Flex-office : intérêt, management et conseils (2022)

Vous avez peut-être déjà entendu parler du flex-office, cette nouvelle organisation des espaces de travail ? Cette tendance, qu’on peut traduire en français par bureau flexible, implique une totale réorganisation des open-spaces. Elle s’est accentuée avec la généralisation du télétravail, à l’œuvre depuis la crise du COVID.

Le flex-office a pour autant des impacts sur la motivation et la qualité de vie au travail. C’est donc un sujet important dont les tenants et les aboutissants doivent être partagés entre employeur, salariés et représentants du personnel.

Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le flex-office, sa définition, ses avantages et inconvénients.

Le flex-office, définition et mise en place

Le flex-office est synonyme de grande liberté et d’espace non attribué individuellement, à l’opposé de l’organisation traditionnelle des lieux de travail, qu’ils s’agissent d’open-spaces ou de bureaux personnels. En effet, normalement, chaque bureau est dédié à un salarié.

La définition même du flex-office implique la flexibilité la plus totale dans l’attribution des bureaux qui deviennent des espaces de passage. Cela demande toutefois une organisation tant matérielle que structurelle.

Qu’est-ce que le flex-office ?

Le flex-office est une tendance qui existait déjà dans certaines grandes entreprises et start-up. 

Il s’agit d’un mode d’organisation des espaces de travail dans lesquels plus aucun bureau n’est attitré à un collaborateur.

Il permet d’avoir moins de postes de travail, mais demande une certaine organisation. Il peut être nécessaire de mettre à disposition des casiers pour ranger son matériel personnel en fin de journée. Cela exige aussi la création de plus d’espaces de réunions, de différentes tailles. Cela demande également de garantir un roulement entre les salariés présents en même temps sur leur lieu de travail.

Comment faire du flex-office ?

Pour les salariés, le flex-office consiste à trouver dans les locaux un espace de réunion ou un bureau individuel disponible pour y faire sa journée de travail.

Il faut donc pouvoir disposer d’un matériel adapté, notamment un ordinateur portable, une connexion internet (idéalement en WIFI) à chaque poste ou encore un téléphone portable. Cela demande également des casiers de rangement pour pouvoir y mettre des affaires personnelles nécessaires à son travail (papeterie, chargeurs, etc.) en laissant libres les espaces pour le lendemain. 

Le flex-office nécessite aussi une nouvelle culture managériale et de partages entre les équipes qui peuvent ne pas toujours réussir à être les unes à côté des autres. Cela oblige par ailleurs à prévoir des espaces de bien-être dédiés.

Pour l’employeur qui souhaite mettre en place le flex-office, le Code du travail impose quelques règles supplémentaires. C'est en effet une modification de l’organisation du travail. Elle doit de ce fait faire l’objet d’une information-consultation du CSE (conformément aux obligations prévues à l’article L2312-8 du Code).

Certains éléments doivent pouvoir être garantis aux salariés pour passer à cette nouvelle organisation. C’est par exemple l'assurance d'avoir toujours une place pour pouvoir travailler (et de ce fait une gestion des effectifs présents vs le nombre de places disponibles). C’est aussi la mise en place d’un espace de détente et la garantie de bonnes conditions de travail (absence de bruit, respect de la confidentialité, salles de réunion).

L’employeur doit s’assurer que si la mise en place du flex-office est liée à l’augmentation du télétravail, la réorganisation des bureaux répond bien au nombre maximum des effectifs prévus sur place au même moment. 

Pourquoi choisir le flex-office ?

Le flex-office en entreprise existe depuis un moment. Il a surtout été popularisé dans les start-up et chez les indépendants. Cependant, la tendance s’est accentuée considérablement avec l’augmentation du télétravail, dans toutes les autres grandes entreprises. Moins de salariés sont ainsi présents en même temps dans les locaux.

Le flex-office permet alors aux entreprises de faire des économies en diminuant l’espace immobilier. C’est le second poste de dépenses des employeurs (après la masse salariale). 

Le flex-office est avant tout un levier important de réduction des coûts, particulièrement recherchée en période de crise économique et sanitaire.

Par ailleurs, le flex-office en France est assez récent. Utiliser cette méthode d’organisation des espaces de travail est donc synonyme de modernité, rendant les salariés plus libres de s’installer comme bon leur semble. Mais c’est un mode d’organisation des locaux qui dispose tout autant de certains avantages que d’inconvénients. 

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Le flex-office : avantages et inconvénients

Quels sont les avantages du flex-office ?

Le flex-office présent plusieurs avantages, pour l’employeur comme pour les salariés : 

  • Il permet d’optimiser les coûts pour l’employeur. En réduisant les espaces de bureaux, on peut modérer un des postes de dépenses les plus coûteux pour l’entreprise, à savoir l’immobilier (et toutes les charges associées).
  • Il peut augmenter la productivité des salariés, en cassant la routine, en les incitant également à choisir leur espace de travail, ce qui peut améliorer leur créativité.
  • Il favorise la rencontre de nouvelles personnes au sein de l’entreprise en décloisonnant les équipes et les services physiquement au sein des espaces de travail.
  • Il incite à la création de plus de lieux dédiés à la collaboration, comme des salles de réunions et des zones de convivialité.
  • Il offre plus d’autonomie et moins de contraintes aux salariés pour leur organisation les jours où ils sont présents sur site, tout autant que lorsqu’ils sont en télétravail.

Pourquoi le flex-office est une mauvaise idée ?

Le flex-office présente aussi des inconvénients, surtout pour les salariés, par rapport à une organisation du travail plus classique.

Une étude de la chaire Workplace management de l’ESSEC d’avril 2021, constatait que 73 % des salariés qui travaillaient en flex-office avant la pandémie ne voulaient pas revenir au bureau dans les mêmes conditions. 63 % aimeraient dans l’idéal avoir un bureau fermé, individuel ou collectif.

L’absence de personnalisation de son bureau et de place attitrée peut engendrer une forme de déshumanisation. Ce qui peut aller jusqu’à l'impression d'un manque de considération, alors même que c’est ce qui est recherché par rapport aux journées de télétravail, seul chez soi. 

L’organisation de l’entreprise en flex-office ajoute aussi du stress, car il faut pouvoir s’assurer de trouver la place idéale, ce qui peut ne pas être évident les jours d’affluence. Ce qui doit initialement augmenter la productivité peut créer au contraire de la pression et une véritable perte de temps et de motivation. 

Le travail en flex-office exige par ailleurs une plus grande anticipation pour les salariés, qui doivent fixer et réserver, suffisamment tôt, les différents espaces en fonction des tâches qu’ils vont y effectuer.

Dans le cadre des relations interprofessionnelles aussi, le flex-office a des inconvénients, puisqu’il peut disperser les équipes et rendre plus complexe l’intégration des nouveaux arrivants.

Enfin, les conditions de travail sur site qu’il implique (le bruit, des espaces impersonnels, le transport du matériel du bureau à la maison et inversement) sont des sources supplémentaires de tensions. Elles peuvent accentuer les risques psychosociaux induits par le cadre même du travail.

Le contexte de la première crise sanitaire, pendant laquelle le télétravail forcé s’est organisé « sauvagement », a montré l’impact que l’organisation du travail peut avoir sur ces risques et en est donc l’exemple majeur.

Le flex-office ajoute de la dépersonnalisation et renforce l’idée que les salariés seraient interchangeables, augmentant par là les RPS si le management ne compense pas cette sensation par des méthodes d’accompagnement. 

 Comme le souligne une des chercheuses de la chaire de l’ESSEC au Figaro Madame sur le même sujet « sans place attitrée au bureau, on est perdu, surtout quand on travaille en partie chez soi. On retourne au travail pour retrouver un cadre, un espace structuré et structurant, dans lequel on peut se concentrer, pas forcément pour chercher une place et une prise tous les matins, dans un lieu bruyant, sans savoir à côté de qui l’on sera assis. »

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Comment manager en flex-office ?

Avec la fin des places attitrées, c’est aussi une autre forme d’organisation des relations professionnelles informelles qui doit se mettre en place. Les salariés doivent s’adapter pour ne pas devenir invisibles aux yeux de leur management. Ils doivent également réussir à maintenir les liens avec leurs collègues pour rester informés des projets et des nouvelles qui circulent comme pour valoriser leurs succès.

Ainsi, tout comme le télétravail, l’organisation en flex-office demande aussi de changer certaines méthodes de management. Pour les managers qui aiment partager de façon informelle au quotidien, cette situation le permet beaucoup moins. Elle augmente le besoin de temps d’échanges plus formalisés, particulièrement au sein d'une même équipe.

Le flex-office est une solution qui convient pour certains types de postes, mais pas tous. Pensée initialement pour des start-up ainsi que pour des personnes itinérantes, elle ne semble pas adaptée pour des fonctions supports importantes comme la comptabilité, les ressources humaines ou les services juridiques. Elle paraît par ailleurs contradictoire avec ce que les salariés recherchent précisément lorsqu’ils sont présents sur leur lieu de travail et plus à la maison ou à distance. 

Les élus du CSE ont un rôle à jouer dans la mise en place (ou non) du flex-office, mais aussi dans l’encadrement du contexte dans lequel l’entreprise peut (ou non) le généraliser. Il s’agit de faire du flex-office en France un atout qui sert tout autant les intérêts de l’employeur que des salariés, en diminuant les risques psychosociaux et en améliorant les conditions globales de travail.

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