien annuel est positif pour l'avenir professionnel du salarié.

Constatez la satisfaction du salarié

La satisfaction de l'entretien annuel du salarié est importante car un mauvais entretien annuel avec un mauvais suivi va engendrer une baisse de productivité, une déception pouvant provoquer une démotivation.

Que faut-il entendre par "mauvais" ? Un entretien annuel sans méthodologie particulière, sans laisser place à l'expression du salarié, ou encore un conflit entre le salarié et son manager, une situation de tension sur telle ou telle activité, etc. 

L'entretien annuel est une force, il permet l'échange entre le salarié et son employeur par un bilan annuel de son travail, ses réalisations, ses difficultés, ses améliorations afin qu'il puisse s'améliorer et évoluer professionnellement.

De ce fait, il est logique que le salarié soit satisfait. L'insatisfaction du salarié va conduire à une perte de temps à effectuer l'entretien annuel, à la baisse de motivation et de productivité du salarié.

Donc, s'il y a eu des failles dans l'entretien annuel, élus, il est nécessaire que vous puissiez les relever post-entretien annuel et dans son suivi afin de les remonter à l'employeur pour les corriger.

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