L'entretien annuel, méthode d'évaluation du travail du salarié, est une pratique couramment utilisée par les TPE, PME et les groupes qui consiste en la rencontre du salarié et de de son supérieur hiérarchique.

entretien annuel

Malgré l'absence d'obligation légale, l'entretien annuel est très pratiqué dans les entreprises. En effet, 60% des salariés bénéficient d'un entretien annuel et 86% dans les entreprises d'au moins 500 salariés ("Pilotage du travail et risques psychosociaux", DARES, janvier 2015).

Cet entretien individuel du manager avec le salarié est, pour 80% des Directeurs des Ressources Humaines, un outil au service de leur politique RH (étude du Centre d’Analyse Stratégique, septembre 2011).

Néanmoins, ce mode d'évaluation des salariés est moins plébiscité selon le Cabinet Deloitte dans un article publié dans la Harvard Business Review en avril 2015. Ainsi, considéré comme inutile, stressant pour les collaborateurs, inadapté aux mutations de l'entreprise, l'entretien annuel ne permet plus de mesurer la performance des salariés. Les cadres, même s'ils y sont davantage attachés, sont septiques sur l'objectif de l'entretien, n'y voient pas une reconnaissance de leur contribution, ou encore y perçoivent une source de stress supplémentaire.

Toutefois, l'entretien annuel, ou encore appelé entretien d'évaluation ou entretien annuel d'évaluation, est une force s'il est bien mené. Pourquoi ?

En savant l'utiliser comme un outil d'échanges conviviaux, constructifs et évolutifs sur le bilan de la performance du salarié durant l'année, l'entretien annuel est une évaluation qui permet de comprendre, de manière contradictoire, le travail accompli du salariés, ainsi que les objectifs qui lui ont été attribués, la maîtrise de son temps et ses ressentis.

Elus au CSE (ou élus des anciennes instances représentatives du personnel, DP, CE, CHSCT et DUP), votre rôle est essentiel pour accompagner le salarié préalablement à la tenue de son entretien annuel.

Ainsi, vous avez la capacité de l'accompagner de quatre manières : rassurer, soulager, aider et coacher. Connaissez-vous les étapes pour aider le salarié dans son entretien annuel ou entretien d'évaluation ou entretien annuel d'évaluation ?

entretien annuel

ETAPE 1 : Définissez au salarié le rôle de l'entretien annuel

Elus, votre rôle est de définir la finalité de l'entretien annuel au salarié, ainsi que sa méthodologie. Voici l'essentiel de ce qu'il faut savoir. 

Il n'existe aucune disposition légale qui définisse l'entretien annuel ou l'entretien d'évaluation ou l'entretien annuel d'évaluation.

Entretien annuel obligatoire code du travail ? Réponse : Non !

Le Code du travail n'oblige pas d'employeur à effectuer des entretiens annuels : c'est une pratique courante dans les entreprises, parfois rendue obligatoire par la convention collective ou l'accord collectif.

Évaluation professionnelle ?  Réponse : Oui !

Un entretien annuel a pour finalité d'évaluer le travail du salarié par un rendez-vous individuel entre le salarié et son supérieur hiérarchique, son manager. Cet entretien annuel vient établir un bilan de performance du salarié sur l'année précédente écoulée.

Généralement, il a lieu en janvier, en début d'année, pour évaluer l'année précédente. Par un échange contradictoire, le salarié et son manager reviennent sur le travail accompli, la réalisation des objectifs, la maîtrise du salarié de son emploi du temps, de ses envies et aspirations professionnelles.

Cet entretien annuel est à distinguer de l'entretien professionnel. En effet, si le premier est facultatif, issu de la pratique, le second est obligatoire. En effet, l'entretien professionnel est une obligation légale prévue par l'article L. 6315-1 du Code du travail, qui prévoit cette obligation tous les 2 ans avec une procédure stricte :

"A l'occasion de son embauche, le salarié est informé qu'il bénéficie tous les deux ans d'un entretien professionnel avec son employeur consacré à ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Cet entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié. Cet entretien comporte également des informations relatives à la validation des acquis de l'expérience [...].

L'entretien annuel, lui est facultatif, parfois rendu obligatoire sur le plan conventionnel par la convention collective ou l'accord collectif.

Afin qu'il soit efficace, l'entretien annuel doit être préparé.

"Une des clés du succès est la confiance en soi. Une des clés de la confiance en soi est la préparation" Arthur Ashe

L'entretien annuel doit respecter une méthodologie spécifique avec un travail en amont de l'entretien

1- Préparation de l'entretien en amont, souvent par un questionnaire remis au salarié afin qu'il prépare ses échanges avec son manager, mais également avec le bilan de l'année précédente sauf s'il s'agit du premier entretien annuel, de la fiche de poste du collaborateur, de ses missions et objectifs pour l'année écoulée.

2- Présentation du manager de la finalité de l'entretien, des différents points à aborder.

3- L'écoute du manager de son collaborateur sur l'année écoulée

4- L'évaluation de l'année écoulée par le manager, généralement par une grille entretien  annuel en charge de récapituler les compétences, les comportements, les points forts, les axes à améliorer et en progrès, les objectifs. 

5- L'identification des besoins en formation du collaborateur face à l'évaluation afin qu'il puisse s'améliorer, remplir ses objectifs. 

6- La définition des objectifs pour l'année à venir, ainsi que points à améliorer ou à faire progresser

7- Le bilan de l'entretien par chacune des parties, à savoir le collaborateur et le manager. Il s'agit de répondre à la question suivante : "comment chacun a vécu les échanges de l'entretien ?" 

8- La validation des objectifs fixés par le collaborateur, ainsi que les moyens de les remplir une fois accord sur le bilan de l'entretien.

9- L'encouragement du collaborateur par le manager afin de reconnaître ses qualités, ses points forts et qu'il persévère dans son travail et les progrès qu'il a à réaliser.

La fin de l'entretien annuel donne lieu à la délivrance d'une fiche entretien annuel comprenant une grille entretien annuel, qui est signée par les parties et permet l'évaluation de l'année précédente et offre un compte-rendu de l'entretien réalisé par les parties avec la planification écrite des objectifs et moyens pour l'année à venir. 

Quel exemple entretien annuel rempli ?

Voici un exemple d'une fiche d'entretien annuel, d'entretien d'évaluation ou d'entretien annuel d'évaluation. ​​​​​​​​

Exemple de Fiche d’entretien annuel d’évaluation

  • Collaborateur :                             
  • Date de l’entretien :      
  • Date du dernier entretien :
  • Poste occupé :
  • Ancienneté dans l’entreprise :
  • Ancienneté au poste :
  • Responsable hiérarchique :
  • Missions du poste en s'appuyant sur la fiche de poste et le contrat de travail :
  • Grille entretien annuel :
  • Tableau recensant le degré de réalisation (excellent / très bon / bon / satisfaisant / insatisfaisant), ainsi que les différentes compétences que doit avoir le salarié pour son poste (capacité de travail / rigueur / réactivité et dynamisme / fiabilité dans le suivi des dossiers / capacité à exercer des responsabilités / goût des responsabilités / aptitude à travailler en équipe / aptitude à être autonome / aptitude à la négociation ...).
  • Les réalisations du salarié :
  • Difficultés rencontrées :
  • Souhait d'évolution professionnelle :
  • Souhait de formation par le salarié (si oui, laquelle et pourquoi ?) :
  • Souhait de mutation (si oui, laquelle et dans quel délai ?) :
  • Signature du collaborateur et signature du responsable avec la date de l'entretien avec transmission d’une copie au collaborateur et au responsable hiérarchique et une conservation de l’original dans le dossier du personnel.

***

Quel exemple conclusion entretien annuel salarié ?

Le manager vient conclure l'entretien de manière positive et encourageante par un résumé des bonnes performances ou les engagements pris concernant les difficultés et les axes d'amélioration.

Généralement, un second entretien est fixé à mi-parcours de la nouvelle année afin de faire le point. Le suivi post-entretien annuel est important afin de vérifier l'efficacité de l'entretien annuel dans les objectifs fixés et les points à améliorer. 

ETAPE 2 : Rassurez le salarié sur l'objectif de l'entretien annuel 

Rassurer, c'est trouver les mots justes en expliquant simplement l'objectif de l'entretien annuel. Elus, entretenez-vous avec le salarié et sachez expliquer les points suivants :

L'entretien annuel n'est pas un projet de licenciement. L'objectif est de réaliser un bilan professionnel, d'échanger avec le responsable hiérarchique sur le travail effectué, les objectifs remplis ou pas, les conditions de travail, la charge de travail, les éventuelles améliorations à réaliser ou les progrès fait ou à faire. Même s'il s'agit d'un entretien en tête avec le manager, l'entretien annuel n'a pas vocation à se caractériser comme un entretien préalable à un éventuelle licenciement.

L'entretien annuel est le moment pour le salarié de s'exprimer sur son travail, ses objectifs, sa volonté d'effectuer une ou des formations à court, moyen ou long terme. Il peut également demander une augmentation de salaire après avoir amené la qualité du travail réalisé, les objectifs remplis et la satisfaction y incombant.

ETAPE 3 : Soulagez le salarié sur l'éventuel stress de l'entretien annuel

Elus, sachez que certains salariés peuvent être en état de stress face à la tenue de l'entretien annuel. Vous pouvez jouer un rôle de soutien.

Rappelez-lui ceci : l'entretien annuel est une chance car il n'est pas prévu légalement, sauf obligation de la convention ou de l'accord collectif. Donc, toutes les entreprises ne prévoient pas des entretiens annuels aux salariés.

Il faut donc que le salarié voit l'entretien annuel comme une chance de s'exprimer sur son travail.

"Impose ta chance, serre ton bonheur, et va vers ton risque", René Char

ETAPE 4 : Aidez le salarié dans la préparation de l'entretien annuel

Cette étape est importante car elle permet de travailler en amont l'entretien annuel du salarié. Elus, savez-vous aider le salarié dans la préparation de son entretien annuel ?

Après lui avoir expliqué le rôle de l'entretien annuel, l'avoir rassuré voire soulagé, aidez-le dans la préparation de l'entretien annuel.

Préparer entretien annuel : comment faire ?

Convenez avec lui par téléphone et courriel un rendez-vous de préférence physique, voire téléphonique, dans les 15 jours ou 3 semaines suivant la tenue de l'entretien annuel.

Ce rendez-vous a pour objectif dans un premier temps de lui présenter le rôle de l'entretien annuel, le rassurer et/ou le soulager (étape 1, 2, 3). Puis, passer à la phase de l'aider dans la préparation de son entretien annuel (étape 4).

L'aider dans la préparation de son entretien annuel, c'est lui donner les outils, lui dire qu'il faut qu'il réalise son auto-évaluation sur l'année passée en restant objectif afin d'être crédible, fiable, sincère auprès de l'employeur.

Comment l'aider à réaliser son auto-évaluation ?

L'auto-évaluation est un bilan annuel salarié que le salarié doit préparer en répondant aux questions suivantes sur papier :

1- Quel est son bilan de l'année écoulée en fonction des réalisations du travail et des objectifs ?

2- Quelles sont ses réussites, ses difficultés et ses échecs ? 

3- Quels sont ses compétences pour chacune de ses réalisations ? Quel en est son degré de maîtrise, son efficacité ?   

4- Quels sont ses axes d'amélioration ? Il y en a toujours, on peut toujours s'améliorer. Les montrer sera bien vu auprès de l'employeur et permet de savoir s'analyser, de se remettre en question, de pouvoir évoluer à l'avenir. 

5- Y-a-t-il des formations qui pourraient améliorer les axes d'amélioration, prendre en compte les échecs, les difficultés ? Il s'agit de cibler les formations utiles pour la réalisation des objectifs futurs : y-a-t-il un manque de compétences dans la réalisation de telle(s) ou telle(s) tache(s) pour remplir le ou les objectif(s) ?   

6- Quel est son projet professionnel à court, moyen, voire long terme ? Comment veut-il évoluer dans l'entreprise à l'avenir ?

Il est possible que son manager, en même temps que la convocation à l'entretien annuel, lui demande de remplir un questionnaire, une grille d'auto-évaluation, une grille entretien annuel, qui est le fruit des questions ci-dessus.

Le salarié doit y répondre avec sérieux, de manière objective afin d'être crédible sur son bilan annuel, ses aspirations et envies professionnelles. Aidez-le à y répondre sérieusement !

ETAPE 5 : Coachez le salarié sur la tenue de son entretien annuel 

Le coaching renvoie à la capacité d'un individu d'accompagner, d'entraîner, de guider, de développer sur mesure de manière personnelle, relationnelle et comportementale un individu ou un collectif dans une démarche de management pour accroître sa performance. Par extension, le coaching peut consister à se faire le miroir de l'autre. 

Elus CSE (ou élus des anciennes instances représentatives du personnel, DP, CE, CHSCT et DUP), vous avez la capacité à aller plus loin que la simple aide. Vous pouvez coacher le salarié dans son entretien annuel, c'est-à-dire lui servir de guide afin que cet entretien soit perçu comme un échange positif et constructif pour développer ses compétences à l'avenir.

Comment coacher ?

1- Aidez-le à construire sa préparation entretien annuel, son bilan annuel salarié, sa grille entretien annuel.

Exemple : posez-lui les questions sur ses réalisations, ses compétences, ses acquis, ses échecs, mais également sur ce qu'il a besoin d'améliorer par d'éventuelle(s) formation(s). 

2- Montrez-lui que demander, que dire, comment réagir.

Exemple : comment demander une augmentation ou une formation ? Autrement dit, en fonction de son bilan annuel, donnez-lui des conseils sur les arguments à utiliser.

Quel vocabulaire entretien annuel ?

Lors de l'entretien annuel, il est important d'utiliser un vocabulaire adéquate, d'utiliser des arguments convaincants en se mettant à la place du manager, c'est-à-dire savoir peser ses arguments en fonction des réalisations effectuées, de ce que l'on veut tout en essayant de se mettre à la place du manager qui va recevoir la demande.

Par exemple, pour demander une augmentation ou une prime, il est préférable de le faire en dernier après avoir valorisé ses réalisations, réussites et projets. 

ETAPE 6 : Vérifiez la veille que le salarié est prêt à son entretien annuel

La veille de l'entretien annuel, encouragez et donnez vos dernières recommandations au salarié. Vérifiez qu'il est prêt et fixez-vous un rendez-vous après l'entretien annuel afin de faire un débriefing et vérifier si l'entretien a été positif. 

ETAPE 7 : Offrez au salarié vos derniers conseils

Représentants du personnel, votre rôle est d'accompagner le salarié jusqu'au bout de l'entretien annuel.     Offrez-lui vos derniers conseils personnels.

Encouragez-le de croire en lui s'il compte aborder une négociation de salaire par exemple.

ETAPE 8 : Réalisez avec le salarié un débriefing de l'entretien annuel

Réaliser un débriefing de l'entretien annuel c'est faire le point sur ce qui a été dit, vérifiez la remise des documents et l'absence de brutalité du manager. 

Elus, votre rôle est d'accompagner le salarié dans ses réclamations auprès de l'employeur. Vous êtes donc un interlocuteur privilégié pour le salarié.

Ainsi, un débriefing apparaît essentiel. Dans ce cadre, vérifiez notamment :

  • la fiche entretien annuel d'évaluation ainsi que la grille entretien annuel : ces éléments ont-ils été transmis au salarié et sont-ils bien rempli ? 
  • la méthodologie de l'entretien annuel : celle utilisée par l'employeur est-elle pertinente par rapport à celle suggérée en étape 1 ? En cas de réponse négative, étudiez la possibilité de faire une remontée au responsable hiérarchique. 
  • l'auto-évaluation : le salarié a-t-il pu s'exprimer sur tout les points exprimés dans l'auto-évaluation travaillée en amont ? 
  • le ressenti du salarié : est-il encouragé ou est-il déçu ou choqué ? En cas de ressenti négatif, étudiez la possibilité de remonter à l'employeur le ressenti du salarié.    

​ETAPE 9 : Vérifiez le suivi du salarié post-entretien annuel

En principe, post-entretien, le salarié doit recevoir un suivi. Généralement, un second entretien est fixé à mi-chemin de l'année pour faire un point sur ce qui a été dit lors de l'entretien annuel. 

Elus, votre rôle est de vérifier que l'entretien annuel est positif pour l'avenir professionnel du salarié.  

ETAPE 10 : Constatez la satisfaction du salarié post-entretien annuel

La satisfaction de l'entretien annuel du salarié est importante car un mauvais entretien annuel avec un mauvais suivi va engendrer une baisse de productivité, une déception pouvant provoquer une démotivation.

Que faut-il entendre par "mauvais" ? Un entretien annuel sans méthodologie particulière, sans laisser place à l'expression du salarié, ou encore un conflit entre le salarié et son manager, une situation de tension sur telle ou telle activité, etc. 

L'entretien annuel est une force, il permet l'échange entre le salarié et son employeur par un bilan annuel de son travail, ses réalisations, ses difficultés, ses améliorations afin qu'il puisse s'améliorer et évoluer professionnellement. De ce fait, il est logique que le salarié soit satisfait. L'insatisfaction du salarié va conduire à une perte de temps à effectuer l'entretien annuel, à la baisse de motivation et de productivité du salarié.

Donc, s'il y a eu des failles dans l'entretien annuel, élus, il est nécessaire que vous puissiez les relever post-entretien annuel et dans son suivi afin de les remonter à l'employeur pour les corriger. 


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