Vous avez peut-être déjà entendu parler du flex-office, cette nouvelle organisation des espaces de travail ? Cette tendance, qu’on peut traduire en français par bureau flexible, implique une totale réorganisation des open-spaces. Elle s’est accentuée avec la généralisation du télétravail, à l’œuvre depuis la crise du COVID.
Le flex-office a pour autant des impacts sur la motivation et la qualité de vie au travail. C’est donc un sujet important dont les tenants et les aboutissants doivent être partagés entre employeur, salariés et représentants du personnel.
Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur le flex-office, sa définition, ses avantages et inconvénients.
Qu’est-ce que le flex-office
Le flex-office est une tendance qui existait déjà dans certaines grandes entreprises et start-up.
Il s’agit d’un mode d’organisation des espaces de travail dans lesquels plus aucun bureau n’est attitré à un collaborateur.
Avec ce mode d’organisation, le salarié doit trouver, tous les jours, un bureau individuel disponible ou un espace de travail et s’y installer. En fin de journée, il devra donc repartir avec toutes ses affaires afin que le lendemain une autre personne puisse s’y installer.
Il permet d’avoir moins de postes de travail, mais demande une certaine organisation.
À noter : Il peut être nécessaire de mettre à disposition des casiers pour ranger son matériel personnel en fin de journée. Cela exige aussi la création de plus d’espaces de réunions, de différentes tailles. Cela demande également de garantir un roulement entre les salariés présents en même temps sur leur lieu de travail.
Comment mettre en place le flex-office ?
Pour les salariés, le flex-office consiste à trouver, dans les locaux, un espace de réunion ou un bureau individuel disponible pour y faire sa journée de travail. Cela nécessite donc plusieurs pré-requis.
L’accord des salariés pour le flex-office : pas toujours !
Lors de la mise en place du flex-office dans l’entreprise, l’employeur n’a pas besoin de l’accord individuel des salariés, sauf pour les salariés protégés si leurs conditions de travail changent.
En revanche, il devient obligatoire dans le cas où :
- Un système de travail hybride est mis en place en parallèle (flex office/télétravail).
- Cela a pour conséquence un déménagement des locaux de l’entreprise en dehors de la zone géographique habituelle de travail.
Disposer du matériel nécessaire en bureau flexible
Il faut donc pouvoir disposer d’un matériel adapté, notamment un ordinateur portable, une connexion internet (idéalement en WIFI) à chaque poste ou encore un téléphone portable. Cela demande également des casiers de rangement pour y mettre des affaires personnelles nécessaires à son travail (papeterie, chargeurs, etc.) en laissant libres les espaces pour le lendemain.
Le flex-office nécessite aussi une nouvelle culture managériale et de partages entre les équipes qui peuvent ne pas toujours réussir à être les unes à côté des autres. Cela oblige par ailleurs à prévoir des espaces de bien-être dédiés.
Consulter le CSE sur le flex-office
Pour l’employeur, d'une entreprise de plus de 50 salariés, qui souhaite mettre en place le flex-office, le Code du travail impose quelques règles supplémentaires. C'est en effet une modification de l’organisation du travail. Elle doit, de ce fait, faire l’objet d’une information-consultation du CSE (conformément aux obligations prévues à l’article L2312-8 du Code).
À noter : Le délai pour rendre l’avis éclairé est d’un mois.
En effet, le CSE doit être informé au préalable et de façon précise sur :
- Les motifs du choix du flex-office.
- L’organisation prévue (superficie, localisation, aménagements, règles de fonctionnement, équipements, collaborateurs concernés, etc.).
- L’impact que cela peut avoir sur les conditions de travail (changements de matériels, ergonomie des espaces de travail, éclairage, agencement, risques psychosociaux, etc.).
- L’impact environnemental.
- Les coûts engendrés.
- Le calendrier prévisionnel.
Il peut être aussi possible de demander à l’employeur une analyse détaillée des risques du projet de flex-office et des mesures de prévention qui en découlent.
Pour se faire assister, le CSE peut nommer un expert afin d’être sûr de disposer de toutes les connaissances et informations nécessaires. Dans ce cas, le délai pour rendre l’avis éclairé est de deux mois.
À noter : L’employeur prend en charge à 80 % le coût de l’expertise.
Dans ce cadre, les élus doivent donc avoir connaissance des questions et des inquiétudes des salariés (par exemple, le manque de place, un environnement trop bruyant, etc.).
Certains éléments doivent donc être discutés pour pouvoir apporter des garanties aux salariés qui vont passer à cette nouvelle organisation :
- Toujours trouver une place pour travailler (cela implique de prévoir une gestion des effectifs présents vs le nombre de places disponibles).
- Disposer d’un espace de détente et de bonnes conditions de travail (absence de bruit, respect de la confidentialité, salles de réunion).
L’employeur doit s’assurer que si la mise en place du flex-office est liée à l’augmentation du télétravail, la réorganisation des bureaux répond donc bien au nombre maximum des effectifs prévus sur place au même moment.
Par la suite, les élus peuvent s’ils le souhaitent mettre en place un comité de suivi qui permettra de réévaluer les règles si nécessaire. Il sera également possible de demander un changement de répartition des espaces de travail, mais également un ajustement en termes de dotation de matériel « mobiles ».
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Investir dans un logiciel de gestion de bureau flexible
Afin de pallier certaines problématiques d’organisation et d’éviter les situations conflictuelles. Il est possible pour l’employeur de choisir d’utiliser des logiciels de gestion du flex office.
De nombreux prestataires en proposent en version payante ou gratuite avec des fonctionnalités différentes. Nous pouvons par exemple en citer quelques-uns comme (liste non exhaustive) :
- m-work.
- Deskare.
- Coviflex.
- Google sheets.
- Etc.
Pourquoi choisir le flex-office ?
Le flex-office en entreprise existe depuis un moment. Il a surtout été popularisé dans les start-up et chez les indépendants. Cependant, la tendance s’est accentuée considérablement avec l’augmentation du télétravail, dans toutes les autres grandes entreprises. Moins de salariés sont ainsi présents en même temps dans les locaux.
Le flex-office permet aux entreprises de faire des économies en diminuant l’espace immobilier. C’est le second poste de dépenses des employeurs (après la masse salariale).
Le flex-office est avant tout un levier important de réduction des coûts, particulièrement recherchée en période de crise économique et sanitaire.
Par ailleurs, le flex-office en France est assez récent. Utiliser cette méthode d’organisation des espaces de travail est donc synonyme de modernité, rendant les salariés plus libres de s’installer comme bon leur semble (bureau, salle de réunion, télétravail, etc.).
Il permet ainsi une organisation de travail plus souple et donne une image plus dynamique de l’entreprise qui le pratique.
Le bureau flexible : avantages et inconvénients
Quels sont les avantages du flex-office ?
Le flex-office présent plusieurs avantages, pour l’employeur comme pour les salariés :
- Il permet d’optimiser les coûts pour l’employeur. En réduisant les espaces de bureaux, on peut modérer un des postes de dépenses les plus coûteux pour l’entreprise, à savoir l’immobilier (et toutes les charges associées).
- Il peut augmenter la productivité des salariés, en cassant la routine, en les incitant également à choisir leur espace de travail, ce qui peut améliorer leur créativité.
- Il favorise la rencontre de nouvelles personnes au sein de l’entreprise en décloisonnant les équipes et les services physiquement au sein des espaces de travail.
- Il incite à la création de plus de lieux dédiés à la collaboration, comme des salles de réunions et des zones de convivialité.
- Il offre plus d’autonomie et moins de contraintes aux salariés pour leur organisation les jours où ils sont présents sur site, tout autant que lorsqu’ils sont en télétravail.
Quels sont les inconvénients du flex-office ?
Le flex-office présente aussi des inconvénients, surtout pour les salariés, par rapport à une organisation du travail plus classique.
Une étude de la chaire Workplace management de l’ESSEC d’avril 2021, constatait que 73 % des salariés qui travaillaient en flex-office avant la pandémie ne voulaient pas revenir au bureau dans les mêmes conditions. 63 % aimeraient dans l’idéal avoir un bureau fermé, individuel ou collectif.
Le contexte de la première crise sanitaire, pendant laquelle le télétravail forcé s’est organisé « sauvagement », a montré l’impact que l’organisation du travail peut avoir sur ces risques et en est donc l’exemple majeur.
L’absence de personnalisation
L’absence de personnalisation de son bureau et de place attitrée peut engendrer une forme de déshumanisation. Ce qui peut aller jusqu’à l'impression d'un manque de considération. Pourtant c'est bien un peu plus d'humanisation et de considération que recherchent les employés en revenant au bureau par rapport aux journées de télétravail, seuls chez eux.
Le flex-office ajoute de la dépersonnalisation et renforce l’idée que les salariés seraient interchangeables, augmentant par là les RPS si le management ne compense pas cette sensation par des méthodes d’accompagnement.
L’augmentation du stress
L’organisation de l’entreprise en flex-office ajoute aussi du stress, car il faut pouvoir s’assurer de trouver la place idéale, ce qui peut ne pas être évident les jours d’affluence. Ce qui doit initialement augmenter la productivité peut ainsi créer au contraire de la pression et une véritable perte de temps et de motivation.
Enfin, les conditions de travail sur site qu’il implique (le bruit, des espaces impersonnels, le transport du matériel du bureau à la maison et inversement) sont des sources supplémentaires de tensions. Elles peuvent accentuer les risques psycho-sociaux induits par le cadre même du travail.
Comme le souligne une des chercheuses de la chaire de l’ESSEC au Figaro Madame sur le même sujet « sans place attitrée au bureau, on est perdu, surtout quand on travaille en partie chez soi. On retourne au travail pour retrouver un cadre, un espace structuré et structurant, dans lequel on peut se concentrer, pas forcément pour chercher une place et une prise tous les matins, dans un lieu bruyant, sans savoir à côté de qui l’on sera assis. »
Une organisation parfois difficile
Le travail en flex-office exige par ailleurs une plus grande anticipation pour les salariés, qui doivent fixer et réserver, suffisamment tôt, les différents espaces en fonction des tâches qu’ils vont y effectuer.
Les problèmes de communication
Dans le cadre des relations interprofessionnelles aussi, le flex-office a des inconvénients, puisqu’il peut disperser les équipes et rendre plus complexe l’intégration des nouveaux arrivants.
Les risques en matière d’hygiène
Dans un espace ouvert, les risques de transmission de maladies sont plus élevés, car la propagation est plus facile. De plus, comme différentes personnes vont utiliser les mêmes postes de travail et/ou ordinateur, il faut porter une attention toute particulière à la désinfection des locaux et équipements.
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Comment manager en flex-office ?
Avec la fin des places attitrées, c’est aussi une nouvelle forme d’organisation des relations professionnelles informelles qui doit se mettre en place. Les salariés doivent s’adapter pour ne pas devenir invisibles aux yeux de leur management. Ils doivent également réussir à maintenir les liens avec leurs collègues pour rester informés des projets et des nouvelles qui circulent comme pour valoriser leurs succès.
Ainsi, tout comme le télétravail, l’organisation en flex-office demande de changer certaines méthodes de management. Pour les managers qui aiment partager de façon informelle au quotidien, cette situation le permet beaucoup moins. Elle augmente donc le besoin de temps d’échanges plus formalisés, particulièrement au sein d'une même équipe.
Quelles sont les limites du flex-office ?
Le flex-office est une solution qui convient pour certains types de postes, mais pas tous. Pensée initialement pour des start-up ainsi que pour des personnes itinérantes, elle ne semble pas adaptée pour des fonctions supports importantes comme la comptabilité, les ressources humaines ou les services juridiques. Elle paraît par ailleurs contradictoire avec ce que les salariés recherchent précisément lorsqu’ils sont présents sur leur lieu de travail et plus à la maison ou à distance.
Les élus du CSE ont un rôle à jouer dans la mise en place (ou non) du flex-office, mais aussi dans l’encadrement du contexte dans lequel l’entreprise peut (ou non) le généraliser. Il s’agit de faire du flex-office en France un atout qui sert tout autant les intérêts de l’employeur que des salariés, en diminuant les risques psychosociaux et en améliorant les conditions globales de travail.