Note d’information : conseils rédaction et exemples (2024)

Indémodable présence sur les tableaux d’affichage des salles collectives, la note d’information n’en demeure pas moins un élément essentiel de la communication entre l’employeur et les salariés.

Formalisme, contenu, portée et exemples de notes d’information pour une communication transparente et claire pour tous. Toutes les astuces pour rédiger une note d’information.

note d'information presentation

Quel est l’intérêt d’une note d’information pour le CSE ?

Le Comité social et économique (CSE) est une instance représentative du personnel qui a pour mission de traiter les questions relatives aux conditions de travail.

À ce titre il peut donc être impliqué dans la rédaction des notes d’information émises par la direction. La direction peut (et doit dans certains cas) consulter le CSE sur certaines décisions importantes de l’entreprise. 

Par ailleurs, le CSE est autorisé à afficher dans l’entreprise ses propres informations (activités, dates des réunions, santé et sécurité au travail, notes d’information liées aux négociations et aux relations sociales au sein de l’entreprise…)

Attention : la capacité du CSE à rédiger des notes d’information peut être précisée dans le règlement intérieur de l’entreprise ou dans des accords collectifs.

C’est quoi, une note d’information (définition) ?

Une note d’information au travail est une note diffusée à l’interne dans une entreprise, pour : 

  • Informations importantes
  • Nouvelles instructions
  • Consignes de sécurité
  • Mises à jour
  • Annonces de changements organisationnels.
  • Informations sur les avantages sociaux
  • Rappels des politiques de l’entreprise.
  • Formations
  • Événements…

La note d’information est traditionnellement rédigée par les Ressources humaines ou la direction.

Elle joue un important rôle de communication interne, ayant pour objet d’informer les employés et doit être rédigée de manière claire et concise pour faciliter la compréhension rapide par tous.

Selon le contenu, elle peut inclure des mentions légales, des références à des textes réglementaires, ou d’autres informations importantes.

La note d’information se présente sous diverses formes : elle peut être affichée sur un tableau d'affichage ou par courrier électronique.

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La note d’information est-elle une obligation ?

Il n’y a aucune obligation de produire des notes d’information dans le cadre professionnel, cependant l’employeur a un devoir global de communication et d’information de ses salariés, et la note d’information est un bon outil pour y parvenir, à défaut d’organiser une réunion pour chaque annonce à faire !

Parmi les points sur lesquels l’employeur a obligation de communiquer avec les salariés, il y a l’information des employés sur les nouvelles lois, règlements ou obligations légales qui pourraient affecter leur travail, par exemple sur la réglementation de sécurité, la rémunération, les retraites…

Pour cette raison, de nombreuses entreprises utilisent régulièrement les notes d’information. 

exemple rédaction d'une note d'information

Même si une note d’information au travail n’est pas considérée comme un document contractuel en soi et n’a pas vraiment une portée contractuelle, elle peut parfois faire référence à des éléments contractuels existants.

Par exemple, une note d’information sur des changements dans les avantages sociaux peut avoir une incidence sur les termes du contrat de travail. La note ne suffit pas à modifier le contrat de travail (un avenant devra être rédigé).

Pour garantir la transparence et la clarté des communications, il est donc important de soigner le contenu de la note d’information.

Attention : l’article L1321-5 du Code du travail dispose que les notes de service ou tout autre document qui portent prescriptions générales et permanentes relevant du règlement intérieur sont considérés comme des adjonctions au règlement intérieur.

10 conseils pour bien rédiger une note d’information

Rédiger une note d’information poursuit un objectif de concision et d’efficacité. Le texte doit être clair, précis, et court, compréhensible par tous.

Le fond et la forme sont tous les deux importants.

  1. Définir clairement l’objectif et le but du message
  2. Hiérarchiser les informations avec les éléments les plus importants en tête et une structure cohérente
  3. Être concis et bref : les employés ont tendance à être submergés d’informations diverses
  4. Utiliser un langage clair et simple, sans termes techniques ni charabia juridique
  5. Personnaliser le ton en fonction du sujet : on n’annonce pas un événement festif comme on annonce une mauvaise nouvelle
  6. Choisir une mise en page claire avec des paragraphes courts, des puces, des titres et des sous-titres
  7. Proscrire les éléments visuels et graphiques
  8. Dater la note, et préciser la date de validité de l’information contenue
  9. Donner un contact pour de plus amples renseignements si les gens ont des questions
  10. Vérifier l’orthographe : une note d’information sans erreurs renforce la crédibilité.

Comment diffuser une note d’information ?

La diffusion d’une note d’information peut se faire de plusieurs manières, en fonction des pratiques de communication de l’entreprise : certaines ont proscrit le papier, en quel cas elles opteront pour une version numérique.

  • Le courrier électronique est rapide et permet de toucher tout le monde (ou de sélectionner les destinataires).
  • L’intranet de l’entreprise est également un excellent support pour ce genre de communications.
  • L’affichage physique sur les tableaux dédiés dans des zones fréquentées par les employés est une méthode éprouvée.
  • La remise en main propre lors des réunions permet de répondre aux questions.

Attention : les réseaux sociaux sont à proscrire pour ce genre de communication. Les informations ont trop rapidement tendance à se diffuser et à sortir du cadre interne. La note d’information ne doit pas sortir de la sphère privée de l’entreprise.

Qui rédige la note d’information ?

La rédaction des notes d’information relève généralement de la direction ou des ressources humaines. La rédaction peut toutefois se faire en concertation avec le CSE ou les chefs des services concernés.

Tout dépendra de la taille de l’entreprise. Dans les grandes entreprises par exemple, le Responsable de Communication interne peut se voir confier cette mission pour s’assurer que les messages sont clairs et cohérents.

À noter que la note d’information devrait toujours être signée par l’émetteur, et indiquer un contact en cas de questions.

note d'information modèle

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Exemples de note d’information au personnel 

Les modèles de note d’information exemple Word ou les exemples de note d’information en PDF se trouvent facilement sur les moteurs de recherche.

Voici quelques exemples de note d’information (modèle) sur divers sujets.

Objet : Note d’information sur un changement d’horaires de travail :

Date : 12 décembre 2023

Destinataires : Équipe d’entretien

À compter du 15 décembre 2023 et jusqu’au 21 décembre 2023, en raison des changements saisonniers d’horaires, l’équipe d’entretien verra ses horaires de travail modifiés, à savoir de 20 h à 23 h, du lundi au samedi. 

Les anciens horaires reprendront à partir du 26 décembre 2023.

Pour toute question ou renseignement supplémentaire, veuillez communiquer avec les Ressources humaines, au…

Signature.

Objet : Mesures de sécurité renforcées.

Date : 12 décembre 2023

Destinataires : Employés des ateliers

À compter du 1er janvier 2024, les employés des ateliers devront obligatoirement porter un casque, qui sera fourni par l’entreprise et mis à disposition avec les autres équipements de protection individuelle.

Cette mesure fait suite à un audit sur la sécurité des ateliers conduit en novembre dernier et a pour objectif de renforcer la sécurité de chacun.

Pour toute question ou renseignement supplémentaire, veuillez communiquer avec le chef d’atelier au… ou avec le CSE au…

Signature.

Objet : Journée portes ouvertes 2024

Date : 12 décembre 2023

Destinataires : Tous les salariés.

Suite à la consultation effectuée par le CSE, la Journée portes ouvertes 2024 se tiendra le 17 juin 2024, dans nos locaux.

Vous recevrez d’ici cette date une mise à jour de vos horaires de travail pour cette journée exceptionnelle.

Nous vous remercions pour votre collaboration au bon déroulement de cet événement.

Pour toute question ou renseignement supplémentaire, veuillez communiquer avec votre chef d’équipe.

Signature.

Objet : Sensibilisation aux dangers de la route, du 3 au 7 mai 2024

Date : 12 décembre 2023

Destinataires : Chauffeurs - Livreurs - Commerciaux

Une formation sur la sensibilisation aux dangers de la route vous est proposée.

Elle aura lieu du 3 au 7 mai 2024 dans la salle de formation de l’entreprise.

Le nombre de stagiaires est limité à 10.

Les chauffeurs et livreurs ont la priorité pour cette formation, mais l’ensemble des personnels commerciaux est invité à participer.

Dans le cas ou plus de 10 personnes souhaiteraient participer, une seconde période de formation sera proposée en septembre.

Date limite d’inscription le 1er mars 2024. 

Les inscriptions se feront auprès du service des Ressources humaines au…

PJ Programme de la formation.

Pour toute question ou renseignement supplémentaire, veuillez communiquer avec le responsable de la formation au…

Signature.

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